O que é gestão de pedidos e como escolher o software ideal?
Pontos principais do artigo:
- A gestão de pedidos envolve todas as etapas de gerenciamento de uma venda, desde a compra até a entrega do produto ou serviço ao cliente;
- Um bom sistema de gerenciamento de pedidos deve oferecer ferramentas de automação, recursos para gerir o relacionamento com os clientes, controle de estoque, entre outras funcionalidades;
- Ao criar uma loja virtual grátis na Nuvemshop, você conta com um painel administrativo completo para gerenciar seus pedidos de forma intuitiva, além de ter vários aplicativos à disposição para otimizar o processo comercial.
Que a rotina de um empreendedor digital é repleta de tarefas administrativas, já sabemos. Agora, será que você está fazendo sua gestão de pedidos da forma mais eficiente possível?
Essa questão é importante para qualquer negócio, uma vez que gerenciar as vendas significa cuidar do relacionamento com os seus clientes.
Então, que tal entender como funciona a gestão de pedidos e ainda aprender a escolher o melhor software para otimizar essa função na sua empresa? É o que você vai conferir neste artigo. Vamos juntos? 🤓
O que é gestão de pedidos?
A gestão de pedidos é o processo completo de gerenciamento de uma venda, desde a criação do pedido até a entrega do produto ou serviço ao cliente. No universo do e-commerce, esse acompanhamento é feito no painel administrativo da loja virtual.
Graças às tarefas de gestão, os pedidos são acompanhados em todas as etapas, como pagamento, separação e embalo do produto, expedição e envio. Assim, a empresa garante que o produto chegará até o consumidor da forma mais ágil e eficiente possível.
O conceito de gestão de pedidos também pode ser aplicado à gestão de fornecedores. Afinal, também é preciso acompanhar as compras realizadas em empresas parceiras, a fim de manter o estoque atualizado.
💡 Saiba mais: O que é controle de vendas e como aplicar? [+ planilha grátis]
Como funciona a gestão de pedidos?
O processo de gestão de pedidos varia conforme o tipo de empresa e o escopo do gerenciamento. Um empreendedor que tem uma loja virtual e trabalha só, por exemplo, precisa cuidar de todas as etapas de uma venda online, tais como:
- Verificação do pedido no sistema (em geral, o empreendedor recebe uma notificação a cada nova venda);
- Conferência de dados como produtos adquiridos, data da compra, valor total, valor do frete, e nome e endereço do cliente;
- Confirmação do pagamento;
- Envio da nota fiscal da venda para o consumidor;
- Separação e embalo dos produtos (picking e packing);
- Envio dos pacotes por meio de transportadora ou Correios;
- Envio do código de rastreio para o cliente;
- Confirmação da entrega e suporte pós-venda.
Além desses estágios básicos, os empreendedores também precisam cuidar do controle de estoque, para garantir que os produtos estejam disponíveis, e da gestão financeira.
Já em uma loja virtual grande, é comum a contratação de um analista de e-commerce para fazer a gestão de pedidos no sistema, uma vez que o volume de vendas é muito alto.
O que é um sistema de gerenciamento de pedidos?
Um sistema de gerenciamento de pedidos é um software utilizado para acompanhar todas as etapas das vendas em uma empresa. Devido ao alto volume de processos e detalhes, torna-se necessário automatizar tarefas e agilizar o trabalho de gestão, poupando um tempo valioso dos gestores.
Logo, as empresas utilizam a tecnologia para gerenciar pedidos de forma mais eficiente, o que pode ser feito das seguintes formas:
- Por meio de um um painel administrativo nativo em uma plataforma de e-commerce;
- Por meio de um Order Management System (OMS), ou Sistema de Gestão de Pedidos;
- Por meio de um sistema mais robusto e abrangente, como um ERP (Enterprise Resource Planning, ou simplesmente Sistema de Gestão Empresarial), que oferece módulos para todas as áreas do negócio.
No painel administrativo da Nuvemshop, por exemplo, você consegue buscar e filtrar todos os pedidos que sua loja online já recebeu desde que iniciou as atividades. Além disso, é possível verificar todas as vendas canceladas, arquivadas, aguardando confirmação de pagamento, aguardando o envio, entre outros status.
👉 Confira: Como administrar meus pedidos na página de Vendas?
Além disso, a Nuvemshop permite que você altere o status de vários pedidos em massa, confira os detalhes de cada compra e receba notificações a cada nova venda. Para os consumidores, a plataforma facilita o acompanhamento de pedidos por meio do aplicativo Nuvem Pay, que possibilita o rastreamento de pacotes em tempo real.
Se você precisar de uma solução mais completa para fazer sua gestão de pedidos, pode ainda integrar sua loja virtual Nuvemshop com um dos ERPs disponíveis na Loja de Aplicativos, como Omie e Eccosys.
💡 Saiba mais: O que é Eccosys e como funciona esse ERP?
O que um sistema de gestão de pedidos precisa ter?
Para escolher um sistema de gestão de pedidos eficiente, você precisa saber quais recursos são indispensáveis nessa ferramenta. Confira a seguir:
Automação do processo comercial
Um sistema de gerenciamento de pedidos precisa automatizar os principais fluxos do processo comercial. Dessa forma, cada etapa da venda se torna rastreável, desde a criação do pedido até o envio para o cliente.
Essa automação inclui o disparo de notificações a cada mudança de status do pedido, o envio automático de nota fiscal após confirmação do pagamento, a emissão de etiquetas de envio após separação do pedido, entre outras ações.
💡Saiba mais: 8 etapas do processo de vendas do e-commerce
Gestão de relacionamento com o cliente
Na gestão de pedidos, também é importante ter recursos para gerenciar o relacionamento com o cliente. O sistema utilizado deve enviar notificações para o consumidor e a empresa precisa ter acesso aos dados para fazer o follow up adequado da venda, ou seja, acompanhar cada etapa do contato com o consumidor.
Para uma gestão mais eficiente, é indicado utilizar também um CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente).
💡Saiba mais: Quais as diferenças entre CRM e ERP e qual escolher?
Controle de estoque
O sistema de gestão de pedidos ainda deve oferecer funcionalidades para controlar o estoque da empresa. A pessoa responsável pelas vendas precisa de uma visão clara dos níveis de estoque de cada produto e ter acesso a um inventário atualizado.
💡Saiba mais: Como fazer a reposição de estoque de forma eficiente?
Gestão logística
Gerenciar pedidos também requer um controle preciso da separação, expedição e envio dos produtos. Para isso, o software utilizado deve mostrar claramente o status de cada remessa e fazer a integração com a transportadora responsável.
Lembrando que o software também precisa ter recursos para a logística reversa. O objetivo é agilizar trocas e devoluções para garantir uma boa experiência do cliente.
Outro software que pode ser utilizado para complementar a gestão de pedidos em empresas maiores é o WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém), que permite controlar o armazenamento e o envio de mercadorias em detalhes.
👉 Ferramenta grátis: Gerador de política de troca e devolução gratuito
Gestão de cobranças e pagamentos
Da mesma forma, o sistema de controle de pedidos precisa incluir a gestão dos pagamentos realizados pelos consumidores. O ideal é que o software tenha suporte para os mais diversos meios de pagamento, como cartão de crédito e débito, Pix, boleto bancário e carteiras digitais.
Quem tem loja virtual na Nuvemshop conta com um meio de pagamento exclusivo que não cobra tarifa por venda: o Nuvem Pago. Ele vem totalmente integrado ao painel do lojista, é seguro e proporciona economia nos custos de recebimento.
Geração de relatórios
Por fim, o sistema de gerenciamento de pedidos ideal deve oferecer a geração de relatórios avançados para a análise da gestão. Dessa forma, é possível tomar decisões embasadas em dados para melhorar o processo comercial, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes.
Como otimizar a gestão de pedidos em uma empresa?
Agora que você já sabe o essencial sobre gestão de pedidos, confira nossas dicas para otimizar esse processo na sua empresa:
1. Integre o processo completo
Se você quer uma gestão de pedidos eficaz, precisa integrar todo o processo. Isso significa que as áreas de vendas, finanças, logística e pós-venda devem trabalhar juntas, em plena sintonia.
Dessa forma, você conseguirá entregar uma experiência do cliente de excelência e manter o padrão de qualidade para todos os pedidos.
💡 Saiba mais: O que é e como funciona um sistema multiempresa?
2. Automatize tudo o que puder
O segredo da eficiência em gerenciamento de pedidos é automatizar o máximo de funções que você puder. Com o apoio da tecnologia, as notificações, envio de documentos e atualizações de status devem ocorrer de forma automática, reduzindo o trabalho manual e repetitivo.
3. Identifique os gargalos
Todo processo de vendas tem seus gargalos. Por isso, você precisa identificar quais são os pontos mais críticos das suas vendas, como ineficiência na troca de produtos, demora para envio de nota fiscal ou problemas no rastreamento de pedidos, por exemplo.
4. Trabalhe na nuvem
É sempre recomendável trabalhar com softwares na nuvem, ou seja, que não requerem instalação local e salvam todas as informações em um servidor externo. Com uma solução SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço), os dados dos seus pedidos estarão seguros e acessíveis online.
Assim, você reduz o risco de perda de dados e tem mais segurança com sistemas antifraude.
5. Acompanhe indicadores de desempenho
Para fechar, lembre-se de acompanhar os principais KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores-chave de Desempenho) dos seus pedidos. Alguns dos principais, no caso do e-commerce, são:
- Faturamento;
- Taxa de conversão (CVR);
- Carrinhos abandonados;
- Ticket médio;
- Custo de Aquisição por Cliente (CAC);
- Taxa de aprovação de pagamentos;
- Tempo médio de venda.
Acompanhando essas métricas, você consegue melhorar seu processo comercial como um todo e garantir o aprimoramento contínuo da gestão de pedidos no seu negócio.
Aprendeu a fazer gestão de pedidos?
Depois dessa aula de gestão de pedidos, você já pode começar a otimizar suas vendas. Como resultado, você terá um faturamento maior, clientes mais satisfeitos e muito mais produtividade!
Se você ainda não tem um negócio próprio, crie sua loja virtual grátis na Nuvemshop e aproveite todos os recursos para gerenciar pedidos! É fácil, rápido e você não precisa de nenhum conhecimento técnico. 💙
