O que é WMS e como escolher o melhor para a sua empresa?
WMS é a sigla para Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português. É um sistema que ajuda a monitorar o controle de estoque em tempo real, além de otimizar o espaço dos armazéns e aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos.
A logística é a área que garante a eficiência operacional das empresas e agiliza a entrega de produtos e serviços aos consumidores. Para isso, é essencial ter processos bem definidos e automatizados. É aí que entra o sistema WMS: um software que otimiza o gerenciamento de armazéns nos negócios.
Depois que o cliente fazer um pedido em uma loja virtual, há um longo caminho para que o produto certo chegue até ele. É preciso localizar o item no estoque, separá-lo, providenciar a embalagem adequada e preparar a etiqueta de endereçamento, por exemplo.
Ao mesmo tempo, a empresa precisa registrar cada uma dessas informações em tempo real para saber como está o processamento do pedido. Tudo isso faz parte do gerenciamento de armazém, que pode ser um processo complexo.
Felizmente, existem muitos tipos de WMS e várias opções de softwares disponíveis no mercado para facilitar essa tarefa — e este artigo é dedicado a eles. Então, continue a leitura e descubra o que é e como funciona um sistema WMS. Vamos lá?
O que é WMS na logística?
WMS é a sigla para Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português. É um software dedicado ao controle diário de processos e operações que envolvem o estoque e a logística de um negócio, desde a fabricação ou recebimento dos produtos até a entrega ao consumidor.
Basicamente, o WMS oferece dados em tempo real sobre os itens que a empresa possui armazenados e mostra o percurso de cada mercadoria etapa por etapa. Ele é fundamental para o gerenciamento de armazém, que é uma tarefa comum a qualquer empresa que possui produtos em estoque.
Quando a organização adota um sistema WMS, todo o processo de gestão logística é automatizado, o que aumenta a eficiência e produtividade na supply chain, que é, basicamente, o conjunto de atividades envolvidas na produção, armazenamento e transporte de produtos e serviços.
Ou seja: o propósito do WMS é agilizar o planejamento e o fluxo logístico de produtos e serviços, prevenindo erros resultantes do trabalho manual.
💡 Saiba mais: Logística de suprimentos: o que é e quais os benefícios?
Como funciona um sistema WMS?
Quando um pedido é feito a um e-commerce que utiliza um WMS, automaticamente ele será registrado no banco de dados da empresa, que possui acesso aos dados em tempo real e envia atualizações quanto ao status do uso de prateleiras e da quantidade de mercadorias.
Na prática, os funcionários realizam a leitura dos produtos por meio de códigos de barras ou de etiquetas RFID (identificação por radiofrequência) a cada entrada ou baixa. Assim, o sistema é atualizado em tempo real e cria relatórios informando as condições do estoque.
Para isso acontecer, existem três principais tipos de WMS:
- Independente: implementado diretamente no sistema da empresa. Tem um custo mais alto e demanda mais investimento para atualização constante;
- Na nuvem: tem um custo inicial mais baixo e a vantagem de poder ser ampliado para acompanhar o crescimento da empresa;
- Integrado: criados com módulos integrados diretamente ao ERP da empresa, garantindo integração com outras áreas do negócio.
💡 Saiba mais: O que é código EAN e como gerar para identificar produtos?
Quais são as funcionalidades de um WMS?
Um bom sistema WMS costuma ter as seguintes funcionalidades:
- Localizar onde está o produto dentro do estoque (galpão, armazém ou centro de distribuição);
- Registrar o número de produtos em estoque;
- Computar os dados de entrada e saída do produto;
- Gerar relatórios de processamento do pedido.
O sistema coleta esses dados, processa as informações e produz relatórios em tempo real. E o maior diferencial do WMS é que essas atividades são completamente automatizadas.
💡 Saiba mais: O que é backoffice?
Por que usar o WMS em uma empresa?
As principais vantagens de saber o que é WMS e apostar nesse software para sua empresa são:
Controle automatizado do estoque
O uso de um WMS é fundamental para agilizar a operação de estoque e armazenamento de produtos. A entrada e saída das mercadorias é feita de forma digital, garantindo a qualquer área da empresa o acesso a essas informações.
Além disso, com esse sistema, a empresa pode otimizar o espaço de depósito dos produtos cruzando informações entre o local de armazenamento e o tamanho dos itens.
Gerenciamento de inventário
Com um WMS, a empresa pode controlar de forma eletrônica e em tempo real quais produtos estão entrando e saindo do armazém, o que está na embalagem e o que foi enviado. Dessa forma, o giro de inventário se torna mais ágil.
Redução de custos
O gerenciamento inteligente também reduz custos operacionais e de armazenamento. O controle eficiente do estoque ajuda a diminuir os desperdícios, já que o WMS realiza a checagem da data de vencimento dos produtos.
Com essa informação, ele poderá recomendar que sejam enviados primeiro sempre os produtos com a data de vencimento mais próxima. Assim, a chance de ter produtos vencidos nas prateleiras é muito menor.
Otimização das escalas de envio dos produtos
O WMS é capaz de organizar quais produtos devem ser enviados naquele dia, além de definir a logística de despacho e organizar as escalas de trabalhadores para concluir os objetivos diários.
Monitoramento e relatórios
A empresa terá acesso a relatórios automáticos que mostram o andamento do processo de armazenamento e envio dos produtos, facilitando a análise de gargalos e pontos de melhoria.
Melhorias na fase de produção
Com informações sobre a entrada e saída de pedidos, com um sistema WMS pode-se prever e monitorar a disponibilidade de produtos e insumos. Dessa forma, é possível otimizar processos relacionados à fase de produção, fazendo com que as equipes responsáveis preparem sua rotina de acordo com as necessidades do inventário de estoque.
Melhoria na relação entre consumidor e fornecedor
Com um sistema integrado, a empresa pode disponibilizar ao consumidor informações em tempo real sobre a disponibilidade daquele produto. Isso evita que ele faça a compra e, só depois, descubra que o estoque acabou.
O cálculo do prazo de entrega também será mais preciso com um sistema automatizado. Assim, a comunicação entre fornecedor e consumidor será mais eficiente, com avisos e relatórios constantes sobre a localização do item enviado — o que trará mais segurança ao cliente.
💡 Saiba mais: 7 boas práticas de operações logísticas para o seu negócio
Integração com ERPs
Os ERPs, ou Sistemas de Gestão Empresarial, também podem ser integrados aos WMS, automatizando ainda mais processos que cruzam informações dos dois softwares. Nesse caso, além de otimizações relacionadas ao estoque, tem-se maior facilidade também em áreas como contabilização de pagamentos e faturamento de pedidos.
Como escolher um WMS?
Agora que você sabe o que é WMS e suas principais funcionalidades, vamos passar pelos principais pontos a se considerar ao escolher um. Confira:
Integrações
Se você já tem um ERP, é interessante pesquisar se o WMS que você deseja oferece integração com o sistema de gestão da sua empresa. Dessa forma, é possível cruzar informações importantes que se complementam, facilitando a coleta e análise de dados.
Funcionalidades básicas
Antes de escolher um software, é essencial analisar bem suas funcionalidades e como elas se comparam com as da concorrência. No caso dos WMS, essas são algumas das mais importantes:
- Gestão de alocação de mercadorias considerando sistemas de controle de estoque, como a curva ABC;
- Visão do mapa do armazém com especificações sobre os diversos setores e a disponibilidade de espaço em cada um;
- Gestão de preparação de cargas;
- Sistema de etiquetação e documentação de remessas;
- Administração do processo de carregamento em veículos;
- Recursos que facilitem os processos de picking e packing.
📈 Confira a planilha: Planilha de curva ABC + Matriz BCG
Facilidade de implementação
É importante que o sistema WMS escolhido ofereça também um serviço de implementação rápido e flexível, que não afete negativamente suas operações. Afinal, seu negócio não pode parar totalmente para incorporar a tecnologia, certo?
Para garantir isso, faça perguntas sobre o processo, como quanto tempo leva, de que forma é feito e qual tipo de suporte você receberá da empresa até a finalização.
Resultados
Negócios bem estabelecidos costumam ter cases de sucesso para atestar a qualidade dos seus serviços. Por isso, busque na internet pela opinião de empresários que contrataram o WMS em questão. Muitas vezes, eles estão no próprio site da empresa.
Ou, em outros casos, converse com empreendedores que já fizeram uso do serviço, perguntando sobre como foram suas experiências. Se não encontrar histórias ou dados positivos, esse é um sinal de alerta de que você deve buscar por outro serviço.
Qual a diferença entre WMS e ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou, em tradução livre, Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um software que centraliza todas as informações da empresa e integra suas diferentes áreas em um único sistema, permitindo uma gestão otimizada.
Ele permite que todos os dados do negócio sejam compartilhados em uma rede privada. Dessa forma, essas informações são processadas de forma automatizada, facilitando o andamento das operações e aumentando a produtividade, além de conectar departamentos diversos como produção, financeiro, RH, marketing e vendas.
Já o WMS, como vimos, é focado especificamente na área logística do negócio. Essa é a principal diferença entre esses dois sistemas: enquanto a vantagem do ERP é ser mais generalista, o WMS está focado na produção, estoque e transporte, com funcionalidades específicas para esses processos.
Portanto, o ERP e o WMS são softwares que se complementam, proporcionando uma gestão mais eficiente. Quer ver um exemplo de como essa integração pode ser feita?
Por meio do ERP, a empresa recebe determinado pedido. Essa solicitação é enviada ao WMS que irá indicar como será a coleta do item, de onde ele deve sair e como será organizada a rota de entrega. No ERP, novamente, é feito o registro de que o produto foi enviado e de que o processamento foi bem sucedido.
💡 Saiba mais: ERP para ecommerce: quais os melhores e como escolher?
Qual a diferença entre WMS, TMS e YMS?
Agora, o WMS não é o único sistema de gestão, ou “management system“. Para que você entenda melhor as diferenças entre WMS, TMS e YMS, conceituamos cada um abaixo. Confira:
Como falamos, o WMS (Warehouse Management System) é um sistema de gerenciamento que controla e otimiza as operações dentro do armazém, incluindo a gestão de estoque, recebimento, armazenamento, separação, embalagem e expedição.
Já o TMS (Transportation Management System) é um sistema de gerenciamento de transporte que gerencia e otimiza o transporte de mercadorias, incluindo o planejamento de rotas, a gestão de frotas, o monitoramento de entregas e a gestão de fretes.
O YMS (Yard Management System), por sua vez, é um sistema de gerenciamento de pátio que otimiza as operações de um pátio de carga, incluindo a gestão de entrada e saída de veículos, a gestão de estacionamento e a programação de atividades.
Em resumo, cada sistema tem um conjunto único de funcionalidades que ajudam a otimizar as operações e a melhorar a eficiência logística em diferentes áreas da cadeia de suprimentos.
Melhores sistema WMS do mercado
Como vimos, os benefícios de um WMS são muitos. Diversas empresas oferecem softwares com essa finalidade e é importante conhecer as ferramentas disponíveis para optar por aquela que melhor se adequa à realidade do seu negócio. Confira uma lista atualizada:
1. HighJump
O WMS HighJump é uma ferramenta robusta que pode ser adaptada para a realidade de qualquer negócio. Entre os clientes estão a Wine e as Lojas Renner. Recentemente ela foi adquirida pelo grupo Körber, uma holding focada em soluções de gestão estratégica.
Uma das vantagens dessa ferramenta é o baixo TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total da Propriedade, em português). Esta sigla faz referência a um cálculo usado para mensurar o custo total da aquisição de produtos e serviços. A empresa HighJump afirma que, mesmo com a inserção e atualização de funcionalidades, o TCO oferecido por ela é o menor do mercado.
Veja outras informações importantes sobre o software:
- Otimização do espaço de estoque com a opção de configuração das regras de armazenagem;
- Gestão de Armazém com funcionalidades que podem ser adaptadas a cada necessidade, além da possibilidade de priorização de tarefas;
- Módulo de planejamento de ondas de picking (separação de produtos) e cargas, aumentando a produtividade do processo;
- Definição automática da melhor forma de armazenar os produtos e geração de tarefas de organização baseadas no melhor custo-benefício.
💡 Saiba mais: O que é controle de estoque e como fazer?
2. WMS da Senior
O WMS da Senior atende grandes marcas como Arezzo, Centauro e até os Correios, mas a solução pode ser usada por empresas de qualquer porte — sejam atacadistas ou distribuidores.
Focado em melhorar a eficiência logística, o sistema da Senior tem um grande número de funções que abrangem desde o recebimento dos produtos, a separação e o inventário até a expedição e embarque.
Tanto o picking, que é o processo de separação dos produtos que serão enviados, quanto o processo de organização dos produtos no armazém é feito por um sistema de luz, aumentando ainda mais sua velocidade e exatidão.
Algumas informações importantes apresentadas pela empresa:
- 40% das vendas dos e-commerces varejistas do Brasil passam pelo WMS da Senior;
- 300 mil pedidos foram separados em único centro de distribuição na Black Friday;
- As empresas têm 90% de redução de erros operacionais com gestão de estoque utilizando o software;
- O acompanhamento da produtividade é feito em tempo real.
3. Easy WMS
Com o Easy WMS, é possível gerenciar, mantendo a mesma produtividade, desde armazéns que ainda funcionam com dados em papel, até produtos com leitura por radiofrequência. O serviço é fornecido em três níveis de funcionalidades, procurando se ajustar às necessidades reais das empresas de qualquer tamanho.
Além disso, existem dois tipos de arquitetura do sistema:
- Modalidade SaaS (Software as a Service ou Software como Serviço): modelo em nuvem com uma interface totalmente na web. Com essa opção, não é necessário investir em uma infraestrutura para hospedar o software. As funcionalidades disponíveis vão depender do nível contratado.
- Modalidade on-premise: nesta opção, tanto o software quanto o hardware necessário devem ser instalados no estabelecimento do cliente. Esse sistema recebe ordens do ERP da empresa e devolverá a ele as informações sobre a sua execução.
Outras informações interessantes sobre o produto:
- Aumento de 40% na capacidade de armazenamento;
- Redução de 30% em operações de manuseio;
- Eliminação de 99% dos erros.
Tudo entendido sobre o que é WMS?
Hoje, existem muitas ferramentas e sistemas capazes de otimizar processos e economizar tempo precioso nas suas operações. E tempo é dinheiro, não é mesmo? Por isso, é essencial conhecer as facilidades trazidas pela tecnologia, como as dos Sistemas de Gerenciamento de Armazém.
Sabendo o que é WMS, você terá mais rapidez e facilidade nas operações de estoque e armazenagem, além de maior transparência na relação com seus clientes. Assim, é possível concentrar seu dinheiro e energia apenas em áreas que realmente requerem sua atenção.
Aproveitando, se você vende ou quer vender pela internet, que tal criar uma loja virtual grátis com a Nuvemshop? Veja como a nossa plataforma pode ajudar o seu negócio a decolar. É fácil, rápido e sem a necessidade de conhecimentos técnicos! 💙
