O que é contagem de estoque e como fazer com eficiência?

Pontos principais do artigo:

• Contagem de estoque é o processo de contar fisicamente todas as mercadorias armazenadas, registrando informações como quantidade, SKU e possíveis danos;
• Esse processo serve para manter a quantidade de produtos atualizada, controlar desvios de mercadorias e identificar itens parados;
• Para fazer a contagem de estoque é preciso organizar as mercadorias, congelar o armazenamento, contar os produtos, lançar os dados no sistema e analisar as informações;
• Na Nuvemshop, você pode criar uma loja virtual gratuita e integrar seu negócio com sistemas de gestão que integram o estoque de lojas físicas e virtuais e automatizam a contagem de mercadorias.

Contagem de estoque é o processo de contar fisicamente todas as mercadorias que uma empresa mantém armazenadas. Ele pode ser feito de forma manual ou automatizada, de uma só vez ou em partes.

No geral, o principal objetivo de contar individualmente cada produto em estoque é garantir que as informações do sistema de gestão (também conhecido como Enterprise Resource Planning, em inglês, ou apenas ERP) sejam correspondentes ao estoque físico.

Essa também é uma maneira de controlar desvios de mercadorias, identificar produtos parados e manter os dados de estoque atualizados para obrigações fiscais, como balanço patrimonial e cálculo de impostos.

Então, se você quer saber como fazer a contagem de estoque de forma rápida e eficiente, continue a leitura! Neste post, trouxemos um passo a passo detalhado de todo o processo. Vamos lá?

Como fazer a contagem de estoque?

Contagem de estoque é a enumeração física de cada produto armazenado, registrando informações como quantidade, código de identificação (SKU) e possíveis danos na mercadoria.

Esse processo pode acontecer de forma manual ou automática. A seguir, vamos entender melhor como funciona cada uma delas:

Contagem manual

A contagem de estoque manual é feita utilizando planilhas ou listagens em papel, onde as informações de cada produto são anotadas à mão. Em seguida, todos esses dados precisam ser transferidos para o sistema.

Esse modelo pode não ser viável para empresas com um grande volume de produtos. Isso porque o processo levaria muito tempo ou demandaria muitos funcionários para realizar a tarefa.

Além disso, esse tipo de contagem é mais suscetível a erros, como pular itens ou registrar informações incorretas na planilha, o que poderia causar divergência nos números e dificultar a gestão do estoque.

Contagem automatizada

Já a contagem de estoque automatizada é realizada a partir de um coletor de dados integrado ao sistema. Nesse caso, o equipamento recolhe as informações a partir da leitura do código de barras da mercadoria e envia diretamente ao software de gestão.

Comparado à contagem manual, esse método é mais rápido e eficiente, já que não é necessário anotar à mão cada dado. Além disso, ele reduz as chances de erros, pois todas as informações são preenchidas de forma automática a partir dos dados de cadastro do produto.

💡 Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calcular?

Tipos de contagem de estoque

A contagem de estoque pode acontecer de acordo com a necessidade da empresa. No entanto, existem três formas mais comuns de realizar esse processo: contagem geral, rotativa e periódica.

A seguir, vamos conhecer melhor cada uma delas:

Geral

Contagem geral é a contagem de todo o estoque de uma só vez. É um processo demorado e que requer esforço. Entretanto, ele é necessário, pelo menos uma vez ao ano, para realizar relatórios contábeis e auditoria do negócio.

Rotativa

Contagem rotativa é a contagem de forma gradual. Nesse caso, as mercadorias são divididas em grupos inspecionados separadamente. É um processo mais rápido, mas que leva mais tempo para entregar o balanço total do estoque.

Periódica

Por fim, a contagem periódica é aquela que acontece com uma frequência determinada, independentemente de abranger o estoque inteiro ou apenas uma parte. Esse controle pode acontecer de forma semanal, mensal ou anual, por exemplo.

💡 Saiba mais: O que é ruptura de estoque e como evitar?

Passo a passo para fazer a contagem de estoque

Fazer o balanço das mercadorias não é uma tarefa difícil, mas exige atenção. Por isso, listamos um passo a passo de como fazer a contagem de estoque de forma rápida e eficiente. Veja abaixo:

1. Planejamento

O primeiro passo para fazer a contagem de produtos em estoque é definir uma data específica para isso. Escolha um momento em que sua loja esteja fechada ou com pouco movimento para garantir menos circulação de pessoas durante a contagem.

Defina também quem serão os responsáveis pelo processo e garanta que os materiais necessários estejam disponíveis para todos, como calculadoras, listagens, planilhas, canetas ou leitores de código, no caso de uma contagem automatizada.

Caso escolha fazer a contagem manual, uma planilha de Excel pode ajudar a tornar o processo mais ágil. Por isso, trouxemos um modelo de planilha de controle de estoque para te ajudar nesta tarefa. Faça o download gratuito a seguir:

2. Organização do estoque

Com a data definida, lembre-se de organizar o local de estoque antes do dia agendado. Verifique se produtos iguais estão armazenados juntos, se todas as mercadorias estão identificadas e se tudo está de fácil acesso para quem for realizar a contagem.

3. Suspensão da movimentação

Outra prática que pode facilitar na hora de contar as mercadorias é suspender a movimentação do estoque. Ou seja, proibir que novos itens sejam adicionados ou retirados do local de armazenamento até o final do processo.

Dessa forma, é possível garantir que a contagem inclua apenas produtos que já estão devidamente registrados no sistema.

💡 Saiba mais: Como gerenciar o giro de estoque?

4. Contagem de produtos

A contagem de produtos é o momento de conferir individualmente cada mercadoria, identificando códigos, avarias, quantidade e outros dados que possam ser relevantes para o inventário.

O ideal é que haja uma pessoa responsável por supervisionar o processo, prevenindo possíveis falhas. Essa pessoa pode, por exemplo, selecionar amostras de produtos que já passaram pela contagem e realizar uma nova conferência para validar as informações.

💡 Saiba mais: Como fazer o controle de estoque da sua loja virtual?

5. Dados no sistema

Depois de finalizar a contagem de estoque, é hora de inserir todos os dados no sistema. Mesmo que se realize a tarefa com um coletor de dados automático, lembre-se de que ainda é preciso revisar as informações para garantir que tudo esteja correto.

Além disso, certifique-se também de que o sistema utilizado para gestão esteja atualizado e seja confiável. Escolha uma opção que atenda às necessidades específicas da sua empresa e ofereça diferentes recursos para o controle do estoque.

💡 Saiba mais: 6 ERPs gratuitos para usar na gestão do seu negócio

6. Análise dos resultados

Por fim, é necessário analisar os dados para identificar possíveis diferenças entre o estoque físico e o estoque disponível no sistema.

Se o cadastro de produtos de uma loja virtual de roupas, por exemplo, indica cem unidades de uma camiseta em estoque, mas a contagem física listou apenas 97, é preciso identificar as três unidades que faltam.

Esses itens podem ter sido extraviados, danificados por ficarem parados no estoque ou terem sido vendidos e não atualizados. Em todos os casos, isso significa que existe um problema no controle de mercadorias.

Na Nuvemshop, por exemplo, você pode criar uma loja virtual grátis e fazer esse comparativo de forma mais rápida e prática por meio da integração com sistemas de gestão que monitoram a quantidade de peças que deveriam estar armazenadas no estoque.

Pronto para fazer a sua próxima contagem de estoque?

Como vimos, fazer a contagem de estoque não é uma tarefa difícil, mas exige atenção aos detalhes. Por isso, esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e entender passo a passo como realizar esse processo.

E, se você ainda não vende pela internet, que tal criar sua loja virtual grátis na Nuvemshop? É rápido, fácil, sem necessidade de conhecimentos técnicos e você pode administrar todo o seu estoque diretamente na plataforma. Esperamos por você! 💙