O que é controle de estoque e como fazê-lo?

Por: Raquel Lisboa
O que é controle de estoque e como fazê-lo?

Aqui você encontra:

Depois de encontrar um fornecedor confiável e receber os produtos da sua loja virtual, o próximo passo é fazer o controle de estoque.

Este é um dos processos internos mais importantes de um negócio e, por isso, vamos solucionar diversas dúvidas sobre o tema, como: o que é controle de estoque, para que serve e quais são os principais erros ao realizá-lo.

Bloco de notas à mão? Então sigamos! 📝

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é a gestão dos fluxos de entrada e saída de produtos. Seu objetivo é garantir a organização da provisão e as quantidades corretas para suprir a demanda.

Tipos de mercadoria

De modo geral, um estoque pode armazenar dois tipos de mercadoria, que são:

  1. Matéria-prima: materiais para a criação de diferentes produtos — para indústria (larga escala);
  2. Produto para varejo: artigos que são vendidos ao consumidor final — para comércio (menor escala).

Quais são os tipos de controle de estoque?

Os principais modelos de controle de estoque são dois também:

  1. Permanente: gerenciamento de entrada e saída feito em tempo real. Quando os produtos chegam a um limite pré-determinado, é possível programar uma reposição;
  2. Temporário: gestão realizada ao final de um ciclo já estabelecido. Comumente utilizado para compor o Balanço Patrimonial de uma empresa.

Tipos de mensuração

A estimativa do controle de estoque, por sua vez, pode ser feita de duas maneiras:

  1. Mensuração física: soma das quantidades de cada tipo de produto;
  2. Mensuração monetária: soma dos custos de cada mercadoria.

Quais são os métodos de gerenciamento de estoque?

Já em relação à sistematização do controle de estoque, existem cinco modelos que são os mais utilizados no varejo. A seguir, confira as características de cada um.

1. PEPS

PEPS significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Ou seja, os itens antigos do estoque devem ser prioridade no despacho das remessas.

Esse método geralmente é aplicado em mercadorias que possuem prazo de validade, como as dos segmentos de alimentos e bebidas.

2. UEPS

UEPS significa “último a entrar, primeiro a sair”. Isto é, os itens mais novos devem ser vendidos primeiro. De maneira oposta ao formato anterior, este deve ser empregado apenas se os produtos não forem perecíveis.

3. Custo médio

Custo médio, como o próprio nome indica, é a soma dos custos das mercadorias novas e das antigas, dividida pela quantidade total dos artigos.

Por exemplo: se entraram 10 novos produtos de R$ 10 (= R$ 100) e, no depósito, já tinham 12 produtos antigos de R$ 5 (= R$ 60), o cálculo será:

R$ 100 + R$ 60 = R$ 160 / 22 = R$ 7,27

Dessa forma, R$ 7,27 é o custo médio de cada item que você tem em estoque. Com esse valor, é possível renovar a precificação dos produtos.


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4. Just in time

Just in time — “na hora certa”, em português — é uma metodologia que tem como princípio manter a menor quantidade de produtos em depósito e evitar desperdícios.

No entanto, para que funcione de fato, é essencial ter uma parceria com um fornecedor que ofereça prazos de entrega rápidos. Além disso, o controle de estoque deve ser do tipo permanente.

5. Curva ABC

Por fim, a curva ABC é o método que classifica produtos a partir do grau de rotatividade. Logo:

  • A está para produtos com alta saída (os carros-chefe de uma loja virtual);
  • B está para artigos que possuem média rotatividade e geram menos lucro que os do tipo A;
  • C está para itens com baixa saída.

Em relação aos métodos de controle de estoque, vale ressaltar que, pelo Ministério da Fazenda, apenas o PEPS e o custo médio são considerados modelos válidos para contabilizar e comprovar valores na declaração do Imposto de Renda.

Assim, todas as metodologias apresentadas acima contemplam parâmetros puramente gerenciais (e não contábeis), ok?

Por que fazer controle de estoque é importante?

Dentre as diversas vantagens do controle de estoque, destacam-se três, que são:

1. Controlar o fluxo de caixa

Ao organizar o estoque do seu negócio, você tem a chance de compreender com mais clareza o que deve ser comprado e o que pode ser retirado dos próximos pedidos ao fornecedor. Dessa forma, previnem-se faltas e prejuízos.

Por consequência, o dinheiro é investido em produtos rentáveis (com média e alta saída), que de fato movimentam o caixa e geram um capital de giro sustentável. 💰


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2. Aumentar as vendas

Ao fazer o controle de estoque da sua loja online, você está à frente dos concorrentes — especialmente daqueles que não realizam tal gestão.

Por estar acompanhando recorrentemente a provisão, é possível se preparar para vendas sazonais, por exemplo, e entrever um maior volume de saída. Com isso, os artigos são comprados com antecedência para atender a demanda que surgir.


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3. Zelar pela reputação da empresa

Ao gerenciar seu estoque e mantê-lo fisicamente organizado, suas entregas se tornam mais ágeis. Afinal, é fácil encontrar as mercadorias solicitadas, dar baixas e despachá-las.

Isso, como efeito, ocasiona em feedbacks positivos provindos da clientela — seja por e-mails, em comentários nas páginas dos produtos e/ou em posts nas redes sociais (visível a todos os seguidores da sua marca).


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Como fazer controle de estoque?

Abaixo, listamos quatro pontos para se atentar ao fazer a gestão de estoque do seu negócio. Além disso, ao final do capítulo, confira um vídeo-bônus sobre o assunto.

1. Organizar o ambiente físico

O primeiro passo para fazer controle de estoque é ordenar seu espaço físico. Para isso:

  • Utilize estantes e caixas organizadoras;
  • Agrupe os objetos a partir de suas características (tipo, cor, tamanho etc);
  • Crie regras básicas (como, por exemplo, colocar os produtos com vencimento mais próximo à frente).

Ademais, lembre-se de definir processos e responsáveis por cada etapa: o funcionário 1 fica encumbido de receber os produtos do fornecedor e conferi-los; o funcionário 2, de organizar os itens do depósito; o funcionário 3, de cadastrá-los na loja virtual, por exemplo.

2. Fazer o inventário

Para que não haja excessos, nem lacunas no seu estoque, acompanhe-o constantemente. Assim:

  • Delimite períodos para verificar seu catálogo de produtos (e cumpra-os!);
  • Realize um balanço de vendas (artigos com mais e menos rotatividade);
  • Aplique as mensurações física e monetária, comentadas anteriormente (para entender se o faturamento está estável, crescente ou decrescente).

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3. Cadastrar os produtos

Cadastrar os produtos na sua loja virtual vai depender exclusivamente das possibilidades da plataforma de e-commerce em que ela está inserida.

Na Nuvemshop, oferecemos a opção de registrar artigos com e sem variáveis (cores e tamanhos, por exemplo). Ademais, se você os tiver listados em uma planilha do Excel (.csv), é possível cadastrá-los de forma massiva:

Vale destacar aqui a importância de manter um padrão entre os cadastros virtuais das mercadorias e os agrupamentos do estoque físico, ok? Assim, será muito mais fácil encontrar os produtos no momento de despachá-los.

4. Determinar períodos de compras

Além de cultivar um bom relacionamento com o fornecedor, é essencial vocês terem um calendário de compras com estimativas de prazo. Com isso:

  • As possibilidades de prejuízo se tornam bem menores (especialmente em sazonalidades, como a Black Friday);
  • As condições de pagamento não tendem a comprometer o fluxo de caixa (já que foram combinadas com antecedência).

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Vídeo-bônus: dicas sobre como organizar o estoque da sua loja virtual

Para rever alguns dos tópicos anteriores e descobrir orientações extras sobre como fazer controle de estoque, assista a este vídeo:

Quais são os principais erros cometidos na gestão de estoque?

Agora que sabemos os passos básicos para fazer controle de estoque, vamos conhecer os três maiores erros praticados por lojistas nesse processo interno. Assim, você não correrá o risco de cometê-los.

1. Não ter cuidado com o picking

Picking (ou order picking) é a etapa de separação do produto antes de enviá-lo ao consumidor.

Logo, não fazer uma segunda verificação da mercadoria no picking (se não tem defeito, se não está vencida etc) pode ocasionar em um processo de logística reversa. E não é isso que queremos, certo?

Além de ser um procedimento um tanto burocrático, vai interferir no controle de estoque — afinal, o que deveria ser o despacho de apenas um produto, se tornará de dois. Fora o transtorno de ter que contatar o fornecedor e solicitar reembolso ou troca do item.


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2. Não fazer queima de estoque

Melhor um produto circulando com um preço menor do que estacionado na estante do seu estoque sem gerar lucro, não é mesmo?

Portanto, ao notar produtos parados no depósito, organize uma queima de estoque. Para isso, você pode:

  • Criar kits promocionais de mercadorias complementares (como tênis e meias, por exemplo);
  • Disponibilizar cupons de desconto para serem utilizados apenas nesses artigos;
  • Alterar os preços na própria plataforma de e-commerce da sua loja virtual.

Apenas tome cuidado para vendê-los a valores que cubram os custos e ainda gerem certo retorno ao seu caixa, combinado?


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3. Não automatizar o sistema de controle de estoque

Atualmente é impossível ter uma loja virtual e não automatizar a gestão de estoque. Afinal, se for necessário dar baixas manuais a cada venda, a chance de erros serem cometidos é grande.

Assim, mecanizar tal sistema é sinônimo de otimização da rotina + agilidade e praticidade.

Na Nuvemshop, além das baixas automáticas e da possibilidade de configurar uma quantidade mínima de estoque para ser notificado (e os produtos não ficarem esgotados), oferecemos uma integração com o Tiny ERP.

O Tiny ERP é uma solução pensada para PMEs que desejam potencializar a recepção de pedidos, a atualização do estoque, a elaboração das etiquetas de envio e a emissão de notas fiscais:

Tudo certo?

Esperamos que, com este conteúdo, você tenha tirado suas principais dúvidas sobre controle de estoque. Como visto, com uma pitada de organização e automatização do processo, tudo se torna bem mais simples.

Caso queira encontrar dicas similares, indicamos as categorias Logística e Estratégia do Blog da Nuvemshop.

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