Emissão de notas fiscais: as 9 principais dúvidas de quem vende pela internet

Por:
Gabriel Nascimento
5 min
de leitura

duvidas sobre emissao de notas fiscais no ecommerce

Quando se fala sobre emissão de notas fiscais, muitos empreendedores que vendem pela internet têm dúvidas – e não há nada de estranho nisso.

Administrar um e-commerce, negociar com fornecedores e fazer postagens em redes sociais são apenas alguns exemplos de atividades que exigem a sua atenção. É essencial gerenciar o negócio com eficiência, visando o aumento das vendas e a satisfação dos clientes.

Por mais que alguns profissionais deixem as notas fiscais de lado, você não pode cometer esse equívoco. Saiba que não emitir os seus documentos fiscais, geralmente, pode trazer sérias consequências para a sua gestão financeira, como o pagamento de multas.

Assim, leia este post até o fim e fique por dentro das nove principais dúvidas sobre a emissão de nota fiscal (NF) de quem vende pela internet.

1. Quem deve emitir nota fiscal?

Antes de tomar qualquer atitude, você deve saber se a emissão de nota fiscal é uma obrigação para o seu negócio. Praticamente todos os empreendedores devem gerar documentos fiscais para cada venda realizada, não importando o seu regime tributário.

Existe apenas uma exceção: quem é Microempreendedor Individual (MEI) e vende produtos ou presta serviços para uma pessoa física não precisa emitir. Contudo, caso o consumidor exija a nota, o MEI deverá gerar a NF.

2. Quais são os tipos de nota fiscal?

Existem três principais tipos de nota fiscal. Acompanhe-as a seguir.

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é o documento emitido na comercialização de produtos físicos. Se você trabalha, por exemplo, em um e-commerce e entrega livros e mercadorias eletrônicas, essa é a nota que o seu negócio deve gerar.

A NF-e é um documento estadual. Ou seja, cada unidade federativa tem as suas regras e legislações específicas que precisam ser respeitadas pelos empreendedores.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) representa a prestação de serviço. Quem vende cursos online, webinários ou até mesmo e-books deve utilizá-la para regularizar a empresa. Hotéis, sistemas para salões de beleza e serviços de assinatura também precisam adotá-la.

Como a NFS-e é municipal e há mais de 5.000 cidades em todo o Brasil, existem diversos desafios. Cada prefeitura tem particularidades únicas. Isso quer dizer que municípios vizinhos podem ter processos de emissão de nota fiscal totalmente diferentes.

Em alguns casos, é necessário ter certificado digital para acessar o portal da Prefeitura. Em outras situações, você deve ter usuário, senha e frase secreta.

Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) está sendo implementada no varejo nacional. Assim como a NF-e, a NFC-e também é estadual. Mas isso não é sinônimo de simplicidade.

A NFC-e em São Paulo, por exemplo, exige a utilização de um dispositivo físico (SAT Fiscal) para a sua contingência, que o é o momento em que o provedor da Secretaria da Fazenda (Sefaz) está offline.

3. Quais são os benefícios da nota fiscal?

Apesar dessas diferenças, todas as notas fiscais trazem inúmeras melhorias para quem vende pela internet.

Antes era preciso preencher um documento manualmente para legalizar uma venda. Porém, hoje a emissão de nota fiscal eletrônica torna a sua rotina melhor. O ganho de produtividade é notório. Ao utilizar documentos digitais, você tem facilidade para emitir, armazenar e enviar ao cliente cada nota fiscal.

A redução de custos é outro aspecto. Como não é preciso imprimir e guardar documentos de papel, você pode investir em outros setores do seu negócio, como na compra de novas mercadorias ou em anúncios no Instagram Ads.

Lembre-se também da diminuição de erros ao preencher os campos de cada nota fiscal. Escrever todos os dados da transação à caneta é algo demorado e trabalhoso. Isso faz com que qualquer erro do funcionário coloque em risco a autenticidade das informações.

Em casos mais sérios, os erros de preenchimento causavam o pagamento de multas e outras consequências. Atualmente, as chances disso acontecer são menores, inclusive quando se usa um emissor automático.

4. Preciso de certificado digital para emitir nota fiscal?

A certificação digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, funcionando como a assinatura do empreendimento. A partir disso, o certificado digital garante que as informações de cada transação online sejam verdadeiras, como notas fiscais, contratos e mensagens.

Por uma exigência da Sefaz, você precisa de um certificado para emitir NF-e e NFC-e. Quando se trata da NFS-e, as prefeituras podem solicitá-lo ou não.

Como existem dois principais tipos de certificado, você pode ficar em dúvida ao escolher qual é o melhor para o seu negócio.

O modelo A1 é um arquivo digital, que deve ser instalado no computador ou no emissor de nota fiscal. Além do mais, é possível fazer o seu backup em nuvem, garantindo mais segurança e praticidade para o seu e-commerce. Sua validade é de um ano.

O modelo A3 é um token, como um pendrive. Ele é um dispositivo físico que precisa ser conectado ao computador toda a vez que você emitir notas fiscais ou entrar em alguns órgãos do Governo.

Apesar de ter uma validade de dois a três anos, sempre será necessário transportá-lo para fazer qualquer atividade. Por não permitir a emissão automática de nota fiscal, é melhor ter cuidado antes de utilizá-lo.

5. Devo contratar um contador?

O trabalho da contabilidade vai muito além de deixar você longe da malha fina. O contador é o profissional ideal para te ajudar a tomar as melhores decisões quando o assunto é a saúde financeira da empresa e o respeito às leis tributárias.

E isso funciona para quem vende na internet também. Inicialmente, muitos empreendedores acumulam diversas funções em si mesmos. Autônomos e quem trabalha sem funcionários até conseguem realizar todo o trabalho sozinhos.

Porém, as atividades se tornam complexas com o crescimento do e-commerce. Nesses momentos, você precisa manter a rotina financeira eficiente, como um fluxo de caixa atualizado e o controle de estoque sem excessos.

Logo, contrate um contador e faça dele o seu braço-direito.

6. Por quanto tempo uma nota fiscal deve ser guardada?

Você deve guardar os XMLs das suas notas consultadas por cinco anos pelo menos. Durante o período, caso seu empreendimento seja fiscalizado, você estará protegido. Verifique com o seu contador, em caso de dúvidas, quais são as regras para o seu município.

7. Como cancelar uma nota fiscal?

Saiba que é possível realizar o cancelamento em situações específicas, como quando:

  • não há ciência do destinatário;
  • a mercadoria ainda não saiu para entrega;
  • o serviço não foi prestado;
  • há falha no cálculo do imposto;
  • a data de competência está errada.

Por isso, o procedimento precisa ser realizado com atenção. Alguns empreendedores, tentando burlar a fiscalização, cancelam notas fiscais apenas para reduzir o pagamento de impostos – essa é uma prática ilegal. Por isso, cancele somente os documentos que forem realmente necessários.

O cancelamento de nota fiscal tem regras diferentes para cada tipo de documento. Além disso, os municípios e as Secretarias da Fazenda estipulam procedimentos e prazos distintos.

O cancelamento de uma NFS-e no Rio de Janeiro é diferente que em Belo Horizonte, por exemplo.

Enquanto os cariocas têm um prazo de 60 ou 120 dias (de acordo com o tipo de serviço prestado), os mineiros podem cancelar uma NFS-e pelo sistema da prefeitura até o recolhimento da guia de impostos. Após isso, é preciso abrir um processo administrativo.

Já a NF-e e a NFC-e têm regras semelhantes, porém, cada estado estipula critérios diferentes. Depois do Ajuste Sinief 07/18, o prazo para cancelamento de uma NFC-e passou a ser de 30 minutos após a sua emissão.

8. Não emitir nota fiscal é crime?

Sim. A sonegação de impostos é crime, passível de multas e até prisão.

Segundo a Lei 4.729/1965, prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei.

Mas o problema não acaba aí. A sonegação fiscal é algo que atrapalha todos os níveis da sociedade brasileira. Apenas em 2018, foram mais de R$ 385 bilhões sonegados em todo o país. Pense em como esse montante poderia ter sido investido na construção de uma infraestrutura melhor e mais justa.

Por isso, é papel do empreendedor, que deseja fazer o negócio crescer, seguir as exigências das legislações e manter-se em dia com o Fisco.

9. Qual é a melhor forma de emitir nota fiscal?

Até o momento, você descobriu importantes pontos para evitar erros na emissão de notas fiscais de vendas pela internet. Contudo, é essencial utilizar o método mais eficiente.

Com o avanço da internet e das tecnologias, é possível automatizar diversas tarefas – e não seria diferente ao emitir os seus documentos fiscais.

Entretanto, alguns empreendedores ainda preferem realizar essa tarefa manualmente. Quando se começa um negócio, é comum acumular responsabilidades em uma única pessoa. Como poucas vendas são feitas, o empreendedor consegue administrar tudo por conta própria.

Porém, com o passar do tempo, a quantidade de vendas aumenta, e é necessário delegar tarefas e automatizar processos. Saiba que, quanto mais você vender, maior será o número de notas fiscais emitidas.

Se você deseja ter mais tempo para focar no crescimento, tenha em mente que a automação de notas fiscais é um ponto fundamental. Ao utilizar um emissor automático, basta configurar a plataforma e deixar a magia acontecer.

Uma boa ferramenta deverá estar integrada aos principais meios de pagamento do mercado, como Pagar.me, Paypal, Iugu etc. Além disso, o envio de e-mails com a NF-e para o cliente é outro tópico que facilita a sua rotina.

Se você deseja uma solução mais robusta, utilize uma API para nota fiscal. Não perca mais tempo e automatize a emissão de NF o quanto antes.

A partir de agora, você sabe quais são as principais dúvidas de empreendedores na hora de emitir nota fiscal. Por mais que os assuntos fiscais pareçam burocráticos, é possível torná-los simples e eficientes, colocando em prática as dicas acima.

Caso tenha alguma dúvida, sempre consulte o seu contador e faça de tudo para manter o negócio legalizado e pagar os impostos em dia.

Quer conferir mais temas sobre tributos? Descubra como o Simples Nacional é o regime que pode otimizar o seu dia a dia! 😉

Gabriel Nascimento

Analista de marketing na eNotas e apaixonado por produção de conteúdo. Engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!


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