O que é inventário de estoque, importância e como fazer um?

Inventário de estoque é uma lista de produtos e materiais que uma empresa possui em seu espaço de armazenamento (seja interno ou externo). Já o ato de fazer inventário significa identificar, classificar e precificar os produtos do estoque de forma padronizada. Assim, a empresa consegue manter um controle de estoque eficiente.

Você já cancelou uma compra em seu negócio por falta de produtos em estoque? Ou teve que criar estratégias de venda para se livrar de um item encalhado, que não era comprado de jeito nenhum? Todas essas questões podem ser resolvidas com um inventário de estoque.

Resumidamente, o inventário é uma lista de mercadorias armazenadas de uma empresa, interna ou externamente. Assim, o empreendedor consegue ter o pleno controle de estoque de sua operação, evitando itens parados e ajudando a manter as prateleiras sempre abastecidas.

Então, se você quer saber como fazer inventário de estoque e a sua importância, continue com a leitura deste conteúdo. Vamos lá?

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é um sistema de identificação, classificação e precificação de todos os produtos armazenados de uma empresa. Ou seja, é uma lista completa de mercadorias e materiais disponíveis.

Dessa maneira, essa contagem ajuda a manter o estoque de uma empresa organizado, além de evitar problemas com a falta de produtos necessários à venda, assim como no controle de excesso de mercadorias paradas.

O processo de inventário de estoque é regularizado pelas Normas Brasileiras de Contabilidade, de modo que as empresas devem manter o registro de suas mercadorias em um livro específico. Para os negócios que são tributados pelo Lucro Real, por exemplo, a listagem do estoque também entra na escrituração contábil do negócio, sendo importante para contabilizar o patrimônio.

💡 Saiba mais: O que é ponta de estoque

Para que serve o inventário de estoque?

O inventário de estoque serve para auxiliar um empreendedor no controle do armazenamento de seu negócio.

Com a listagem dos produtos em mãos, é possível saber exatamente quais são as mercadorias, matérias-primas e a quantidade certa que uma empresa tem em estoque.

Uma gestão de estoque eficiente é importante para redução de custos, facilitar o cálculo de giro das mercadorias e aperfeiçoar o processo de compras, reduzindo o capital de giro do negócio.

Assim, o inventário de estoque tem um papel fundamental para alcançar o sucesso na produção e nas vendas.

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Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque garante a saúde financeira de um negócio. Além disso, a listagem de produtos ajuda nos seguintes pontos:

• Verificar se os dados contábeis de entrada e saída dos produtos estão de acordo com que está estocado fisicamente;
• Analisar se existiu prejuízo com perda, danificação ou extravio de produto;
• Evitar produtos parados;
• Determinar um estoque de segurança;
• Entre outros.

💡 Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calculá-la?

Outra grande vantagem de fazer a contagem de produtos é entender quando um item precisa ser comprado em maiores quantidades, garantindo que o seu negócio não sofrerá com a falta de mercadorias.

💡 Saiba mais: Como escolher o sistema de controle de estoque certo para sua empresa?

Quais são as vantagens do inventário de estoque?

O inventário de estoque oferece uma série de benefícios cruciais para a gestão eficiente de uma empresa. Confira os principais a seguir:

Redução das perdas

Um inventário de estoque bem-executado é uma ferramenta poderosa para a redução de perdas e custos. Por meio da quantificação precisa dos produtos armazenados, os gestores podem evitar compras excessivas de matéria-prima, ajustando os pedidos conforme a demanda real.

Além disso, a comparação entre o inventário físico e o contábil permite identificar desvios, furtos e obsolescências, proporcionando uma gestão mais eficiente dos recursos e minimizando desperdícios.

💡 Saiba mais: O que é gestão de pedidos e como escolher o software ideal?

Melhoria do atendimento ao cliente

O controle efetivo do estoque impacta diretamente na experiência do cliente. Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis, os vendedores podem otimizar as vendas, fornecendo informações precisas aos clientes.

Isso evita erros comuns, como vender produtos indisponíveis ou prometer entregas imediatas, o que poderia prejudicar a reputação da empresa. A transparência resultante de um inventário bem gerenciado fortalece a confiança do cliente, contribuindo para a fidelização e a construção de uma sólida reputação de confiabilidade no mercado.

Cumprimento da legislação

A consistência entre o inventário físico e o contábil desempenha um papel crucial no cumprimento das obrigações legais. Inconsistências podem levar a autuações fiscais, com possíveis multas elevadas.

O Fisco pode penalizar empresas que apresentem diferenças entre o estoque declarado e o real. Portanto, um inventário preciso não apenas melhora a gestão interna, mas também protege a empresa contra implicações legais, preservando sua saúde financeira.

Quando é preciso fazer o inventário de estoque?

Existem alguns sinais que indicam que está na hora de fazer o inventário da sua empresa. Veja os principais:

• Você tem muito estoque parado, ou seja, produtos encalhados;
• Nos últimos tempos, houve registros de itens extraviados;
• A empresa já deixou de entregar um produto por falta de estoque ou atrasou o prazo;
• Está difícil quantificar as compras da empresa em relação à demanda dos produtos.

Quais os tipos de inventário de estoque?

Agora que você já sabe o que é inventário de estoque e para que serve, veja uma lista dos principais tipos, características e finalidades de uso a seguir:

Inventário rotativo

O inventário rotativo tem o objetivo de distribuir as contagens de produtos ao longo do ano, divididos em grupos, em intervalos regulares, como diários, mensais, bimestrais, semestrais etc. Dessa forma, o processo se torna mais rápido e eficiente.

Por exemplo, se você vende roupas, pode contabilizar as peças da sua loja por dia de semana, dessa forma:

• Camisetas na segunda-feira;
• Calças jeans na terça-feira;
• Peças íntimas na quarta-feira;
• Saias na quinta-feira;
• Acessórios na sexta-feira.

A frequência da contagem de estoque vai variar de acordo com a empresa, bem como a organização do controle. Se o seu negócio tem um bom giro de mercadorias, o tempo entre as contagens precisa ser pequeno, para garantir maior administração.

💡Saiba mais: Como calcular e gerenciar o giro de estoque?

Inventário periódico

Neste tipo de inventário, a contagem dos produtos não acontece rotineiramente. Ela é feita no final de um período definido pela empresa.

O objetivo é atualizar dados do sistema de estoque e criar demonstrativos financeiros mais detalhados.

Inventário parcial

Já no inventário parcial, é avaliado apenas uma parte do estoque da empresa.

Negócios que têm um grande armazenamento de produto, com vários tipos de mercadorias, utilizam esse tipo de inventário para ter um controle maior somente de alguns itens mais estratégicos da operação.

Inventário anual

O inventário anual diz respeito à contagem de mercadorias de um negócio ao final do ano fiscal, isto é, entre janeiro e dezembro. O objetivo dessa lista é realizar o balanço das mercadorias em estoque e basear as decisões do próximo ano.

Inventário geral

Por fim, o inventário geral envolve a contagem e identificação de todos os bens de uma empresa, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário etc.

Na contabilidade, esse tipo de listagem é relevante para avaliar o patrimônio de um negócio.

Como fazer um inventário de estoque?

A seguir, veja o passo a passo de como fazer um inventário de negócio:

Organize os produtos antes de fazer a contagem

Antes de começar a contagem de produtos, organize o espaço. Você vai precisar ordenar o estoque, separar os produtos selecionados para a lista e organizar os itens fora do lugar. Dessa forma, o inventário saíra mais fluído e eficiente.

💡 Saiba mais:

• O que é MRP e como funciona o sistema?
• O que é e como fazer o endereçamento de estoque?

Escolha um horário calmo para começar

Defina um horário específico para realizar a contagem. Evite horários de muito movimento ou circulação de mercadorias, já que isso pode afetar a eficiência da sua listagem.

Faça a recontagem

Como organizar o inventário é uma tarefa manual, faça uma recontagem para garantir de que os números são reais.

Informações incorretas podem prejudicar a empresa faturamento caso precise de uma mercadoria que está como disponível no sistema, mas que não tem no estoque.

A forma mais eficiente de fazer este tipo de recontagem é encontrar uma solução de vendas online que faça integração com um ERP, ou seja, um Sistema de Gestão Integrado. Assim você consegue ter as informações completas sobre o seu seu armazenamento, evitando erros operacionais.

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Detalhe os itens

Por fim, organize os detalhes dos produtos especificando as suas características, como numeração do lote, validade e tipo de produto. Isso tudo facilita na hora de rastrear um determinado item armazenado.

💡 Saiba mais: O que é dark store e como funciona esse modelo de loja?

E aí, pronto para fazer o inventário de estoque?

Ao longo deste artigo, vimos o que é inventário de estoque e como fazer um para o seu negócio. Lembre-se sempre de organizar as prateleiras do seu armazenamento antes de começar a contagem, dessa forma você garante que as informações estejam corretas.

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