O que é fluxo de caixa e como aplicar? [Planilha grátis]

Papel com planilhas e uma caneta, representando a organização do fluxo de caixa
Pontos principais do artigo:
  • A gestão do fluxo de caixa é essencial para a organização financeira de um negócio e crucial para uma estratégia de crescimento eficaz;
  • Existem quatro tipos principais de fluxo de caixa: direto, projetado, livre e operacional, cada um com suas características específicas;
  • Se você quer manter suas finanças em dia, baixe agora nossa planilha de fluxo de caixa gratuita e comece a controlar as entradas e saídas do seu negócio.🚀

Está começando um negócio e não sabe como organizar as finanças? Ou já tem uma empresa há algum tempo, mas tem sido difícil administrar a receita? Fique tranquilo, pois neste artigo vamos entender o que é fluxo de caixa e como essa pode ser a solução para muitos dos problemas relacionados à gestão financeira da sua companhia.

Essencial para a organização monetária de um negócio, o fluxo de caixa é um dos fatores cruciais para uma estratégia de crescimento eficaz.

Para se aprofundar, siga a leitura do artigo e descubra os benefícios dessa ferramenta! Ou, se já quiser partir para a prática, baixe nossa planilha de fluxo de caixa gratuita:

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O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é um mecanismo contábil que possibilita o acompanhamento das entradas (como o valor das vendas) e saídas (como as despesas de fornecedores, impostos, salários de funcionários, além de gastos com energia, água e internet) de dinheiro de uma empresa.

Por meio do fluxo de caixa, é possível ter uma visão geral do empreendimento e não se perder entre os rendimentos e as contas a pagar.

Para entender melhor, acompanhe o exemplo: suponhamos que José, dono da loja XYZ, resolveu oferecer frete grátis para todos os produtos da sua marca durante uma semana. Após a promoção, ele inicialmente ficou bastante animado com o resultado, já que o faturamento foi de R$ 40 mil.

Contudo, depois de realizar a análise do fluxo de caixa, notou que a ação não foi tão incrível assim, visto que os custos para cobrir os envios gratuitos (R$ 5 mil) junto às despesas mensais (R$ 33 mil) totalizaram R$ 38 mil — o que resulta em um lucro de apenas R$ 2 mil.

Logo, o fluxo de caixa é uma ferramenta de organização financeira que apresenta ao empreendedor “a verdade nua e crua” sobre o que não está bem na gestão do negócio e pode ser aprimorado.

Confira no vídeo abaixo as dicas da Tati Rezende, Diretora Financeira da Nuvemshop, sobre esse assunto:

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Existem quatro principais formatos de fluxo de caixa. Abaixo, vamos nos aprofundar em cada um deles. Confira:

Fluxo de caixa direto

O fluxo de caixa direto é aquele que mensura as entradas e saídas do negócio diariamente, com base nas contas a pagar e a receber. Ou seja, é o modelo tradicional que garante uma visibilidade mais geral do que está disponível no caixa da empresa.

Fluxo de caixa projetado

Já o fluxo de caixa projetado foca, mais especificamente, nos gastos a vencer (como impostos, contas de água, energia, internet etc). O principal objetivo é cumprir os vencimentos das despesas, garantindo que todas sejam pagas no momento certo.

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre mede, depois de serem feitos todos os pagamentos obrigatórios, o capital disponível de curto e longo prazo, a partir de dois relatórios de projeção — um sendo de 60 a 90 dias e o outro de dois a cinco anos.

Fluxo de caixa operacional

Por fim, o fluxo de caixa operacional é aquele que enfatiza os custos operacionais de uma empresa. Ou seja, é voltado para o controle das despesas referentes à operação do dia a dia, como fornecedores e salários de funcionários.

Depois de avaliar todas as opções, você será capaz de optar por aquela que fizer mais sentido para o seu modelo de negócio. Essa escolha vai influenciar na maneira como você registra as informações financeiras. Veremos como fazer isso nos próximos tópicos do artigo.

Benefícios de fazer fluxo de caixa no seu negócio

Após entender o que é, de fato, o fluxo de caixa e seus principais tipos, chegou a hora de conhecer os motivos pelos quais você deve utilizar essa ferramenta na sua empresa. Dentre as vantagens de utilizar esse mecanismo contábil do fluxo de caixa, destacam-se quatro:

1. Controle e avaliação da gestão financeira

Ao chegar em uma forma de organizar as finanças, é possível compreender também se a empresa está seguindo por caminhos estáveis e alcançando o faturamento esperado.

Além disso, com o fluxo de caixa em dia, o planejamento dos próximos passos se torna mais fácil. No caso da loja XYZ (citada anteriormente como exemplo), fica bastante clara a necessidade de reativar a cobrança do frete e/ou de rever a estratégia de precificação de produtos da marca para cobrir melhor os custos dos envios.

💡 Saiba mais:

2. Otimização dos gastos

Se há gastos desnecessários, como embalagens caras para postagens, por exemplo, é viável encontrar fornecedores mais acessíveis ou buscar por uma alternativa sustentável.

Com tal situação reajustada, sobra capital para investir em outros aspectos e áreas do negócio, como na compra de brindes — que ajudam a fidelizar clientes no pós-venda —, na aquisição de equipamentos ou, até mesmo, de itens a mais para o estoque.

💡 Saiba mais: Manual definitivo para escolher a sua plataforma de ecommerce

3. Preparação para sazonalidades

Períodos como Black Friday e Natal são ótimos para criar promoções e de diferentes estratégias de marketing para atingir potenciais clientes. Contudo, assim como as vendas, os custos e gastos também crescem nessas datas.

Logo, com um fluxo de caixa projetado, é possível compreender quais meses poupar para gerar capital de giro e cobrir as despesas extras nas sazonalidades. Dessa maneira, seu negócio não correrá o risco de ficar no vermelho.

4. Cumprimento de obrigações legais

Ainda utilizando o fluxo de caixa projetado, seus custos relacionados à formalização do negócio também estarão em dia. Assim, se você for MEI, terá a facilidade de ter todos os impostos (IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP) reunidos em uma única alíquota.

Qual a importância do fluxo de caixa para uma empresa?

Já ouviu dizer que “o que não é medido não pode ser gerenciado”? Essa é uma frase de William Edwards Deming, estatístico e professor universitário muito conhecido no mundo dos negócios. Essa premissa reflete, basicamente, a importância de controlar o fluxo de caixa dentro de uma empresa.

Apenas quando existe um acompanhamento recorrente de tudo que entra e sai do caixa é possível manter uma gestão financeira equilibrada. Assim, os empreendedores que desejam escalar seus negócios de maneira saudável precisam realizar esse controle regularmente.

Além disso, essa ferramenta é essencial para ter uma visibilidade do cenário em que a empresa se encontra e avaliar as possibilidades para o futuro.

📹 Veja também: Como controlar o fluxo de caixa da sua loja virtual?

Como organizar a gestão do fluxo de caixa?

Para as PMEs, indica-se uma planilha de fluxo de caixa grátis, bastante simples de usar. Sugerimos a do Sebrae, que é completa e sem custos. Nela, você encontra diversas lacunas para preencher com os pontos de entrada e de saída do seu negócio, além de um espaço para comparar sua previsão com o lucro alcançado.

Caso o seu negócio seja um pouco maior — ou você deseje apenas facilitar ainda mais a sua organização financeira —, o ideal é fazer a contratação de um software de gestão online. Para lojistas Nuvemshop, existe a oportunidade de adquirir aplicativos integrados à plataforma, como Bling, ContaAzul, Tiny ERP ou GestãoClick.

Entretanto, é importante destacar que de nada adianta ter mecanismos eficazes à mão, se não utilizá-los continuamente. Crie uma rotina para fazer o fluxo de caixa da sua empresa — pode ser semanal, quinzenal e/ou mensalmente.

Por fim, não se esqueça de delimitar muito bem as categorias de custos e despesas — separando serviços e operações de salários, impostos e vendas — e de nunca misturar as contas do negócio com as pessoais.

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3 erros comuns na gestão do fluxo de caixa: o que não fazer?

Agora que você já sabe como fazer a gestão do fluxo de caixa, conheça os principais erros cometidos por empresários e empreendedores ao utilizarem essa ferramenta. Os erros mais comuns são:

1. Foco nas vendas e não no recebimento

Muitos gestores acabam registrando no fluxo de caixa o total de vendas que fizeram naquele determinado período. Porém, é importante considerar que, em alguns casos, as vendas são feitas de maneira parcelada. Assim, o recebimento também acontecerá dessa forma: divido pelos próximos meses.

Portanto, na hora de iniciar esse controle, considere o total de recebidos que entrarão, de fato, no caixa.

💡 Saiba mais: Planilha de controle de vendas

2. Falta de atualização dos dados

Como já foi mencionado, a constância é fundamental na hora de fazer o controle do fluxo de caixa. Caso contrário, torna-se muito fácil se perder nos cálculos ou esquecer de alguma informação importante.

O ideal é realizar essa marcação, no mínimo e dependendo do porte da sua empresa, uma vez por mês. Já se a movimentação no caixa e as vendas diárias são mais recorrentes, é preciso encurtar esse período, fazendo o controle semanal ou até diário.

3. Pouco detalhamento das transações

Você não precisa escrever uma redação para cada item adicionado ao fluxo de caixa, mas é importante ter cada informação clara e detalhada para que não exista nenhuma confusão ou incompatibilidade no futuro. Se isso acontecer, os retrabalhos poderão ser frequentes.

Qual frequência de fluxo de caixa é indicada para o meu negócio?

A frequência com que você deve fazer o fluxo de caixa no seu negócio pode variar dependendo das necessidades e da complexidade da sua empresa. No entanto, em geral, é aconselhável que as empresas façam o acompanhamento do fluxo de caixa regularmente. Confira algumas dicas baseadas no tamanho do seu negócio:

Fluxo de caixa diário

Para algumas empresas, especialmente as de pequeno porte ou aquelas que têm um alto volume de transações financeiras diariamente, é útil fazer um fluxo de caixa diário. Nesse modelo, todas as entradas e saídas são contabilizadas todos os dias, com acompanhamento contínuo do saldo.

Isso ajuda a manter o controle de receitas e despesas em tempo real, além de facilitar a criação de estratégias para aumento de faturamento.

Fluxo de caixa semanal

A maioria das empresas pode se beneficiar de um acompanhamento semanal do fluxo de caixa. Isso fornece uma visão mais detalhada do dinheiro que está entrando e saindo, permitindo que você tome decisões rápidas e ajuste sua gestão financeira conforme necessário.

Fluxo de caixa mensal

Um acompanhamento mensal é comum e geralmente é suficiente para muitos negócios. Ele fornece uma visão geral das finanças da empresa e ajuda a identificar tendências ao longo do tempo. Isso é especialmente importante para planejamento estratégico e orçamento.

Fluxo de caixa trimestral

Em alguns casos, empresas maiores podem optar por fazer uma análise mais profunda do fluxo de caixa a cada trimestre. Isso permite avaliar o desempenho financeiro de forma mais abrangente e tomar decisões estratégicas de médio prazo.

Entrevista bônus: estratégias para o controle de fluxo de caixa com Luciene Godoy

Se ainda restaram dúvidas sobre fluxo de caixa, não se preocupe! A seguir, compartilhamos uma entrevista com a economista Luciene Godoy, que esclareceu outros pontos sobre como organizar as finanças.

Godoy é formada pela UNESP e tem mestrado em Economia Política pela PUC-SP. Trabalhou na Bolsa de Valores durante 10 anos e já passou por diversas áreas, tendo vivenciado o mercado sob a ótica das grandes empresas. Além disso, é professora em uma universidade e empreendedora de um salão de beleza.

Luciene Godoy tem muita experiência e vive o cotidiano do empreendedor todos os dias. Então, confira as dicas para fazer seu negócio dar certo! 😉

1. Como separar o dinheiro que será usado para fazer o negócio crescer? E o que é prudente guardar para uma situação adversa?

Luciene Godoy: Em todo negócio é fundamental que não haja confusão entre a conta da empresa e as contas pessoais dos sócios. A conta da empresa deve ser usada apenas para as despesas da mesma. O controle financeiro é fundamental. Tudo tem que estar em planilhas, tudo! Assim, você consegue saber seu faturamento e, principalmente, ter dados para comparar seu desempenho financeiro em qualquer época do ano.

Pare te ajudar, criamos um modelo pronto de planilha de DRE (Demonstrativo de resultados do exercício), para que você possa fazer o controle financeiro da sua loja.

O empreendedor é um lutador. Muitos gastos a pagar, impostos, investimentos para fazer, enfim, quase nunca sobra dinheiro. Ficamos felizes de pagar todas as despesas e de tirar uma remuneração para o nosso trabalho à frente do negócio.

O ideal é que sempre se reserve 5% do lucro para emergências ou para investimento financeiro. O investimento no negócio vai depender muito do estágio em que ele se encontra. Empresas em fase inicial necessitam de bastante investimento, enquanto que negócios estabelecidos podem escalonar mais os planos.

Por exemplo, se estou começando agora meu negócio, ou comecei há pouco tempo, tenho muito a fazer na empresa (reformas, consultorias jurídica e financeira, desenvolvimento de imagem, estratégias de comunicação, de gestão e de mão-de-obra).

Se o estabelecimento ou negócio já tem mais tempo de mercado, então, tenho a manutenção e talvez alguma atualização. O montante a fazer ou investir, neste caso, é menor.

2. Qual conselho você daria para alguém que se pergunta como organizar as finanças? O que levar em consideração na hora de montar uma planilha de fluxo de caixa?

LG: A planilha, além de ajudar a controlar as contas, ajuda no planejamento. Por meio dela, o empreendedor vai visualizar quais são as datas críticas do mês e evitar assumir compromissos financeiros extras perto de tais períodos (pagamento de aluguel, salários, impostos etc).

Existem vários modelos prontos de planilha de fluxo de caixa online — indico a do Sebrae, que é grátis. Tem que ter disciplina: sempre preencher e observá-la antes de decidir novos gastos.

Procure separar os custos fixos dos variáveis e identifique-os nos dias do mês. Anote também o faturamento bruto, lembrando que os meios de pagamento cobram taxas pelo serviço, logo, aquilo que o cliente paga não será o que você receberá.

Informe tudo o que entra e sai da empresa e analise onde estão os excessos. Quando identificá-los, estabeleça planos para eliminá-los. Aqui é importante ter paciência, pois normalmente o empreendedor não tem crédito disponível para fazer diversas mudanças ao mesmo tempo.

Por exemplo: identifica-se que se gasta muito dinheiro com máquinas alugadas. A solução, então, é comprar uma máquina, mesmo que usada. Não necessariamente dá para colocar isso em prática imediatamente — o que não tem problema. O importante é estabelecer prioridades e ir suprimindo todos os pontos de gargalos.

💡 Saiba mais:

3. Quão importante é ter um fundo para emergências? E o que realmente pode ser caracterizado como “emergência”?

LG: É importante ter um fundo para emergência, pois os empreendedores trabalham com um capital de giro muito apertado. Qualquer oscilação na demanda já dificulta o funcionamento normal da empresa.

O que é “emergência” depende muito do segmento de atuação. Para uma loja de roupas, por exemplo, alterações não previstas no clima impactam o negócio e talvez até consumam o fundo.

Hotéis, por exemplo, podem sofrer com notícias de violência na cidade em que estão inseridos e assim por diante. Cada segmento tem sua própria emergência, fora as particularidades da própria empresa.

4. O que é aconselhável fazer diante de um cenário de desaceleração da economia?

LG: Diminuir custos, aumentar a eficiência e o controle de gastos e de produtos, observar os concorrentes e seguir prestando um serviço de excelência. A pesquisa entre fornecedores, a supervisão do trabalho e a criatividade são essenciais para dar conta desse desafio.

5. Como saber qual é a hora certa de abrir o cofrinho e investir na expansão da empresa? E quais áreas de expansão priorizar na hora de investir?

LG: Aqui é fundamental contratar uma empresa de consultoria especializada para auxiliar nesta questão. Eles são experientes no assunto e vão saber apontar se o momento é o ideal e por onde começar.

6. Qual é o erro mais comum que uma empresa pode cometer na hora de decidir como investir o dinheiro?

LG: Não procurar um profissional especializado e ficar apenas com as informações e sugestões dos gerentes de banco. O mercado financeiro é muito criativo e cheio de empresas com possibilidades de investimento.

É fundamental escutar outras propostas de instituições, como corretoras e fundos de investimento, para ter acesso a um panorama atrativo de perspectivas. Outro erro é achar que o mercado financeiro tem fermento e que o dinheiro aumenta como em um “passe de mágica”.

7. Como se organizar financeiramente para não gastar demais e ao mesmo tempo crescer?

LG: Ter paciência e olhar a planilha citada anteriormente. Ela vai indicar se o momento é oportuno e quanto se pode gastar.

8. Quando existe a necessidade de uma consultoria profissional?

LG: Sempre. O empreendedor precisa ter em mente a necessidade de consultorias contábil, jurídica, financeira e de negócios. É claro que ele não vai utilizar todas de uma vez. A cada mudança do mercado ou de estratégia da empresa, será possível considerar diferentes profissionais que farão a diferença em seu negócio.

9. Qual dica final você daria para quem quer manter organizado e saudável o setor financeiro da empresa?

LG: Planilhas financeiras e controle. Infelizmente, quando o assunto é dinheiro, não há outra saída.

Tudo entendido sobre fluxo de caixa?

Esperamos que essas orientações sobre fluxo de caixa tenham inspirado você a continuar empreendendo e investindo na sua marca. Faça delas sua prioridade, acredite no potencial do seu negócio e mãos à obra!

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Aqui você encontra:
Perguntas frequentes sobre fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o movimento de entrada e saída de dinheiro do caixa de uma empresa. Utilizando essa ferramenta, é possível ter mais controle financeiro e garantir o crescimento sustentável para um negócio.

Fluxo de caixa direto, fluxo de caixa projetado, fluxo de caixa livre e fluxo de caixa operacional.

Fazer controle do seu fluxo de caixa permite que você tenha uma visão mais ampla da sua gestão financeira. Dessa forma, você pode otimizar seus gatos, preparar-se para sazonalidades e cumprir suas obrigações legais com maior cuidado e segurança.

Quando existe um acompanhamento recorrente do fluxo de caixa, é possível manter uma gestão financeira equilibrada. Além disso, essa ferramenta é essencial para ter visibilidade do cenário em que a empresa se encontra.

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