O que é gestão de estoque, importância e guia de como fazer

Pontos principais do artigo:

• Gestão de estoque é o planejamento, controle e organização de todos os produtos armazenados na empresa. Seu objetivo é otimizar o capital de giro e garantir um nível de estoque compatível com o ritmo de vendas;
• Os métodos de gerenciamento de estoque mais utilizados são: curva ABC, just in time, custo médio, PEPS e UEPS;
• Esses métodos podem ser aplicados aos principais tipos de estoque são, como estoque mínimo, estoque de segurança, estoque máximo, estoque sazonal, estoque consignado, estoque inativo e dropshipping;
• Algumas plataformas de e-commerce, como a Nuvemshop, permitem que você crie uma loja virtual grátis e faça toda a gestão de estoque por meio de sistemas automatizados.

Para ter sucesso, uma empresa precisa saber comprar e vender com eficiência, certo? Nesse sentido, a gestão de estoque é uma função essencial para organizar os produtos que ficam armazenados, otimizar os custos e agilizar as entregas.

Com um bom gerenciamento de estoque, é possível atender às demandas com mais agilidade e qualidade. Como resultado, estes benefícios reduzem significativamente os custos do processo, desde a compra com fornecedores até o envio ao consumidor.

Portanto, ao longo deste artigo, vamos descobrir o que é gestão de estoque na logística, quais os seus benefícios para o negócio e algumas dicas para realizar essa tarefa de forma mais eficiente. Pronto para começar? Então, vamos lá!

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O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é o processo de organizar, controlar e planejar as mercadorias armazenadas de uma empresa, monitorando desde o seu armazenamento até a venda.

Ou seja, este gerenciamento envolve mais do que a organização do espaço físico. É por meio dele que se tem conhecimento da quantidade de produtos a ser encomendada, que se faz a programação de novas compras e o agendamento com fornecedores, por exemplo.

Dessa forma, vemos que é essencial o monitoramento diário de entrada e saída de produtos para garantir que os níveis de mercadoria atendam à demanda dos clientes, otimizando os custos e processos relacionados.

Quer se aprofundar no assunto? Então, confira o vídeo abaixo sobre o que é e como fazer a gestão de estoque:

Por que fazer gestão de estoque?

Uma boa gestão de estoque permite que a empresa encontre o equilíbrio entre oferta e demanda, melhorando o processo de compras e otimizando o capital de giro do negócio.

Isso porque o controle rígido das mercadorias garante que não vão faltar produtos para atender à procura (o que significa que nenhuma venda será perdida) e nem haverá mercadorias em excesso (o que representaria itens parados, sem trazer retorno financeiro).

Além de otimizar os custos de estoque, o gerenciamento também melhora a eficiência operacional da logística de compra e entrega, garantindo mais pontualidade e agilidade nos pedidos.

Por fim, todo esse processo impacta diretamente no atendimento ao cliente, que encontra itens sempre com disponibilidade no estoque e recebe as mercadorias no prazo, aumentando os níveis de satisfação e fidelização dos consumidores.

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Quais são os principais tipos de estoque?

Existem vários tipos de estoque que podem ser utilizados para controlar o nível de produtos armazenados. A seguir, vamos nos aprofundar nos principais:

Dropshipping

No modelo de dropshipping, a empresa não mantém nenhum tipo de estoque físico, mas faz parcerias com fornecedores para que eles enviem os produtos diretamente aos clientes quando forem vendidos.

Funciona assim: o cliente faz o pedido no site, escolhendo as mercadorias de acordo com o catálogo de itens disponíveis. Quando a compra é realizada, o lojista a repassa para o fornecedor, que envia a mercadoria direto para o consumidor final.

Nesse sistema, não existe a necessidade de armazenar mercadorias, já que toda a logística de entrega é responsabilidade do fornecedor. Basta ter uma loja virtual própria e parceiros de confiança para enviar os produtos aos seus clientes.

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Estoque mínimo

Estoque mínimo é a quantidade mínima de mercadorias que uma empresa precisa manter para atender à demanda durante determinado período, evitando que faltem produtos ou sobrem peças paradas.

Esse tipo de estoque considera a média de vendas diária de cada item e o tempo de reposição do fornecedor. Por isso, também é conhecido como ponto de reposição, já que indica o momento em que é necessário fazer novos pedidos para evitar o desabastecimento.

Estoque de segurança

Também conhecido como estoque de reserva, o estoque de segurança é uma margem extra de produtos para lidar com variações na demanda, atrasos de fornecedores ou outros fatores imprevisíveis.

Geralmente, esse nível de estoque é calculado a partir da quantidade mínima de mercadorias mais uma margem de segurança que pode variar de 15 a 20% da média de vendas. Assim, é possível manter a oferta de produtos mesmo diante de imprevistos.

💡 Saiba mais: O que é gestão de pedidos e como escolher o software ideal?

Estoque máximo

Estoque máximo é o limite de armazenamento para determinado produto. Ou seja, é o nível máximo de peças que a empresa pode manter evitando prejuízos com excesso de mercadorias.

Isso significa que, quando o armazenamento atinge essa máxima, é preciso parar de fazer novos pedidos até que o total de peças paradas diminua. Por isso, a administração de estoque máximo deve considerar sempre a quantidade de produtos no estoque mínimo mais o lote de reposição.

Estoque sazonal

Estoque sazonal (ou estoque de antecipação) é a quantidade de mercadorias extras que o lojista adquire para suprir o aumento da procura em momentos específicos, como Natal, Dia das Mães ou Dia das Crianças.

Essas variações na demanda podem estar relacionadas a datas comemorativas, ao clima ou a eventos, como a Black Friday. Por isso, a dica para planejar a gestão de estoque em sazonalidades é se manter atento ao calendário comercial e analisar o histórico de vendas do ano anterior.

💡 Saiba mais: Como aproveitar ao máximo o período pós-Black Friday?

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Estoque consignado

No estoque consignado, as mercadorias ficam armazenadas no estoque da empresa, mas ainda não foram compradas, ou seja, pertencem ao fornecedor. Nesse caso, o lojista compra apenas a quantidade que revender, com a possibilidade de devolução do restante.

A grande vantagem desse modelo é que é possível oferecer uma grande variedade de produtos sem precisar investir para comprar todos esses itens. Entretanto, essas mercadorias, geralmente, têm baixa margem de lucro e aumentam os custos com armazenamento e manutenção do estoque.

Estoque inativo

Também conhecido como estoque morto, o estoque inativo são os produtos que não tiveram saída por um período considerável de tempo. Ou seja, estão parados no local de armazenamento sem trazer retorno financeiro.

Fazer o gerenciamento desse tipo de mercadoria é fundamental para evitar prejuízos com produtos que perdem a validade ou ficam desatualizados com o passar do tempo, o que diminui ainda mais o seu valor de revenda.

💡 Saiba mais: O que é ponta de estoque e como vender peças paradas?

Quais são os principais métodos de gerenciamento de estoque?

Agora que você já sabe o que é gestão de estoque, vamos partir para os principais métodos de gerenciamento. Confira:

Curva ABC

A curva ABC classifica os produtos em três categorias de acordo com o volume de vendas ou a receita gerada por cada um. Nesse sentido, os itens da “Classe A” são os mais importantes, seguidos pelos de “Classe B” e, por último, os de “Classe C”.

Os benefícios desse método de gestão de estoque são muitos. Mas destacamos, principalmente, o conhecimento sobre o giro de produtos e a otimização das operações.

Afinal, entendendo quais mercadorias trazem mais retorno financeiro, é mais fácil manter sempre um estoque de segurança para esses itens, garantindo a constância das vendas e do faturamento do negócio.

💡 Saiba mais: O que é curva ABC e como fazer? [+ planilha grátis]

Just in Time

O modelo Just in Time (ou “no momento exato”) é um método de gerenciamento que busca manter o mínimo de estoque possível para atender a demanda. Nesse caso, os pedidos de reposição são realizados apenas quando for realmente necessário.

Aqui, o objetivo é reduzir custos com armazenamento e eliminar o risco de ficar com estoque parado causando prejuízo.

No entanto, fazer a administração de estoque no limite mínimo requer um trabalho mais próximo aos fornecedores. Isso porque, caso haja picos na demanda ou atrasos na entrega, o estoque pode ficar totalmente desabastecido e causar a perda de vendas.

💡 Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calculá-la?

Custo Médio

A gestão de estoque por meio do custo médio serve para determinar o preço final das mercadorias que serão vendidas ao consumidor. Esse método também pode ser conhecido como preço médio ou média ponderada móvel.

Nesse caso, soma-se o valor dos produtos que já estão em estoque com o custo das novas mercadorias e divide-se pelo total de itens. O resultado representa o custo médio do produto e determina o valor usado para calcular a tributação da empresa.

Resumidamente, o gerenciamento de estoque com custo médio atribui um custo médio ponderado a itens semelhantes ao invés de usar seus custos unitários individuais. Com isso, podemos resolver problemas como:

• Grandes volumes de itens com preços semelhantes passando pelo estoque;
• Unidades idênticas ou quase indistinguíveis;
• Unidades difíceis e demoradas para rastrear;
• Custos flutuantes de materiais.

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PEPS

O método PEPS (sigla para “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”) é um dos modelos de gerenciamento de estoque mais utilizados e busca vender as mercadorias de acordo com a ordem cronológica. Ele também pode ser conhecido como FIFO (sigla para “First In, First Out”).

Ou seja, os produtos que estão no estoque há mais tempo devem ser utilizados antes dos que chegaram recentemente.

Isso contribui para evitar acúmulo de produtos e reduzir desperdícios, já que as mercadorias não correm o risco de ficar obsoletas ou com prazo de validade vencido no estoque, o que poderia causar prejuízo para a empresa.

💡 Saiba mais: O que é o método FIFO e quais as suas vantagens?

UEPS

O modelo UEPS (“Último a Entrar, Primeiro a Sair”) é o contrário do PEPS. Nesse caso, os produtos mais recentes que entraram no estoque são os primeiros a serem consumidos ou vendidos.

Geralmente, essa tática é usada para vender os produtos mais caros antes, uma vez que os itens que já estão no armazém tendem a ter um custo menor. Dessa forma, existem menos lucros tributáveis, o que resulta em menos obrigações fiscais.

Entretanto, esse método de gestão de estoque não é aceito pela legislação brasileira e não pode ser utilizado na emissão de documentos fiscais da empresa. Então, fique atento a isso.

Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente

Agora que já entendemos o que é e quais as vantagens de fazer a gestão de estoque na logística, confira algumas dicas para fazer gerenciar os produtos com eficiência:

1. Faça um inventário de estoque

O primeiro passo para uma gestão eficiente é identificar tudo que existe no local de armazenamento. Para isso, a dica é fazer um inventário do estoque, ou seja, uma lista completa das mercadorias disponíveis.

Esse também é uma ótima oportunidade para organizar, classificar e atualizar o endereçamento dos produtos, separando-os por categorias de acordo com suas características. Dessa forma, é possível facilitar a visualização e movimentação dos itens armazenados.

2. Mantenha um controle de entrada e saída

Não deixe de registrar todas as entradas e saídas de produtos. Assim, você minimiza a possibilidade de erros futuros.

Por exemplo, imagine que você não acompanhou quais mercadorias foram vendidas em sua loja virtual. Seu registro não estava em dia e, portanto, ainda constava em seu catálogo que havia mais duas unidades de determinado item.

Agora, pense que um cliente comprou, pagou e, só então, você percebeu que não havia mais daquela mercadoria para vender. Nesse caso, a compra terá que ser cancelada, o que vai impactar a imagem da sua marca e fazer com que essa pessoa, provavelmente, não volte a comprar com você no futuro.

Esse tipo de situação desagradável pode ser evitada se houver um controle rígido sobre o estoque. Mas, se você não sabe por onde começar essa tarefa, sugerimos que baixe gratuitamente a planilha de controle de estoque abaixo e assista ao curso sobre o assunto:

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3. Analise o histórico de vendas

A análise do histórico de venda permite identificar os produtos que têm mais saída e aqueles que ficam parados no estoque. Assim, é possível se programar para não perder vendas por falta de mercadorias nem acumular itens em excesso no local de armazenamento.

Além disso, atente-se também ao caso de produtos sazonais, ou seja, aqueles que vendem mais em determinadas épocas do ano. Nesse caso, é preciso considerar a sazonalidade na hora de planejar o estoque e garantir uma reserva extra de mercadorias para essas datas.

💡 Saiba mais: Como fazer o planejamento de estoque?

4. Tenha atenção aos fornecedores

Se a entrega do fornecedor atrasar, pode influenciar também o envio a do produto ao cliente final e a experiência de compra com a sua marca. Por isso, é muito importante encontrar fornecedores confiáveis e que cumpram os prazos combinados para reposição do estoque.

Assim, você evita a falta de mercadorias e pode manter um relacionamento de longo prazo, conquistando a chance de negociar preços, descontos e termos de pagamento mais favoráveis.

💡 Saiba mais: Como escolher bons fornecedores?

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5. Use um sistema de controle de estoque

Um bom gerenciamento de estoque exige o acompanhamento detalhado de informações de várias mercadorias. Mesmo em pequenas empresas, isso pode representar um grande volume de dados para analisar.

Por isso, contar com o suporte de software automatizado para controle de estoque é uma maneira de otimizar e agilizar o processo, automatizando tarefas como registro de entrada e saída de mercadorias, inventário e análise do histórico de venda, por exemplo.

💡 Saiba mais: O que é o sistema MRP e quando adotar na sua empresa?

Vale a pena usar sistemas de controle de estoque?

Um sistema de controle de estoque pode automatizar diversas tarefas relacionadas à gestão de mercadorias e reduzir o risco de erros humanos na contagem manual ou inserção de dados. Por isso, a resposta é sim: vale a pena apostar nos sistemas automatizados para o gerenciamento de estoque.

Isso porque esse tipo de tarefa é uma das mais demoradas no processo de logística e desvia o tempo de trabalho que poderia estar sendo dedicado a outras áreas do negócio, como vendas ou planos de expansão. Ou seja, automatizar a gestão também é uma forma de gerar lucro para a empresa.

Fazer a mudança para um software automatizado pode beneficiar o negócio de várias maneiras importantes. Algumas das vantagens são:

• Atualizações instantâneas no número de itens disponíveis;
• Redução de erros na inserção de dados;
• Diminuição de custos por compras que não são necessárias;
• Otimização do tempo de trabalho;
• Garantia de disponibilidade de produtos para o cliente;
• Análise do giro de produtos no estoque;
• Segurança de dados.

Se você tem uma loja Nuvemshop, pode fazer essa automação integrando a sua loja online ao sistema de gestão de estoque da TagPlus, um aplicativo voltado a lojistas que desejam realizar um controle rápido e fácil de suas vendas, pedidos, cadastro de clientes e controle de estoque.

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Quais são os riscos de não fazer uma boa gestão de estoque?

O principal objetivo de manter o armazenamento organizado é fornecer aos clientes os produtos que eles desejam, quando e como eles os esperam. Por isso, os principais riscos de não fazer uma boa gestão de estoque estão relacionados à satisfação dos clientes e à lucratividade do negócio.

No entanto, a falta de atenção ao planejamento e gestão das mercadorias também pode impactar negativamente todas as etapas do processo logístico. Veja alguns exemplos:

• Ruptura de estoque: como não existe o controle de mercadorias, o estoque pode ficar totalmente desabastecido, o que resulta em pedidos não atendidos, clientes insatisfeitos e perda de vendas;
• Gastos desnecessários: por adquirir produtos que já estavam presentes no estoque, uma vez que não se sabe, com exatidão, a quantidade de produtos disponíveis;
• Falta de capital de giro: sem um planejamento de compras, a empresa pode investir o dinheiro em mercadorias desnecessárias, imobilizando os recursos de investimento;
• Aumento dos prazos de entrega: devido à falta de organização do estoque, o que prejudica prazos e a qualidade dos serviços prestados;
• Perda de oportunidades: sem uma visão clara do estoque, a empresa pode perder oportunidades de vendas, promoções e negociações com fornecedores;
• Tomadas de decisões ineficazes: uma vez que não existe um controle rígido do inventário, as tomadas de decisão não são pautadas em métricas reais, o que pode prejudicar os resultados futuros.

Tudo entendido sobre gestão de estoque?

Com a gestão de estoque, uma empresa pode se planejar melhor e otimizar o capital de giro do negócio, gerando mais lucro sem desperdiçar recursos ou mercadorias paradas. Por isso, esperamos que este artigo tenha sido útil para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto.

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