O que é sistema de gestão e por que adotar no negócio?

Sistema de gestão é um software que organiza todas as tarefas e processos de uma empresa, otimizando seu gerenciamento. Ele integra e automatiza as informações de diferentes áreas do negócio — como contabilidade, vendas, estoque etc. — em um único programa.

Administrar um negócio de forma eficiente depende de uma série de fatores. Além do conhecimento técnico sobre vendas e marketing, é preciso fazer a otimização de processos diários, como os financeiros e comerciais.

Nesse sentido, contar com uma ferramenta eficiente, como um sistema de gestão, pode fazer toda a diferença no dia a dia da sua empresa.

De forma resumida, um sistema de gestão é uma solução de software que integra e coordena as principais atividades e processos de um negócio. Interessante, não é? E essa ferramenta pode ser usada em lojas físicas ou virtuais de maneira eficiente.

Então, para você entender melhor como essa tecnologia funciona, quais as suas vantagens e o que deve ser levado em consideração ao escolher um sistema de gestão para a sua empresa, continue com a leitura deste conteúdo! Vamos lá?

O que é sistema de gestão?

Sistema de gestão é um software que integra e automatiza os processos e informações de diferentes áreas de um negócio em um único programa.

Dessa forma, a solução permite o planejamento, o controle e a coordenação de recursos, de áreas como finanças, contabilidade, compras, vendas, estoque, produção, recursos humanos, entre outras.

Além disso, um sistema de gestão permite o fluxo de informações entre diferentes setores integradamente. Ou seja, os dados inseridos em um módulo do sistema são compartilhados e atualizados em tempo real com todas as áreas da empresa.

Dessa forma, vamos supor que você venda pela internet e precise aprimorar o controle de estoque do seu negócio. Nesse contexto, um sistema de gestão conecta os produtos disponíveis para venda e para a entrega com os setores responsáveis, evitando que você venda itens que não estão mais disponíveis e agilizando o envio, por exemplo.

Assim, a tecnologia diminui erros e problemas na logística de um negócio, principalmente em lojas que operam no ambiente físico e no online. Faz sentido?

Em se tratando desse tipo de software, é comum que as pessoas automaticamente pensem em sistema de gestão empresarial. No entanto, essa ferramenta pode ser usada para diferentes fins, como mencionamos.

Por isso, você encontrará no mercado sistema de gestão da qualidade, sistema de gestão integrada, sistema de gestão ambiental e tantas outras modalidades.

💡Saiba mais:

• Passo a passo para integrar loja física e virtual
• Como escolher o sistema de controle de estoque certo para sua empresa?

Qual a função de um sistema de gestão?

Um sistema de gestão integra e conecta os setores e processos de uma empresa, permitindo o compartilhamento de informações e dados em tempo real, o que reduz ruídos na comunicação e evita erros na operação de um negócio.

Além disso, a solução oferece dados precisos sobre as operações da organização a partir de geração de relatórios e análises. Tudo isso auxilia um empreendedor em tomadas de decisões mais acertadas acerca de um negócio.

Por fim, o sistema de gestão automatiza tarefas e processos manuais, como o preenchimento de várias planilhas diferentes, por exemplo, reduzindo o tempo e esforço necessários para a execução de atividades rotineiras.

Abaixo, listamos resumidamente algumas das funções de um sistema de gestão:

• Gestão de clientes;
• Controle financeiro;
• Gestão financeira;
• Controle de estoque;
• Gestão de compras;
• Automação de tarefas;
• Gestão de tarefas e atividades.

💡 Saiba mais: Aplicativos Nuvemshop: 10 apps para facilitar sua rotina de gestão

Quais as vantagens de um sistema de gestão empresarial?

A seguir, veja as principais vantagens de adotar um sistema de gestão em seu negócio:

Reduz gastos

Como o sistema de gestão integra todos os processos de um negócio, isso faz com que uma empresa tenha redução de gastos, sobretudo na contratação de novos colaboradores, uma vez que uma equipe enxuta consegue realizar com eficiência as tarefas que já tem.

Desse modo, é possível focar nas ações que podem aumentar os lucros de uma loja, como a criação de produtos novos e a gestão eficiente de fornecedores.

💡 Saiba mais: O que é sistema de gestão financeira, como funciona e quais os melhores?

Diminui erros na operação

Com todos os setores de uma empresa integrados, é possível evitar erros na operação. Afinal, um sistema de gestão permite a otimização de tempo e diminui trabalhos manuais.

Com a solução, também há a possibilidade de fazer uma análise de pontos de melhoria no negócio, uma vez que a unificação das tarefas atribuídas ao sistema ajuda o gestor a ter uma visão mais clara de tudo o que está acontecendo e a tomar melhores decisões.

Padroniza processos

Um sistema de gestão empresarial permite que o empreendedor padronize processos da sua operação. Assim, o trabalho se torna mais fluido e permite que um negócio expanda a sua operação de maneira escalável.

Disponibiliza mais dados sobre a empresa

A principal vantagem de um sistema de gestão é permitir o acompanhamento de todas as ações da empresa sob uma única perspectiva, gerando relatórios necessários para analisar o quadro atual do negócio e conduzi-lo para a estratégia de crescimento correta.

Se você tem uma loja virtual na Nuvemshop, por exemplo, pode utilizar nossos aplicativos de análise de dados para acompanhar todas as métricas do seu negócio de perto.

Uma das opções é o Prax Analytics, um aplicativo que oferece controle total sobre dados de vendas, marketing, financeiro e comportamento dos clientes.

Com ele, você pode acompanhar o ROI da sua loja, monitorar métricas como LTV, CAC e recompra, e ainda mensurar sua lucratividade em qualquer período desejado.

Outro app interessante é o Insight, da SVM Consultorias e Sistemas, que traz uma plataforma completa e intuitiva que permite a visualização dos dados da sua loja de maneira simples e eficiente.

Com ele, você consegue visualizar o faturamento, cadastro de novos clientes, ticket médio, produtos mais vendidos, horários em que os clientes mais compram e muito mais.

💡 Saiba mais: O que é gestão de pedidos e como escolher o software ideal?

Quais são os tipos de sistemas de gestão?

Existem três tipos de sistemas de gestão de negócios: CRM, ERP e BPM. A seguir, veja como funciona cada um deles:

ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning — ou Planejamento de Recursos da Empresa, em português. Na prática, ele é um programa com a função de controlar e acompanhar os dados financeiros de um negócio, assim como a parte fiscal.

Nesse sentido, a solução faz o gerenciamento de informações, como:

• Faturamento;
• Compras;
• Controle de estoque;
• Recebimento de receitas;
• Pagamentos de despesas;
• Entre outros.

Por fim, utilizar um sistema ERP é o primeiro passo para otimizar a rotina e entender a situação do seu negócio, visto que os dados ficam centralizados, tornando as tomadas de decisão mais assertivas.

💡Saiba mais: 9 vantagens do ERP para a gestão do seu negócio

CRM

Já CRM é a sigla para Customer Relationship Management — ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português.

Essa é uma tecnologia que permite registrar e organizar todos os pontos de contato que um consumidor tem com o vendedor de uma empresa.

Dessa forma, o software é usado para gerenciar processos de marketing, vendas, suporte e pós-venda — ou seja, todas as etapas que envolvem o relacionamento com o cliente.

💡Saiba mais: 6 vantagens do CRM para o seu negócio

BPM

O BPM, ou Business Process Management (Gestão de Processos de Negócios, em português), é uma abordagem metodológica e tecnológica para a gestão e melhoria dos processos de uma organização.

Ele se concentra na criação, documentação, análise, otimização e automação de processos de negócios para aumentar a eficiência, a eficácia e a agilidade operacional.

O BPM é usado em uma variedade de setores e tipos de empresas para melhorar os processos, aumentar a qualidade dos produtos e serviços, reduzir custos e adaptar-se às mudanças do mercado. É uma abordagem flexível que pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de cada organização.

💡Saiba mais: Como montar um plano de negócios?

📘 Confira o e-book: Modelo de plano de negócios: template editável

Quando usar um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão é indicado para negócios de diferentes portes que passam a ter colaboradores para exercer variadas atividades de cada setor da empresa, tais como financeiro, vendas, atendimento e marketing.

Dessa forma, com a tecnologia, é possível simplificar e automatizar processos burocráticos e menos estratégicos. Além disso, ela permite que todos eles sejam realizados de forma padronizada, independentemente de quem seja o responsável.

💡 Saiba mais: Como escolher o melhor sistema de vendas para loja?

Como escolher um sistema de gestão?

Após decidir implementar um sistema de gestão, é importante fazer uma busca no mercado para levantar todas as opções e entender quais fazem sentido para as necessidades e dores do seu negócio.

Nessa etapa, separe os prós e contras de cada solução e avalie os benefícios que a opção poderá trazer em curto, médio e longo prazo.

Se você vende online e tem uma loja virtual, contar com um ERP é fundamental para melhorar a operação logística e financeira de seu negócio.

Nesse mesmo sentido, caso você tenha uma loja física e pretenda expandir os seus canais de vendas para o ambiente online, por exemplo, um sistema ERP pode ser o ponto de partida para gerenciar e concentrar todas as demandas necessárias para o funcionamento da operação em um único lugar.

Dessa forma, vale mencionar que lojistas da plataforma de e-commerce da Nuvemshop contam com a integração direta com os principais ERPs do mercado, como a Omie, o Ecossys, a TagPlus e o vhsys.

💡 Saiba mais: O que é e como escolher um ERP para e-commerce?

Tudo certo sobre sistema de gestão?

Ao longo deste artigo, vimos o que é um sistema de gestão e quais são as vantagens de adotá-lo para gerenciar a sua empresa, seja ela online ou offline. Afinal, digitalizar a sua operação é um passo importante para expandir o seu negócio.

Então, que tal otimizar a rotina da sua loja? Se você ainda não vende pela internet, aproveite e crie a sua loja grátis na Nuvemshop. A plataforma de e-commerce faz a integração com diferentes ERPs do mercado e permite gerenciar o seu negócio sem precisar de conhecimentos técnicos. 💙