Fluxo de caixa: como organizar as finanças de uma empresa

Por: Raquel Lisboa
Fluxo de caixa: como organizar as finanças de uma empresa

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Está começando um negócio, mas não sabe como organizar as finanças? Ou já tem uma empresa há algum tempo, contudo, tem sido difícil administrar a receita? Fique tranquilo, pois este artigo traz a solução para os seus problemas: vamos saber o que é fluxo de caixa!

O fluxo de caixa é essencial para a organização financeira de um negócio e um dos fatores cruciais para uma estratégia de crescimento eficaz. Ficou interessado? Siga com a gente e descubra os benefícios de tal ferramenta.

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é um mecanismo contábil que possibilita o acompanhamento das entradas (como o valor das vendas) e saídas (como as despesas com fornecedores, os impostos, os salários de funcionários, além dos gastos com energia, água e internet) de dinheiro de uma empresa.

Por meio do fluxo de caixa, é possível ter uma visão geral do empreendimento e não se perder entre os rendimentos e as contas a pagar.

Para elucidar melhor, acompanhe o exemplo: Suponhamos que José, da loja XYZ, resolveu oferecer frete grátis para todos os produtos da sua marca durante uma semana. Após a promoção, ele inicialmente fica bastante animado com o resultado, pois o faturamento foi de R$ 40 mil.

Contudo, após realizar a análise do fluxo de caixa, notou que a decorrência não foi tão incrível assim, visto que os custos para cobrir os envios gratuitos (R$ 5 mil) junto das despesas mensais (R$ 33 mil) totalizaram R$ 38 mil – o que resulta em um lucro de apenas R$ 2 mil.

Logo, o fluxo de caixa é uma ferramenta de organização financeira que apresenta, ao empreendedor, “a verdade nua e crua” sobre o que não está bem na gestão do negócio e pode ser aprimorado.

Confira no vídeo abaixo as dicas da Thaisa Cardodo, analista financeira da Nuvemshop, sobre como organizar as finanças da sua loja virtual:

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Existem quatro principais formatos de fluxo de caixa, que são:

  1. Fluxo de caixa direto: mensura as entradas e saídas do negócio diariamente;
  2. Fluxo de caixa projetado: foca nos gastos a vencer (impostos, contas de água, energia, internet etc), com o objetivo de cumprir os vencimentos das despesas;
  3. Fluxo de caixa livre: mede o capital disponível (depois de serem feitos todos os pagamentos obrigatórios) de curto a longo prazo a partir de dois relatórios de projeção — um sendo de 60 a 90 dias, o outro de dois a cinco anos;
  4. Fluxo de caixa operacional: enfatiza os custos operacionais, como fornecedores e salários de funcionários.

Depois de avaliar as opções, você será capaz de optar por aquela que fizer mais sentido para o seu modelo de negócios. Isso vai influenciar na forma como você vai registrar as informações financeiras. Veremos como fazer isso mais adiante.

Quais são os benefícios do fluxo de caixa?

Dentre as vantagens de utilizar o mecanismo contábil do fluxo de caixa, destacam-se quatro:

1. Controle e avaliação da gestão financeira

Se você chegar a uma forma como organizar as finanças, é possível compreender se a empresa está seguindo por caminhos estáveis e alcançando o faturamento esperado.

Ademais, com o fluxo de caixa em dia, o planejamento dos próximos passos se torna fácil. No caso da loja XYZ citada anteriormente, fica bastante clara a necessidade de reativar a cobrança do frete e/ou de rever a estratégia de precificação da marca para cobrir melhor os custos dos envios.

2. Otimização dos gastos

Se há gastos desnecessários, como embalagens caras para postagens, por exemplo, é viável encontrar fornecedores mais acessíveis ou buscar por uma alternativa sustentável (visto que esse tipo de embrulho tem se popularizado nos últimos anos).

Com tal situação reajustada, sobra capital para investir em outros aspectos e áreas do negócio, como na compra de brindes — que auxiliam a fidelizar clientes no pós-venda —, na aquisição de equipamentos ou, até mesmo, de artigos a mais para o estoque.

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3. Preparação para sazonalidades

Períodos como Black Friday e Natal são ótimos para criar promoções e abusar de diferentes estratégias de marketing para atingir potenciais clientes. Contudo, assim como as vendas, os custos e gastos crescem nessas datas.

Logo, com um fluxo de caixa projetado, é possível compreender quais meses poupar para gerar capital de giro e cobrir as despesas extras nas sazonalidades. Dessa maneira, seu negócio não correrá o risco de ficar no vermelho.

4. Cumprimento de obrigações legais

Com um fluxo de caixa projetado nesta quarta questão também, seus custos relacionados à formalização do negócio também estarão em dia. Se você for MEI, ainda terá a facilidade de ter todos os impostos (IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP) reunidos em uma única alíquota.

Bônus

E aí, ainda não está convencido de que o fluxo de caixa é essencial para a saúde da sua loja virtual? Então, assista a esse vídeo com nossa editora Renata Estevo:

Como organizar as finanças de uma empresa?

Para PMEs, indica-se uma planilha de fluxo de caixa grátis, bastante simples de usar. Sugerimos a do Sebrae, que é completa e sem custos. Nela, você encontra diversas lacunas para preencher com os pontos de entrada e de saída do seu negócio, além de um espaço para comparar sua previsão com o lucro alcançado.

Caso o seu negócio seja um pouco maior — ou você deseje apenas facilitar ainda mais a sua organização financeira —, contrate um software de gestão online. Para lojistas Nuvemshop, existe a oportunidade de adquirir aplicativos integrados à plataforma, como Bling, ContaAzul ou Tiny ERP.

Entretanto, é importante destacar que de nada adianta ter mecanismos eficazes à mão, se não utilizá-los continuamente. Crie uma rotina para fazer o fluxo de caixa da sua empresa — sendo semanal, quinzenal e/ou mensalmente.

Por fim, não se esqueça de delimitar muito bem as categorias de custos e despesas — separando serviços e operações de salários, impostos e vendas (na planilha de fluxo de caixa grátis citada anteriormente já se tem todos os tópicos determinados) — e de nunca misturar contas do negócio com as pessoais.

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Dicas da economista para o fluxo de caixa

Se ainda restaram dúvidas sobre fluxo de caixa, não se preocupe! A seguir, compartilhamos uma entrevista com a economista Luciene Godoy, que esclareceu outros pontos sobre como organizar as finanças.

Godoy é formada pela UNESP e tem mestrado em Economia Política pela PUC-SP. Trabalhou na Bolsa de Valores durante 10 anos e já passou por diversas áreas, tendo vivenciado o mercado sob a ótica das grandes empresas. Além disso, é professora em uma universidade e empreendedora: ela tem um salão de beleza.

Luciene Godoy tem muita experiência e vive o cotidiano do empreendedor. Então, confira as dicas para fazer seu negócio dar certo! 😉

1. Como separar o dinheiro que será usado para fazer o negócio crescer? E o que é prudente guardar para uma situação adversa?

Luciene Godoy: Em todo negócio é fundamental que não haja confusão entre a conta da empresa e as contas pessoais dos sócios. A conta da empresa deve ser usada apenas para as despesas da mesma. Controle financeiro é fundamental. Tudo tem que estar em planilhas, tudo! Assim, você consegue saber seu faturamento e, principalmente, ter dados para comparar seu desempenho financeiro em qualquer época do ano.

O empreendedor é um lutador. Muitos gastos a pagar, impostos, investimentos para fazer, enfim, quase nunca sobra dinheiro. Ficamos felizes de pagar todas as despesas e de tirar uma remuneração para o nosso trabalho à frente do negócio.

O ideal é que sempre se reserve 5% do lucro para emergências ou para investimento financeiro. O investimento no negócio vai depender muito do estágio em que ele se encontra. Empresas em fase inicial necessitam de bastante investimento, enquanto que negócios estabelecidos podem escalonar mais os planos.

Por exemplo: se estou começando agora meu negócio, ou há pouco tempo, tenho muito a fazer na empresa (reformas, consultorias jurídica e financeira, desenvolvimento de imagem, estratégias de comunicação, de gestão e de mão-de-obra).

Se o estabelecimento ou negócio já tem mais tempo de mercado, então, tenho a manutenção e talvez alguma atualização. O montante a fazer ou investir, neste caso, é menor.

2. Qual conselho você daria para alguém que se pergunta como organizar as finanças? O que levar em consideração na hora de montar uma planilha de fluxo de caixa?

LG: A planilha, além de ajudar a controlar as contas, ajuda no planejamento. Por meio dela, o empreendedor vai visualizar quais são as datas críticas do mês e evitar assumir compromissos financeiros extras perto de tais períodos (pagamento de aluguel, salários, impostos etc).

Existem vários modelos prontos de planilha de fluxo de caixa online — indico a do Sebrae, que é grítis. Tem que ter disciplina: sempre preencher e observá-la antes de decidir novos gastos.

Procure separar os custos fixos dos variáveis e identifique-os nos dias do mês. Anote também o faturamento bruto, lembrando que os meios de pagamento cobram taxas pelo serviço, logo, aquilo que o cliente paga não será o que você receberá.

Informe tudo o que entra e sai da empresa e analise onde estão os excessos. Quando identificá-los, estabeleça planos para eliminá-los. Aqui é importante ter paciência, pois normalmente o empreendedor não tem crédito disponível para fazer diversas mudanças ao mesmo tempo.

Por exemplo: identifica-se que se gasta muito dinheiro com máquinas alugadas. A solução, então, é comprar uma máquina, mesmo que usada. Não necessariamente dá para colocar isso em prática imediatamente — o que não tem problema. O importante é estabelecer prioridades e ir suprimindo todos os pontos de gargalos.

3. Quão importante é ter um fundo para emergências? E o que realmente pode ser caracterizado como “emergência”?

LG: É importante ter um fundo para emergência, pois os empreendedores trabalham com um capital de giro muito apertado. Qualquer oscilação na demanda já dificulta o funcionamento normal da empresa.

O que é “emergência” depende muito do segmento de atuação. Para uma loja de roupas, por exemplo, alterações não previstas no clima impactam o negócio e talvez até consumam o fundo.

Hotéis, por exemplo, podem sofrer com notícias de violência na cidade em que estão inseridos e assim por diante. Cada segmento tem sua própria emergência, fora as particularidades da própria empresa.

4. O que é aconselhável fazer diante de um cenário de desaceleração da economia?

LG: Diminuir custos, aumentar a eficiência e o controle de gastos e de produtos, observar os concorrentes e seguir prestando um serviço de excelência. A pesquisa entre fornecedores, a supervisão do trabalho e a criatividade são essenciais para dar conta desse desafio.

5. Como saber qual é a hora certa de abrir o cofrinho e investir na expansão da empresa? E quais áreas de expansão priorizar na hora de investir?

LG: Aqui é fundamental contratar uma empresa de consultoria especializada para auxiliar nesta questão. Eles são experientes no assunto e vão saber apontar se o momento é o ideal e por onde começar.

6. Qual é o erro mais comum que uma empresa pode cometer na hora de decidir como investir o dinheiro?

LG: Não procurar um profissional especializado e ficar apenas com as informações e sugestões dos gerentes de banco. O mercado financeiro é muito criativo e cheio de empresas com possibilidades de investimento.

É fundamental escutar outras propostas de instituições, como corretoras e fundos de investimento, para ter acesso a um panorama atrativo de perspectivas. Outro erro é achar que o mercado financeiro tem fermento e que o dinheiro aumenta como em um “passe de mágica”.

7. Como se organizar financeiramente para não gastar demais e ao mesmo tempo crescer?

LG: Ter paciência e olhar a planilha citada anteriormente. Ela vai indicar se o momento é oportuno e quanto se pode gastar.

8. Quando existe a necessidade de uma consultoria profissional?

LG: Sempre. O empreendedor precisa ter em mente a necessidade de consultorias contábil, jurídica, financeira e de negócios. É claro que ele não vai utilizar todas de uma vez. A cada mudança do mercado ou de estratégia da empresa, será possível considerar diferentes profissionais que farão a diferença em seu negócio.

9. Qual dica final você daria para quem quer manter organizado e saudável o setor financeiro da empresa?

LG: Planilhas financeiras e controle. Infelizmente, quando o assunto é dinheiro, não há outra saída.

Tudo certo?

Esperamos que essas orientações sobre fluxo de caixa tenham inspirado você a continuar empreendendo e investindo na sua marca. Faça delas sua prioridade, acredite no potencial do seu negócio e mãos à obra!

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