Entenda como cancelar nota fiscal eletrônica (NF-e)
- Para evitar problemas com o Fisco, é fundamental saber como cancelar uma nota fiscal eletrônica, documento obrigatório para empresas e profissionais que comercializam produtos e serviços;
- O prazo para cancelamento de NF-e é de até 24 horas, e o descumprimento leva à multa e outras penalidades;
- O cancelamento é feito mediante algumas regras, como a impossibilidade de a mercadoria ter saído para envio.
A emissão da nota fiscal eletrônica é obrigatória para praticamente toda empresa que comercializa serviços ou produtos. E sabendo que todo processo está sujeito a erros, é essencial entender como cancelar nota fiscal eletrônica.
Afinal, a emissão correta é uma obrigação tributária que comunica ao governo que um negócio está em dia com a sua contribuição fiscal.
Portanto, entenda mais sobre como cancelar a nota fiscal, prazos e possíveis sanções caso o cancelamento seja feito em atraso. Vamos lá? 📄
Como cancelar nota fiscal eletrônica (NF-e)?
Para cancelar uma nota fiscal eletrônica, você precisa seguir alguns passos muito simples. São eles:
- Vá até o portal oficial de NF-e do governo;
- Na campo Serviços, localize “Consultar NF-e”;
- Insira a chave de acesso de 44 dígitos da DANFE, valide o captcha e clique em “continuar”;
- Localize a nota que deseja cancelar;
- Em seguida, clique no botão “Cancelar”;
- Preencha os motivos referentes ao cancelamento;
- Pronto! Basta aguardar a mensagem de confirmação da Sefaz e sua nota fiscal eletrônica será cancelada.
Contudo, é importante ressaltar que, para conseguir baixar o documento no emissor de nota fiscal eletrônica da Receita Federal, será necessário ter o certificado digital instalado e ativo no computador de acesso.
Caso a sua empresa utilize um ERP ou software de gestão financeira, o processo é basicamente o mesmo. Será necessário acessar a área que discrimina as notas fiscais enviadas e solicitar o cancelamento, preenchendo as justificativas.
💡 Saiba mais: Guia completo sobre como emitir uma nota fiscal eletrônica
Como comprovar que uma nota fiscal eletrônica foi cancelada?
A comprovação que a nota fiscal eletrônica foi realmente cancelada pode acontecer de duas formas. A primeira é uma comprovação no próprio emissor, na área das notas fiscais emitidas, com a mudança de status da nota.
Já a segunda forma, é ideal envio para clientes ou como registro contábil. Basicamente, consiste em acessar o mesmo menu onde o cancelamento foi feito e fazer o download da DANFE — a representação gráfica da nota fiscal eletrônica.
Dessa forma, o sistema disponibilizará um PDF com as informações originais, mas com a palavra “cancelada” cruzando todo o documento. Veja o exemplo abaixo:
Quais são os principais motivos de cancelamento de uma NF-e?
A anulação do documento fiscal tem, como principal função, informar à Secretaria da Fazenda (Sefaz) que está cumprindo devidamente com os tributos determinados.
Os principais motivos que levam ao cancelamento são:
- Erro de preenchimento: inserção de dados incorretos, como quantidade, valor total, de códigos de tributos (como CST, CFOP, CEST, NCM) ou erros nas informações referentes ao destinatário;
- Cancelamento da venda ou serviço: venda que foi cancelada por algum motivo, de comum acordo entre as partes e antes do envio do produto ou prestação de serviço;
- Data indesejada: quando a emissão da nota fiscal ocorre em um dia que prejudica, de alguma forma, a política interna, as atividades ou controle contábil de uma empresa.
Embora todo processo seja passível de falhas, a recomendação é que as empresas estejam sempre com suas obrigações organizadas e em dia, evitando sanções e prejuízos desnecessários.
💡 Saiba mais: O que é nota fiscal de entrada e como emitir?
Qual o prazo de cancelamento de uma NF-e?
Atualmente, o prazo de cancelamento de uma nota fiscal eletrônica é de 24 horas, e pode ser feita no próprio emissor de NF-e. O prazo tem como objetivo evitar a circulação de mercadorias sem documentação fiscal em conformidade.
No entanto, o Rio Grande do Sul ainda permite o cancelamento em até 168 horas (7 dias), a partir do momento em que foi emitida, enquanto no Mato Grosso, esse período é de apenas oito horas.
Portanto, é recomendável consultar o Sefaz do seu estado e, sempre que possível, evitar o cancelamento ou realizá-lo dentro do prazo estabelecido.
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É possível cancelar uma nota fiscal eletrônica após 24 horas?
Em geral, é possível cancelar uma NF-e após o prazo médio de 24 horas. Todavia, assim como esse prazo varia, as punições e período máximo de cancelamento também mudam de estado para estado.
Em São Paulo, por exemplo, o cancelamento pode ser feito em até 20 dias (ou 480 horas). Por outro lado, há regiões (como no Distrito Federal) em que é definitivamente proibido cancelar após decorridas as 24 horas.
Seja como for, é fundamental lembrar que haverá cobrança de multa nesses casos, ainda que seja permitido.
💡 Saiba mais: 4 erros fiscais no e-commerce que você não pode cometer
Condições para cancelamento de uma nota fiscal eletrônica
Para que o cancelamento ocorra sem problemas e complicações, é necessário atentar-se a alguns aspectos.
O primeiro deles é o prazo, que citamos acima. Isto é, não ultrapassar 24 horas decorrentes da autorização e emissão da nota fiscal eletrônica. Ou então, qualquer outro período definido pela Sefaz do seu estado.
Paralelamente, a mercadoria não pode ter saído do estabelecimento do emitente. Caso contrário, não é possível fazer o cancelamento de forma simplificada.
E por fim, o destinatário precisa estar ciente sobre o cancelamento da nota fiscal, sobre o motivo e, se solicitado, receber a comprovação da anulação.
💡 Saiba mais: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica (NFe) em 2024?
O que fazer quando a NF-e não puder ser cancelada?
Conforme citamos, alguns estados não permitem que a nota fiscal eletrônica seja cancelada após o período determinado.
Dessa forma, as empresas podem recorrer aos seguintes procedimentos:
- Carta de correção: mediante autorização da Secretaria da Fazenda Estadual e desde que os dados a serem corrigidos não estejam relacionados à base de cálculo dos tributos, à data de emissão ou a dados importantes de remetente ou destinatário;
- Anulação da nota fiscal eletrônica: tentativa de emitir uma nota de devolução por parte do destinatário, sendo que a empresa terá de esperar a autorização do documento pelo Fisco, além de arcar com as sanções estabelecidas por cada um dos estados;
Quais são os impactos de um cancelamento indevido?
Após o vencimento do prazo de cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, a empresa será multada pela Receita Federal. O valor da punição é de 1,5%, calculado sobre o total da nota fiscal cancelada.
Por outro lado, também pode ocorrer a apreensão da mercadoria ou, em casos mais graves, até mesmo a suspensão da inscrição estadual da empresa emitente.
Sendo assim, é essencial que o preenchimento dos dados seja feito com cuidado e que os envolvidos façam a revisão de todas as informações antes de solicitar a emissão, minimizando a necessidade de cancelamento.
💡 Saiba mais: O que é contabilidade financeira, funcionamento e como fazer
Aprendeu como cancelar uma nota fiscal eletrônica?
Como sabemos, os processos fiscais demandam cuidado e atenção, pois impactam diretamente na saúde financeira de uma empresa.
Agora que você já sabe como cancelar a nota fiscal eletrônica, recomendamos que recorra a esse método somente em último caso, evitando maiores dores de cabeça.
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