Cadastro de clientes: o que é, como fazer e quais ferramentas usar?

Por: Kawan Lopes

Imagem mostrando uma pasta com fichas representando o cadastro de clientes.

O cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão que possibilita a captação de dados importantes sobre os consumidores de uma empresa. Esse registro ajuda a melhorar o entendimento sobre o comportamento do seu público-alvo, além de permitir que seja criado um fluxo de comunicação mais efetivo com ele.


Se você tem uma loja virtual e busca compreender melhor o comportamento do seu consumidor e mantê-lo em contato com a sua marca, o cadastro de clientes precisa fazer parte da sua estratégia. Esta prática irá trazer insumos poderosos para o seu negócio que poderão ser usados para melhorar suas campanhas e aumentar os seus resultados.

Quer aprender como fazer o cadastro de clientes de forma eficiente? Siga com a leitura! 🧐

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O que é cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão que possibilita a captação de dados importantes sobre os consumidores de uma empresa. O registro de informações estratégicas ajuda a melhorar o entendimento sobre o comportamento do seu público-alvo, além de permitir que seja criado um fluxo de comunicação mais efetivo com ele.

Os dados do consumidor podem ser obtidos através do cadastro feito em sua loja virtual ou quando o mesmo faz uma compra em seu site de vendas. Esta prática é válida tanto para clientes pessoas físicas quanto jurídicas, o que os diferenciam são as informações coletadas.

O cadastro de pessoas físicas precisa conter:

  • Nome completo;
  • CPF;
  • Data de nascimento;
  • Endereço completo;
  • Telefone fixo;
  • Celular;
  • E-mail;
  • Profissão;

Além disso, algumas informações podem ser muito bem utilizadas em suas estratégias, como:

  • Data da compra ou cadastro.
  • Como o cliente conheceu a marca;
  • Comentários sobre a marca, produto ou serviço;

Já os cadastros para pessoa jurídica devem conter:

  • Endereço completo;
  • Nome completo do representante da empresa;
  • Departamento;
  • Cargo;
  • Telefone fixo;
  • Celular;
  • E-mail;
  • Site;
  • Razão Social;
  • Nome fantasia;
  • CNPJ;
  • Inscrição estadual e municipal;

Outros dados que podem ser interessantes são:

  • Data da fundação;
  • Atividade econômica;
  • Quantidade de funcionários;
  • Como conheceu a marca;
  • Comentários sobre o produto ou serviço;
  • Data de inclusão no cadastro.

Como fazer o cadastro de clientes?

Para fazer o cadastro de clientes de forma efetiva, basta criar um fluxo de captação, armazenamento e gestão de dados que seja prático, inteligente e, se possível, automatizado. Além disso, algumas práticas também podem ajudar você a gerenciar sua lista de clientes com mais eficiência. Confira algumas dicas logo abaixo:

1. Obtenha dados de cadastros dos clientes

No tópico anterior, vimos quais são os dados importantes que você precisa captar dos seus clientes. Portanto, garanta que em seu formulário de compra e/ou cadastro, todas as informações necessárias sejam solicitadas.

Leve em consideração os dados que serão essenciais para suas estratégias de marketing e vendas. Assim, fica mais fácil criar um formulário enxuto e alinhado com as suas necessidades.

2. Registre as opções de compras dos consumidores

Em caso de clientes que compraram em sua loja, além dos dados pessoais e de contato, é importante registrar as preferências de compra do consumidor. Portanto, se ele comprou uma calça, adicione essa informação ao cadastro.

Dessa forma, você já terá insumos para enviar campanhas especiais para esse cliente. Caso sua loja faça uma promoção de calças, este consumidor certamente estará interessado em saber.

3. Armazene as informações em uma plataforma ou planilha

A forma como você irá armazenar e organizar todas as informações será crucial para a gestão da sua lista de clientes. Pense que, quanto mais pessoas se cadastrarem e comprarem em sua loja, maior será o seu banco de dados. Para garantir que você possa usar essas informações de forma coesa, é preciso ter organização.

O cadastro de clientes de forma manual, embora seja possível, é totalmente inviável. À medida em que o seu negócio for crescendo, ficará cada vez mais difícil gerenciar tantas informações sem a ajuda de ferramentas automatizadas. É aí que as planilhas e os sistemas CRM se mostram importantes.

Conte com plataformas especializadas na gestão de dados para garantir que suas informações estejam sempre atualizadas e organizadas. No decorrer deste conteúdo conheceremos algumas opções.

4. Mantenha os dados atualizados

Garanta que os dados estejam sempre atualizados e evite cadastros duplicados. A otimização da sua lista de clientes irá garantir que as estatísticas da sua base de dados sejam mais assertivas, além de melhorar o desempenho das suas campanhas de e-mail marketing.

Uma boa forma de fazer isso é estimular o próprio cliente a atualizar seus dados, oferecendo descontos e promoções para aqueles que atualizarem o cadastro.

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5. Estabeleça uma comunicação personalizada

Falando em e-mail marketing, use as informações a seu favor na hora de criar as comunicações de suas campanhas. Os dados obtidos irão te dar uma visão bem ampla e clara de quem é o seu público-alvo.

Desse modo, você poderá encontrar a linguagem adequada para abordar sua audiência, além de poder personalizar o atendimento ao cliente.

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Cadastro de clientes: por que é importante?

O cadastro de clientes é importante para fazer a gestão e a manutenção da carteira de clientes de uma empresa. Ou seja, além de buscar captar novos consumidores, é preciso trabalhar em formas de engajar aqueles que já compraram de você ou demonstraram interesse pela marca em algum momento.

Com uma lista de contatos organizada e atualizada, é possível trabalhar em campanhas de e-mail marketing para manter os clientes informados sobre as novidades do seu negócio. Além disso, você terá em mãos um material rico em informações sobre o seu público-alvo, o que permite que você possa compreender melhor o comportamento da sua audiência.

Programas para cadastro de clientes

Boa parte das plataformas de e-commerce possuem um banco de dados automatizado que capta as informações de cada consumidor que se cadastra ou faz uma compra na loja virtual. A Nuvemshop, por exemplo, oferece ao comprador a opção de criar uma conta no site de vendas. Desse modo, todas as informações inseridas são enviadas para o painel administrativo do empreendedor.

Essas informações são registradas e podem ser consultadas a qualquer momento acessando o menu principal do painel administrativo da loja e clicando em “Clientes” ou “Contatos”:

A “lista de clientes” é referente aos dados daqueles que compraram em sua loja, enquanto a “lista de contatos” contém as informações dos usuários que fizeram o cadastro no seu site.

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Agora, se você vende em uma plataforma que não possui este processo automatizado ou ainda não tem uma loja virtual, você pode contar com a ajuda de um CRM Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, no português.

Esses softwares oferecem uma experiência de gestão de dados prática e eficiente, que pode te ajudar bastante com o cadastro e a manutenção da sua lista de clientes. Algumas das principais plataformas do mercado são:

💡 Saiba mais: Estratégias de CRM para o seu e-commerce

Quais são as vantagens de fazer o cadastro de clientes?

Fazer o cadastro de clientes do seu negócio irá trazer uma série de vantagens para a gestão e o crescimento da sua empresa. Confira as principais a seguir:

Permite conhecer melhor o seu cliente

Com todas as informações importantes sobre as pessoas que compraram ou se cadastraram em sua loja, você poderá conhecer melhor o seu consumidor. Quanto mais você souber sobre o seu cliente, mais eficientes serão suas estratégias de vendas e maior será a sua taxa de conversão.

Ajuda a aprimorar produtos e/ou serviços

Parte de conhecer bem o seu público envolve compreender quais são suas necessidades. A partir daí, você tem a oportunidade de melhorar os seus produtos e serviços ou, até mesmo, criar novas soluções que atendam às expectativas do seu cliente.

Possibilita reativar clientes antigos

Sabe aqueles clientes que compraram de você algumas vezes e desapareceram? Ter os dados deles cadastrados irá permitir que você crie campanhas para reativá-los e fazer com que eles comprem novamente.

Impulsiona o pós-venda

Um bom lojista sabe que a venda não termina depois que o cliente clica em “Comprar”. O pós-venda é de extrema importância para garantir que a experiência de compra do consumidor seja positiva, o que influencia diretamente a reputação da sua empresa.

Com o cadastro de clientes, você pode acompanhá-los após a realização das compras para ter certeza de que deu tudo certo.

💡 Saiba mais: Como trabalhar a pós-venda com automação de e-mail marketing?

Permite personalizar o atendimento

O atendimento personalizado é um dos principais fatores que irão te ajudar a se aproximar do seu cliente. Quando bem atendido, o consumidor levará na memória toda a experiência positiva que ele teve com sua marca, o que fará que ele considere comprar de você novamente no futuro.

Ajuda a fidelizar clientes

Por fim, mas não menos importante, o cadastro ajuda a fidelizar clientes. Criando um fluxo de comunicação adequado, você poderá manter o seu público sempre atualizado sobre seus produtos e serviços. Dessa forma, as chances de manter o interesse deles em sua marca é maior.

Além disso, com um atendimento personalizado, uma comunicação adequada e oferecendo uma experiência de compra positiva, é muito mais fácil criar uma relação estreita com o consumidor, fazendo com que ele se lembre da sua marca em primeiro lugar sempre que surgir uma necessidade de consumo.

💡 Saiba mais: Como fidelizar clientes?

Cadastro de clientes no excel: como fazer?

Outra maneira de fazer o cadastro de clientes é utilizando uma planilha do Excel. Embora esta seja uma forma mais manual, ela também é bastante efetiva para manter os dados dos seus consumidores organizados.

Na prática, é necessário criar uma planilha com colunas específicas para cada informação que você deseja coletar e adicionar algumas fórmulas para automatizar a contagem e organização dos dados.

Para facilitar este processo, nós criamos uma planilha de cadastro de clientes prontinha para uso. Basta fazer o download e criar uma cópia do arquivo no Google ou baixá-lo em formato .xlsx e usá-lo diretamente no Excel.

Na primeira opção, basta clicar em “Make a copy” após clicar no link. Automaticamente,

uma nova aba do seu navegador será exibida com a sua cópia da planilha.

Caso prefira baixar o arquivo em formato .xlsx e usar diretamente no Excel, basta

clicar em Arquivo > Fazer o download > Microsoft Excel (.xlsx).

Com o arquivo pronto para uso, basta cadastrar os dados dos seus clientes e manter a planilha atualizada. Tenha muito cuidado com o uso e compartilhamento de dados pessoais dos consumidores, ok? O ideal é ter uma política de privacidade clara para o uso dos dados

dos clientes, para garantir que sua loja esteja em conformidade com a Lei Geral de

Proteção de Dados.

Resumo

Viu como o cadastro de clientes é importante para o seu negócio? Com informações simples, você pode criar estratégias poderosas para aumentar o seu ticket médio e ganhar cada vez mais dinheiro com o seu negócio online.

Antes de finalizar a leitura, confira um breve resumo sobre o que vimos por aqui:

O que é cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão que possibilita a captação de dados importantes sobre os consumidores de uma empresa. O registro de informações estratégicas ajuda a melhorar o entendimento sobre o comportamento do seu público-alvo, além de permitir que seja criado um fluxo de comunicação mais efetivo com ele.

Como fazer o cadastro de clientes?

  1. Obtenha dados de cadastros dos clientes
  2. Registre as opções de compras dos consumidores
  3. Armazene as informações em uma plataforma ou planilha
  4. Mantenha os dados atualizados
  5. Estabeleça uma comunicação personalizada

Quais são as vantagens de fazer o cadastro de clientes?

  • Permite conhecer melhor o seu cliente
  • Ajuda a aprimorar produtos e/ou serviços
  • Possibilita reativar clientes antigos
  • Impulsiona o pós-venda
  • Permite personalizar o atendimento
  • Ajuda a fidelizar clientes

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