O que é ruptura de estoque e como evitá-la? [guia completo]

Ruptura de estoque ocorre quando um item ou produto não está mais disponível para atender à demanda dos clientes. Isso pode acontecer por uma série de razões, como gestão de estoque inadequada, atrasos na reposição de mercadorias, problemas de produção ou distribuição, aumento inesperado da demanda, entre outros fatores.

Se existe algo que impacta diretamente a eficiência operacional e a satisfação dos clientes em qualquer loja é a ruptura de estoque.

Imagine a frustração de uma pessoa quando vai comprar um item específico e descobre que não está disponível. Isso não apenas resulta na perda imediata da venda, mas também pode prejudicar a reputação da empresa e afastar clientes recorrentes.

Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é a ruptura de estoque, suas causas e impactos. Também mostraremos estratégias sólidas para preveni-la, garantindo um fluxo contínuo de produtos para atender às demandas do mercado e manter os consumidores satisfeitos.

Se você deseja aprimorar suas operações, maximizar vendas e construir uma reputação sólida, não deixe de conferir este guia completo sobre a prevenção da ruptura de estoque. Vamos nessa?

O que é ruptura de estoque?

Ruptura de estoque, também conhecida como stockout (ou falta de estoque, em português), ocorre quando um item ou produto não está mais disponível para atender à demanda dos clientes.

Isso pode acontecer por uma série de razões, como gestão de estoque inadequada, atrasos na reposição de mercadorias, problemas de produção ou distribuição, aumento inesperado da demanda, entre outros fatores.

A ruptura de estoque é problemática para os negócios, já que pode levar a insatisfação dos clientes, perda de vendas, danos à reputação da empresa e oportunidades perdidas de receita.

Portanto, ruptura de estoque é apenas um termo técnico para escassez de mercadorias ou produtos em falta. Evitá-la é uma preocupação importante para empresas que buscam eficiência em suas operações e desejam manter a satisfação do cliente sempre em altos patamares.

💡 Saiba mais: O que é política de estoque e como definir a do seu negócio?

Quais as causas da ruptura de estoque?

Existem várias causas para a ruptura de estoque e entendê-las é essencial para aprimorar a gestão de estoque e minimizar essas interrupções que podem impactar negativamente as vendas da sua loja física ou virtual.

A seguir, descrevemos algumas das principais causas da ruptura de estoque, confira:

Demanda imprudente

Quando a demanda por um produto excede o previsto, provavelmente levará ao esgotamento do estoque.

Isso pode ocorrer devido a promoções mal planejadas, eventos sazonais ou até mesmo viralização repentina de uma mercadoria, o que leva a uma demanda muito maior do que a esperada.

Por exemplo, imagine que um influenciador digital foi visto usando uma peça da sua loja de roupas. Isso pode levar a uma procura inesperada pelo produto, ocasionando a falta do item na prateleira e, consequentemente, a frustração daqueles que não conseguiram comprá-lo.

💡 Saiba mais: Como vender roupas online: 12 estratégias eficientes

Erro de previsão

Fazer uma previsão inadequada da demanda é uma causa comum de ruptura de estoque. Se as estimativas de quantos produtos serão vendidos estiverem erradas, a empresa pode ficar com excesso ou falta de estoque.

Esse erro pode ocorrer por diversos motivos, como mudanças nas tendências do mercado, sazonalidade etc. Contudo, a ruptura de estoque ocorre mesmo devido à falta de dados históricos precisos. Sem essas informações disponíveis, dificilmente a empresa conseguirá realizar um bom planejamento de estoque.

Enquanto a demanda imprudente está relacionada a fatores externos em sua maioria, o erro de previsão está associado a elementos internos e externos. Aqui, o que causa a ruptura de estoque é a falta de controle sobre os índices de armazenamento.

Afinal, uma loja virtual que está se preparando para o Natal, por exemplo, precisa estudar as vendas do ano anterior e as tendências de mercado para saber quantos itens deve adquirir, certo?

💡 Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calculá-la?

Problemas na cadeia de suprimentos

Qualquer interrupção na cadeia de suprimentos — como atrasos na entrega de fornecedores, problemas na produção ou logística ineficiente — pode levar à ruptura de estoque.

Essas suspensões podem ser causadas por eventos imprevistos, como desastres naturais, greves, problemas de transporte ou questões de qualidade nos produtos fornecidos.

💡 Saiba mais: Entenda o que é supply chain e como funciona uma cadeia de suprimentos

Falta de monitoramento de estoque

Uma gestão inadequada do estoque, seja por falta de acompanhamento, sistemas de controle ineficientes ou falhas na comunicação entre as áreas, aumenta as chances de ocorrer ruptura de estoque.

Se não houver um processo robusto para monitorar os níveis de mercadoria e reabastecer de forma adequada, a empresa corre o risco de ficar sem produtos quando necessário.

É o que ocorre, por exemplo, quando um supermercado não monitora constantemente seus níveis de itens perecíveis e acaba enfrentando ruptura de estoque de produtos frescos, como frutas e legumes.

💡 Saiba mais: Como vender comida pela internet: conheça o passo a passo

Independentemente se você tem uma loja física ou virtual, sua empresa precisa ter uma planilha de cadastro de produtos para um controle mais efetivo e uma gestão mais estratégica do seu estoque. Todo negócio que armazena e vende mercadorias precisa contar com a planilha de cadastro de produtos em Excel grátis. Baixe a sua!

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Política de estoque antiquada

Embora seja importante evitar excesso de itens para não ter estoque parado, uma política de armazenamento excessivamente conservadora pode resultar em falta de produtos.

Se a empresa definir níveis muito baixos de estoque mínimo para evitar encalhes, pode não estar preparada para atender a picos inesperados na demanda.

Muitos negócios que desejam reduzir os custos de manutenção de estoque acabam enfrentando ruptura durante períodos de alta demanda. Por isso, é importante saber calcular o estoque de segurança para não sofrer com oscilações do mercado.

💡 Saiba mais: O que é custo de estoque e como gerenciar de forma eficiente?

Fazer a gestão de estoque é um dos principais desafios de todo lojista. Isso porque, para um crescimento saudável, é necessário assegurar um equilíbrio entre a falta e o excesso de mercadorias.

Para isso, nada melhor do que uma planilha de controle de estoque, uma ferramenta que auxilia a gestão do fluxo das mercadorias de um negócio. Baixe grátis e comece a usar:

Como medir a ruptura de estoque no varejo?

A medição da ruptura de estoque é uma tarefa essencial para avaliar a eficácia da gestão e garantir que os produtos estejam disponíveis para os clientes quando eles desejarem comprar.

Existem várias maneiras de medir a ruptura de estoque, cada uma fornecendo insights valiosos sobre o desempenho do processo de armazenamento.

Aqui estão algumas abordagens para medir a ruptura de estoque, confira:

Taxa de ruptura

A taxa de ruptura é um indicador que mede a frequência ou a proporção de vezes em que ocorreu uma falta de estoque de determinado produto em relação ao total de oportunidades de venda desse item durante um período específico.

Vamos considerar um exemplo simples para calcular a taxa de ruptura de um produto em um supermercado durante um mês. Os dados levantados são:

• Total de oportunidades de venda (unidades planejadas para vender): mil unidades;
• Total de vezes que o produto ficou em falta durante o mês: 30 vezes.

Com essas informações, o cálculo da taxa de ruptura será:

Taxa de ruptura = (total de vezes que o produto ficou em falta / total de oportunidades de venda) * 100

Taxa de ruptura = (30 / 1000) * 100 = 3%

Isso significa que a taxa de ruptura para esse produto específico durante o mês foi de 3%. Em outras palavras, o produto ficou em falta 3% das vezes em que havia oportunidades de venda.

Esse cálculo é uma forma simples de avaliar a eficácia da gestão de estoque para esse produto em particular.

É importante acompanhar essa taxa ao longo do tempo, identificar tendências e tomar medidas corretivas para reduzi-la, garantindo que o produto esteja disponível para os clientes quando eles desejarem comprar.

Em um cenário mais complexo, a análise pode incluir diferentes categorias de produtos, períodos específicos (por dia, semana, mês etc.), e considerar variações sazonais ou eventos especiais que possam afetar a demanda.

Dias de ruptura

Esse indicador conta quantos dias um produto esteve indisponível durante um período específico, como um mês. Isso ajuda a entender a consistência da ruptura de estoque e seus impactos ao longo do tempo.

Vamos imaginar que, durante determinado mês, um e-commerce ficou cinco dias consecutivos sem um produto em seu catálogo. Desse modo, para calcular os dias de ruptura, é necessário dividir os dias de desabastecimento pelo número de dias do mês:

Dias de ruptura = (5) / (30) = 0,1667

O resultado é aproximadamente 0,16. Multiplicando por cem, teremos que o produto teve uma ruptura durante cerca de 16,67% dos dias do mês.

Nesse exemplo, o cálculo é relativamente simples, considerando apenas um período de falta contínuo. Em situações mais complexas, pode ser necessário rastrear múltiplas ocorrências de faltas ao longo do mês e somar os dias para calcular a ruptura total.

Impacto nas vendas

É importante avaliar como a ruptura de estoque afeta as vendas da sua loja online ou física. Para isso, é necessário considerar a receita perdida devido à falta de produtos. Isso envolve comparar as vendas reais com as vendas esperadas caso os itens não estivessem em falta.

Índice de ruptura por categoria

Segmenta a ruptura de estoque por categorias de produtos ajuda a identificar quais áreas do varejo têm maiores problemas de disponibilidade. Isso auxilia na alocação de recursos e esforços de gestão de estoque de forma mais precisa.

Para medir a ruptura de estoque usando o impacto nas vendas, é necessário:

• Identificar o período a ser analisado (mês, trimestre, ano etc.);
• Comparar as vendas planejadas e as vendas realizadas;
• Registrar as vendas reais que ocorreram;
• Analisar o impacto financeiro dessa ruptura.

A fórmula para esse cálculo é a seguinte:

Taxa de ruptura (%) = (vendas planejadas – vendas reais) / vendas planejadas * 100

Dessa forma, você conseguirá analisar a porcentagem de vendas que foram perdidas devido à ruptura de estoque em relação ao total planejado.

Índice de ruptura por fornecedor

Esse índice avalia a ruptura de estoque em relação a fornecedores específicos. Isso ajuda a identificar quais fornecedores podem estar causando mais problemas de disponibilidade e a buscar soluções, como diversificar fornecedores ou melhorar a comunicação.

Para medi-lo, basta usar a seguinte fórmula:

Índice de ruptura do fornecedor (%) = (pedidos não atendidos / total de pedidos) * 100

Esse indicador permite avaliar a confiabilidade dos fornecedores em atender às suas demandas, ajudando você a tomar decisões mais informadas em relação à gestão de estoque.

Além disso, garante que os produtos estejam disponíveis para seus clientes, reduzindo a possibilidade de a ruptura de estoque prejudicar seus negócios.

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Como evitar a ruptura de estoque?

Para evitar a ruptura de estoque, é fundamental ter uma abordagem estratégica na gestão de estoque, incluindo uma previsão precisa da demanda, uma cadeia de suprimentos robusta, sistemas de monitoramento eficientes e uma política de estoque equilibrada.

Essas medidas ajudam a minimizar os riscos de ruptura de estoque e garantem que os produtos estejam disponíveis para os clientes quando eles desejarem comprar.

Confira, a seguir, quais estratégias devem ser implementadas para driblar esse problema no seu negócio:

Planejamento de demanda

Utilize técnicas de previsão de demanda, como análise histórica de vendas, tendências do mercado e sazonalidade, para entender os padrões de procura dos produtos.

Isso permitirá um planejamento mais preciso dos níveis de estoque, evitando tanto excessos quanto escassez. Mantenha um equilíbrio entre o estoque mínimo (para evitar ruptura) e o estoque máximo (para evitar excesso).

💡 Saiba mais: O que é e como calcular o estoque sazonal?

Comunicação efetiva com fornecedores

Mantenha um relacionamento sólido com seus fornecedores e estabeleça acordos claros, incluindo prazos de entrega confiáveis. Considere contratos de nível de serviço (SLAs) que estipulem metas de disponibilidade de produtos.

Comunicação proativa e transparente é fundamental para que os fornecedores compreendam a importância da disponibilidade das mercadorias e possam agir rapidamente em caso de problemas.

Uso de tecnologia e automação

Implemente sistemas de gestão de estoque (como um ERP) que permitam rastrear o fluxo de produtos em tempo real.

A automação ajuda a otimizar o reabastecimento, gerar alertas de estoque mínimo e máximo, e melhorar a precisão dos processos. Isso reduz a dependência de tarefas manuais, minimizando erros e agilizando as operações.

💡 Saiba mais:

• Como funciona um sistema ERP para varejo e como escolher?
• Quando a implantação de ERP é necessária e por onde começar?

Gestão de produtos de alto giro

Dê especial atenção às mercadorias de alto giro, ou seja, que têm mais procura e vendas, pois elas representam grande parte da receita.

Monitore constantemente esses produtos e ajuste os níveis de estoque de acordo com a demanda. Certifique-se de que esses itens estejam sempre disponíveis para os clientes.

Melhoria contínua

Analise frequentemente os dados de vendas, a taxa de ruptura, o índice de ruptura do fornecedor e outros indicadores relevantes. Identifique tendências e padrões que possam indicar problemas iminentes de ruptura de estoque.

Com base nessas análises, ajuste suas estratégias de previsão, reposição e relacionamento com fornecedores para aprimorar continuamente sua capacidade de evitar a ruptura de estoque.

Qual a diferença entre ruptura e quebra de estoque?

Enquanto a ruptura de estoque indica que não existem mercadorias armazenadas para venda, a quebra de estoque acontece quando há perda de produtos fisicamente danificados, com prazo de validade vencido ou extraviados.

Isso pode acontecer principalmente em lojas que têm alto volume de pedidos e uma complexidade maior na gestão de estoque.

Tudo certo sobre ruptura de estoque?

Como vimos, ao adotar medidas voltadas para o gerenciamento adequado do estoque, você estará em uma posição mais forte para evitar a ruptura, garantindo que seus produtos estejam prontamente disponíveis para os clientes, mantendo a eficiência operacional e preservando a satisfação da audiência.

Mas, para isso, é fundamental contar com as ferramentas de gestão certas! Uma plataforma de e-commerce evita ruptura de estoque por meio de monitoramento em tempo real, integrações com fornecedores, análise de dados e ferramentas de previsão baseadas em algoritmos, garantindo melhor gestão do estoque e satisfação do cliente.

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