Estoque virtual: o que é e por que pode afetar seu negócio

Estoque virtual é uma representação digital de todas as mercadorias de uma loja, ou seja, tudo que é comprado e vendido. Essa automação garante maior precisão na gestão de mercadorias e reduz desperdícios. Entretanto, o sistema pode ser afetado por falhas de integração e falta de sincronização com o estoque físico.

No dinâmico cenário comercial atual, no qual a gestão eficiente dos armazéns é um fator determinante para o sucesso de um negócio, o estoque virtual surge como um aliado dos empreendedores.

Com a capacidade de manter os dados de disponibilidade e movimentação de produtos sempre atualizados, o estoque virtual desempenha um papel importante na garantia do equilíbrio entre oferta e demanda.

Para você ter uma ideia, em 2024, o e-commerce brasileiro registrou um crescimento de 19,1% e o número de consumidores ativos aumentou 15,9%, destacando a importância de uma gestão de estoque eficiente para atender à demanda crescente.

Com isso em mente, neste artigo, vamos explorar o que é estoque virtual, as causas de divergências com o estoque físico e estratégias para evitar esses problemas. Continue a leitura!

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O que é estoque virtual?

Estoque virtual é um sistema que espelha o inventário de produtos disponíveis para venda, atualizando-se em tempo real à medida que as transações ocorrem.

Trata-se de um elemento importante na gestão de estoque moderna, representando a convergência entre o mundo físico e a tecnologia digital.

Vamos supor que você armazene as mercadorias vendidas na sua loja virtual em algum depósito. Nesse contexto, o estoque virtual seria a sua representação digital desses itens, indicando quantidades disponíveis para compra, variações de cor, tamanho etc.

Essa sincronização em tempo real é importante para manter a precisão das informações e garantir que os clientes obtenham exatamente o que desejam. No entanto, a relação entre estoque virtual e estoque físico nem sempre é perfeitamente harmoniosa.

Divergências podem surgir por diversos motivos, como erros de registro, produtos danificados, furtos ou mesmo pelo uso interno por parte da própria loja.

Portanto, o desencontro de informações deve ser corrigido rapidamente para manter a eficiência das operações e a satisfação dos consumidores. Veremos ao longo deste conteúdo que basta uma boa estratégia, tecnologias modernas e uma gestão eficaz para garantir a sincronia entre o mundo real e o virtual.

💡Saiba mais: Como fazer o controle de estoque no e-commerce?

O que pode afetar o estoque virtual?

Diversos fatores podem ter um impacto significativo no estoque virtual de uma empresa. Desde erros de registro até ações operacionais, tudo pode influenciar na precisão das informações apresentadas no sistema de gerenciamento.

Essa interação entre o mundo virtual e a realidade física das mercadorias pode determinar o sucesso ou insucesso das operações comerciais.

Confira, abaixo, os principais aspectos que podem afetar o estoque virtual:

Furtos

Imagine a seguinte situação: seu sistema indica que determinado produto está disponível para venda, mas, ao conferir o estoque físico, você se depara com uma quantidade menor do que esperava.

Esse descompasso entre o estoque virtual e a realidade física pode ser resultado de furtos ocorridos dentro da loja física ou no armazém.

Infelizmente, essa situação pode gerar diferenças significativas entre os registros virtuais e a quantidade real de produtos, o que afeta diretamente a precisão das informações e a confiabilidade das operações.

Lidar com essa questão é importante para manter uma gestão eficaz do estoque virtual e garantir a disponibilidade precisa dos produtos para os clientes.

Itens danificados

Outro fator de impacto que merece atenção é a presença de itens danificados no estoque. O sistema pode apontar que há determinado produto disponível, mas ao verificar o estoque físico nota-se que ele está com algum defeito e não pode ser vendido.

Esses danos provavelmente ocorrem no armazenamento ou mesmo durante o manuseio das mercadorias. Como você pode imaginar, itens danificados afetam a satisfação dos clientes, a reputação da marca e influenciam diretamente na reposição do estoque.

💡Saiba mais: Embalagem danificada nos Correios: como proceder?

Inventários imprecisos

Inventários imprecisos podem ter um impacto substancial no estoque virtual. Quando os registros de estoque não refletem com precisão a quantidade real de produtos disponíveis, isso pode levar a decisões equivocadas por parte dos gestores.

Por exemplo, se o sistema indicar uma quantidade maior do que a existente fisicamente, a empresa pode adiar pedidos de reposição, levando à indisponibilidade de mercadorias quando os clientes fizerem compras.

Por outro lado, registros subestimados podem levar a pedidos excessivos, resultando em custos desnecessários de aquisição. Além disso, inventários imprecisos dificultam a gestão logística, a previsão de demanda e a análise de desempenho da empresa.

Para manter o estoque virtual em harmonia com o estoque físico, é vital implementar práticas regulares de verificação e atualização de inventário, garantindo uma base sólida para decisões de negócios informadas e eficazes.

Duplicidade de informações

Quando um mesmo produto é registrado mais de uma vez no sistema de gerenciamento, a contagem do estoque fica inflada, levando a decisões erradas.

Isso quer dizer que se o mesmo item for registrado duas vezes como disponível, a quantidade no estoque virtual vai ser maior do que no estoque físico, podendo levar a atrasos nas reposições e, em última instância, à insatisfação dos clientes devido à falta do produto.

Além disso, informações duplicadas podem dificultar a rastreabilidade e a precisão das métricas de desempenho, afetando a tomada de decisões estratégicas.

Para diminuir esse problema, é importante implementar processos rigorosos de entrada de dados, revisão regular do sistema e adoção de sistemas de gerenciamento eficientes que evitem a criação de duplicatas.

💡Saiba mais: O que é um sistema de gestão e quais as suas vantagens?

Utilização do produto pela loja

Algumas lojas utilizam os itens do estoque para fins internos, como demonstrações, amostras ou até mesmo consumo próprio. Isso é muito comum em supermercados, por exemplo, que usam as mercadorias para fabricar os itens de padaria e confeitaria.

Se essas movimentações não forem devidamente registradas no sistema de gerenciamento, o estoque virtual ficará desalinhado com a realidade física. Isso pode levar a divergências entre o que está indicado no sistema e o que realmente está disponível para venda, resultando em uma falsa sensação de disponibilidade de produtos.

Degustação de clientes

Outra situação muito comum em supermercados — mas não exclusiva a eles — é a degustação de produtos. Essa prática envolve oferecer amostras gratuitas aos clientes para que eles possam experimentar antes de comprar.

No entanto, essa atividade pode impactar o estoque virtual. Se essas saídas não forem devidamente registradas, pode ocorrer uma diferença entre o que está descrito no software e o que é visto no depósito.

Portanto, é importante implementar um sistema eficiente de registro de saídas para degustação, garantindo que o estoque virtual reflita com precisão a disponibilidade real dos produtos para venda.

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Quais são os cenários mais comuns de um estoque virtual?

Quando vimos o que é estoque virtual, percebemos que as informações contidas no sistema de controle de estoque devem ser compatíveis ao que é visto nos depósitos, correto?

No entanto, nem sempre isso acontece. Frequentemente, é comum observar divergências entre os números contidos no sistema e as mercadorias no armazém.

Confira, a seguir, quais são os dois cenários mais comuns de um estoque virtual:

Estoque virtual positivo, estoque físico negativo

Esse primeiro caso ocorre quando o sistema de gerenciamento de estoque indica que há disponibilidade de um determinado produto para venda. Porém, na realidade, esse produto não está mais em estoque.

Em outras palavras, o software mostra que há unidades do item disponíveis, mas na prateleira ou no depósito da loja essas unidades já foram vendidas ou estão ausentes por alguma razão.

Já dá para imaginar o que essa situação pode causar para a loja, não é? Se um cliente compra um item inexistente, a empresa vai ter que entrar em contato para se explicar e possivelmente oferecer um reembolso ou uma solução alternativa.

Isso pode levar à insatisfação do comprador e afetar a reputação do negócio. Portanto, manter um alinhamento constante entre o estoque virtual e físico é importante para evitar esse tipo de cenário.

💡Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calculá-la?

Estoque virtual negativo, estoque físico positivo

Por outro lado, é possível que o sistema de gerenciamento indique a falta de determinado produto para venda quando, na realidade, há unidades disponíveis nas prateleiras da loja ou no depósito.

Esse cenário inverso pode acontecer por atrasos na atualização do sistema após uma reposição de estoque, erros de registro de entrada de produtos ou até mesmo problemas técnicos que não permitem que o sistema atualize as informações corretamente.

Quando isso ocorre, os clientes são desencorajados a comprar o produto, pois está marcado como esgotado. Além disso, a loja pode acabar fazendo reposições desnecessárias de mercadorias que já estão em estoque, o que pode resultar em custos extras.

Portanto, independentemente se você tem uma loja física ou virtual, é importante fazer o cadastro dos produtos para ter maior controle sobre o estoque. Baixe a planilha de Excel grátis e faça uma gestão mais precisa:

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Quais as vantagens do estoque virtual para uma empresa?

Agora que você já tem uma compreensão clara do que é o estoque virtual e como certos fatores podem influenciar seus níveis, está na hora de explorar as vantagens de implementar essa prática em seu negócio.

Descubra como o estoque virtual pode melhorar suas operações, aprimorar o controle de mercadorias e proporcionar uma experiência mais eficiente para seus clientes.

Abaixo, conheça os benefícios que essa abordagem pode trazer para o seu empreendimento:

Melhor controle e precisão

Com o estoque virtual, você tem um controle mais preciso das quantidades de produtos disponíveis para venda. Isso evita erros de registro e divergências entre o estoque físico e virtual.

A precisão nas informações é importante para garantir que você esteja sempre ciente das quantidades reais de produtos, evitando surpresas desagradáveis como situações de ruptura (produto indisponível para venda) e quebra de estoque (falta do produto por perda ou extravio).

Para você ter uma ideia, a taxa de ruptura de estoque no e-commerce brasileiro atingiu 30,5% no primeiro semestre de 2024, o que deixa em evidência a necessidade de sistemas de gestão de estoque mais eficazes para evitar perdas de vendas e melhorar a experiência do cliente.

Redução de custos

Ao evitar a sobrecompra de produtos que já estão em estoque, você reduz gastos desnecessários com mercadorias que podem demorar a serem vendidas — ocasionando o temido estoque parado.

Isso melhora o fluxo de caixa e evita o acúmulo de itens que podem se tornar obsoletos. Além disso, a redução de erros nos registros e na gestão diminui custos com reposições emergenciais e correções.

💡Saiba mais: O que é e como fazer um planejamento de estoque?

Aumento da eficiência

Com o estoque virtual, as operações de registro e controle de produtos se tornam mais ágeis e automatizadas. Isso economiza tempo e permite que sua equipe se concentre em outras atividades estratégicas.

Ainda, a sincronização entre o estoque virtual e a plataforma de e-commerce permite que você tenha sempre informações atualizadas para tomar decisões mais informadas.

Melhoria na experiência do cliente

O estoque virtual garante que você ofereça produtos que realmente estão disponíveis para compra. Isso evita situações em que um consumidor faz um pedido e depois é informado de que o item está em falta.

Essa frustração pode impactar a experiência do cliente, levando à perda de confiança na sua empresa e a um impacto negativo na reputação da sua marca.

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Planejamento estratégico

Com dados mais precisos e informações em tempo real sobre o estoque, você pode fazer um planejamento estratégico mais eficiente.

Isso inclui antecipar a demanda por produtos, identificar padrões de compra e tomar decisões embasadas para otimizar suas estratégias de vendas e marketing.

💡Saiba mais: Como fazer um planejamento de vendas?

Minimização de perdas

Por fim, ao evitar divergências entre as informações virtuais e o cenário físico, você reduz perdas causadas por produtos danificados, vencidos ou furtados.

Essas perdas impactam diretamente seus resultados financeiros, e conseguir determinar um estoque de segurança ajuda a identificar e corrigir esses problemas de maneira mais rápida e eficaz.

Como evitar divergências entre o estoque virtual e o físico?

Evitar as divergências entre o estoque virtual e o físico é um ato contínuo que requer implementar processos sólidos, tecnologia adequada, treinamento da equipe e monitoramento constante.

Ao adotar essas práticas, é possível manter um controle preciso do estoque, melhorar as operações e proporcionar uma experiência mais confiável aos clientes.

A seguir, listamos algumas estratégias eficazes para minimizar o desencontro de informações e garantir a eficiência das operações da sua loja. Confira:

Monitore os fluxos de mercadoria

Implementar procedimentos rigorosos de registro no momento do recebimento e da saída das mercadorias é importante para evitar erros. Cada item deve ser verificado, contado e registrado de acordo com um padrão estabelecido.

Essa prática ajuda a prevenir problemas decorrentes de produtos ausentes, duplicados ou mal registrados.

Para facilitar o processo, sua empresa pode contar com um código de identificação interna, como o SKU. Para criar os SKUs, a Nuvemshop desenvolveu uma ferramenta exclusiva e totalmente gratuita. Você só precisa inserir as informações da sua empresa e adicionar até três atributos do produto para obter seu código na hora! Experimente:

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Identifique as causas de divergências

Sempre que uma divergência é identificada, é importante investigar a causa raiz do problema.

Pode ser um erro de registro, problemas no processo de recebimento, furtos, entre outros. Identificar a origem do problema permite adotar medidas preventivas para evitar recorrências.

Adote ferramentas tecnológicas

Utilizar sistemas de gestão de estoque por meio da integração com e-commerce é importante. Essas soluções permitem que as informações de estoque sejam atualizadas automaticamente conforme as vendas são realizadas.

Dessa forma, a quantidade disponível para venda é sempre precisa e atualizada em tempo real, evitando trabalhos manuais e consequentes erros humanos.

💡Saiba mais: O que é ERP e como funciona em uma empresa?

Para tornar o controle de estoque virtual mais eficiente, os lojistas Nuvemshop podem instalar o aplicativo Reserva de Estoque, que permite que o carrinho de compras seja reservado por um período de tempo predefinido e configurável pelo próprio lojista.

Durante esse tempo, a quantidade de itens adicionados ao carrinho permanece segura e reservada, aguardando que o cliente conclua a compra.

Além de prevenir a ruptura de estoque durante o checkout, esse recurso aumenta o senso de urgência e incentiva a finalização da compra, ajudando também a evitar os carrinhos abandonados.

Conte com uma equipe treinada

Ter uma equipe responsável por fiscalizar e monitorar o estoque é importante. Isso envolve verificar regularmente as quantidades físicas de produtos nas prateleiras e compará-las com as informações do sistema. Qualquer divergência deve ser investigada e corrigida imediatamente.

Além disso, o treinamento do time é fundamental para manter a consistência nas práticas de registro. Os profissionais devem entender a importância da precisão nas informações e receber orientações sobre como realizar os registros de forma correta e consistente.

Faça auditorias periódicas

Realizar auditorias periódicas é uma maneira eficaz de identificar e corrigir erros no estoque. Isso envolve uma revisão detalhada dos registros do sistema e das quantidades físicas de produtos. As auditorias ajudam a identificar padrões de erro e a implementar melhorias nos processos.

Para realizá-las, o emprego de uma ferramenta de gestão de estoque — como um sistema ERP para logística — é fundamental. Ela permite comparar as informações registradas no sistema com as quantidades físicas de produtos nas prateleiras de forma rápida e precisa.

Lojistas da Nuvemshop, por exemplo, podem integrar sua loja virtual ao Eccosys, um sistema para e-commerce que centraliza toda a gestão em um único ambiente.

Isso significa que as vendas, pedidos, cadastros de clientes, notas fiscais e todas as informações do seu negócio podem ser gerenciadas no mesmo lugar.

Como adotar o estoque virtual na sua loja?

A adoção do estoque virtual em um negócio envolve algumas etapas:

Escolher a plataforma

Primeiramente, o lojista deve selecionar uma plataforma de gestão de estoque que seja adequada às necessidades do seu negócio.

É importante garantir que essa ferramenta possibilite a integração com outros sistemas, como o de vendas e o de e-commerce, para que os dados sejam atualizados em tempo real.

Atualizar o estoque

Além disso, é necessário manter a disciplina na atualização constante do estoque virtual sempre que houver movimentações, como vendas, recebimento de mercadorias ou devoluções.

Portanto, para aproveitar todos os benefícios do estoque virtual, é importante adotar um bom sistema de ERP para varejo (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais).

Essa ferramenta integra e centraliza diversos processos de negócios, incluindo vendas, compras, finanças e estoque, permitindo que todas as informações estejam interligadas e atualizadas em tempo real.

Cadastrar os produtos

Uma vez escolhida a ferramenta, o próximo passo é cadastrar todos os produtos com precisão, incluindo informações como descrições, códigos de barras e características relevantes.

Essa etapa ajuda a evitar erros de duplicação e a garantir que os registros estejam corretos. Se precisar de ajuda, crie códigos de barras para os seus produtos de forma fácil com o gerador gratuito da Nuvemshop:

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Como já mencionamos, lojistas da Nuvemshop podem contar com diversos aplicativos de gestão, bastando escolher o melhor para o negócio. Para isso, é só acessar a nossa Loja de Aplicativos e conhecer os sistemas disponíveis!

Tudo certo sobre estoque virtual?

Em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo, manter o controle preciso do estoque é importante para o sucesso dos negócios. O estoque virtual ajuda a alcançar esse objetivo, evitando divergências, perdas e maximizando oportunidades.

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