Como emitir nota fiscal eletrônica? [guia completo]

Por: Gabriel Nascimento

Mãos escrevem sobre mesa cheia de papéis e representam como emitir notas fiscais eletrônicas

Quando se fala sobre como emitir nota fiscal eletrônica, muitos empreendedores que fazem vendas online têm dúvidas.

Afinal, existem muitas atividades que exigem a sua atenção na administração de uma loja virtual. E um ponto importante é saber como emitir os documentos fiscais do seu negócio.

Negligenciar este processo, geralmente, pode trazer sérias consequências para a sua gestão financeira, como o pagamento de multas.

Então, quer saber como gerar esse documento para o seu e-commerce? Veja, agora, as principais dúvidas sobre o assunto e como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo:

O que é nota fiscal eletrônica?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos ou serviços, seja no ambiente físico ou digital.

A NF-e é gerada digitalmente pela empresa que está realizando a transação comercial, como, por exemplo, a venda de um produto.

Além de documentar fiscalmente a transação de venda, a nota fiscal eletrônica também é responsável por reunir informações como o CNPJ e nome da empresa, data e hora de saída de mercadorias, operações logísticas, endereço de destino, bem como para comprovar operações de simples remessa.

Por que emitir nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é utilizada para recolher os impostos decorrentes das transações comerciais, como o ISS e ICMS.

A maior parte das empresas, com exceção do MEI, são obrigadas a emitir esse documento para comprovar o seu faturamento.

Além disso, emitir NF-e traz algumas vantagens, como:

  • Rapidez na entrega de mercadorias, tendo em vista que a fiscalização dos caminhões que fazem o transporte se torna mais acelerada;
  • Satisfação dos consumidores pela segurança na compra;
  • Facilidade em administrar as informações fiscais, financeiras e de vendas.

Deixar de emitir a nota fiscal pode trazer diversas consequências negativas para a administração do seu negócio, como problemas com o fisco e, nos casos mais graves, você poderá responder por sonegação fiscal.

Quem deve emitir nota fiscal?

Praticamente todos os empreendedores devem gerar documentos fiscais para cada venda realizada, não importando o seu regime tributário.

Como já mencionado, existe apenas uma exceção: quem é Microempreendedor Individual (MEI) e vende produtos ou presta serviços para uma pessoa física não precisa emitir. Contudo, caso o consumidor exija a nota fiscal, o MEI deverá gerá-la.

📹 Veja: Como emitir Nota Fiscal MEI:

Quais são os tipos de nota fiscal?

Existem três principais tipos de nota fiscal. Acompanhe-as a seguir:

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento estadual. Ou seja, cada unidade federativa tem as suas regras e legislações específicas que precisam ser respeitadas pelos empreendedores.

Se você trabalha, por exemplo, com e-commerce de livros e mercadorias eletrônicas, essa é a nota que o seu negócio deve gerar.

💡 Saiba mais: Como funciona um e-commerce?

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Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) representa a prestação de serviço. Quem vende cursos online, webinários ou até mesmo e-books deve utilizá-la para regularizar a empresa.

Hotéis, sistemas para salões de beleza e serviços de assinatura também precisam adotá-la.

Como a NFS-e é municipal e há mais de 5.000 cidades em todo o Brasil, existem diversos desafios. Cada prefeitura tem particularidades únicas. Isso quer dizer que municípios vizinhos podem ter processos de emissão de nota fiscal totalmente diferentes.

Em alguns casos, é necessário ter certificado digital para acessar o portal da Prefeitura. Em outras situações, você deve ter usuário, senha e frase secreta.

Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) está sendo implementada no varejo nacional. Assim como a NF-e, a NFC-e também é estadual. Mas isso não é sinônimo de simplicidade.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico emitido para o consumidor final.

Alguns de seus objetivos são oferecer maior agilidade no repasse de informações fiscais e facilitar a fiscalização e o combate à sonegação.

A NFC-e elimina a nota fiscal de venda ao consumidor e o cupom fiscal.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Com o avanço da internet e das tecnologias, é possível automatizar diversas tarefas. E não seria diferente ao emitir os seus documentos fiscais.

Uma boa ferramenta de emissão de notas fiscais, como a NF-e+, pode ser integrada aos principais meios de pagamento do mercado, como Pagar.me, PayPal, Iugu etc.

Se você deseja uma solução mais robusta, utilize uma API para nota fiscal, uma solução tecnológica responsável, basicamente, por fazer a integração de sistemas, facilitando, assim, a troca de informações entre diferentes programações.

Agora, se você deseja saber como emeitir nota fiscal eletrônica manualmente, veja o passo a passo:

1. Verifique qual nota você deve emitir

O primeiro passo para emitir nota fiscal eletrônica é descobrir qual tipo de nota se encaixa nas atividades da sua empresa.

Como vimos, a NF-e é para venda de produtos, a NFS-e para prestação de serviços e a NFC-e para vendas diretas ao consumidor no varejo.

2. Faça o seu cadastro

Para emitir qualquer tipo de nota fiscal eletrônica, você precisa estar credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado, dependendo da sua atividade.

Se você precisa emitir a NF-e, deverá realizar o cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Agora, se precisa emitir NFS-e, deverá fazer o cadastro na prefeitura do seu município.

Geralmente, o cadastro pode ser feito online e são exigidos documentos como o contrato social da empresa e CPF/RG do responsável.

3. Tenha um certificado digital

Para emitir nota fiscal é preciso utilizar um certificado digital para garantir a validade jurídica das notas fiscais eletrônicas.

Este documento eletrônico funciona como uma assinatura digital, permitindo que você acesse os sistemas do governo e garanta a autenticidade das transações online.

Você pode adquirir ter um certificado digital junto à Caixa Econômica Federal, por exemplo.

4. Adquira um software emissor

Para emitir nota fiscal eletrônica passo a passo, você vai precisar de um software emissor. Ele pode ser gratuito, como a versão oferecida pela Sefaz, ou terceirizado, por empresas de contabilidade.

A diferença entre os dois está nas funcionalidades da plataforma. Enquanto no gratuito elas são mais limitidas, em plataformas pagas é possível automatizar o preenchimento de dados.

5. Emita suas notas fiscais

Com o acesso liberado ao sistema do governo e seu emissor, você já pode emitir nota fiscal eletrônica.

Para isso, basta usar o botão “Emitir NF-e/NFS-e” ou função semelhante no seu software e preencher as informações do cliente e da venda.

💡 Saiba mais: NF-e em ambiente de homologação: o que é e como funciona?

Quais são os benefícios da nota fiscal?

Apesar das diferenças, todas as notas fiscais trazem inúmeras melhorias para quem vende pela internet.

Antes, era preciso preencher um documento manualmente para legalizar uma venda. Porém, hoje, a emissão de nota fiscal eletrônica torna a sua rotina melhor. O ganho de produtividade é notório. Ao utilizar documentos digitais, você tem facilidade para emitir, armazenar e enviar ao cliente cada nota fiscal.

A redução de custos é outro aspecto. Como não é preciso imprimir e guardar documentos de papel, você pode investir em outros setores do seu negócio, como na compra de novas mercadorias ou em anúncios no Instagram Ads.

Lembre-se também da diminuição de erros ao preencher os campos de cada nota fiscal. Escrever todos os dados da transação à caneta é algo demorado e trabalhoso. Isso faz com que qualquer erro do funcionário coloque em risco a autenticidade das informações.

Em casos mais sérios, os erros de preenchimento causavam o pagamento de multas e outras consequências. Atualmente, as chances de isso acontecer são menores, inclusive quando se usa um emissor automático.

Preciso de certificado digital para emitir nota fiscal?

A certificação digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica, funcionando como a assinatura do empreendimento. A partir disso, o certificado digital garante que as informações de cada transação online sejam verdadeiras, como notas fiscais, contratos e mensagens.

Por uma exigência da Sefaz, você precisa de um certificado para emitir NF-e e NFC-e. Quando se trata da NFS-e, as prefeituras podem solicitá-lo ou não.

Como existem dois principais tipos de certificado, você pode ficar em dúvida ao escolher qual é o melhor para o seu negócio.

O modelo A1 é um arquivo digital, que deve ser instalado no computador ou no emissor de nota fiscal. Além do mais, é possível fazer o seu backup em nuvem, garantindo mais segurança e praticidade para o seu e-commerce. Sua validade é de um ano.

O modelo A3 é um token, como um pendrive. Ele é um dispositivo físico que precisa ser conectado ao computador toda vez que você emitir notas fiscais ou entrar no site de alguns órgãos do Governo.

Apesar de ter uma validade de dois a três anos, sempre será necessário transportá-lo para fazer qualquer atividade. Por não permitir a emissão automática de nota fiscal, é melhor ter cuidado antes de utilizá-lo.

Como cancelar uma nota fiscal?

Você deve realizar a solicitação de cancelamento no aplicativo da Receita, SIARE, informar a chave de acesso da nota, o CNPJ do solicitante e a justificativa para o cancelamento. Saiba que é possível realizar o cancelamento em situações específicas, como quando:

  • Não há ciência do destinatário;
  • A mercadoria ainda não saiu para entrega;
  • O serviço não foi prestado;
  • Há falha no cálculo do imposto;
  • A data de competência está errada.

Por isso, o procedimento precisa ser realizado com atenção. Alguns empreendedores, tentando burlar a fiscalização, cancelam notas fiscais apenas para reduzir o pagamento de impostos. Essa é uma prática ilegal. Por isso, cancele somente os documentos que forem realmente necessários.

O cancelamento de nota fiscal tem regras diferentes para cada tipo de documento. Além disso, os municípios e as Secretarias da Fazenda estipulam procedimentos e prazos distintos.

O cancelamento de uma NFS-e no Rio de Janeiro é diferente que em Belo Horizonte, por exemplo.

Enquanto os cariocas têm um prazo de 60 ou 120 dias (de acordo com o tipo de serviço prestado), os mineiros podem cancelar uma NFS-e pelo sistema da prefeitura até o recolhimento da guia de impostos. Após isso, é preciso abrir um processo administrativo.

Já a NF-e e a NFC-e têm regras semelhantes, porém, cada estado estipula critérios diferentes. Depois do Ajuste Sinief 07/18, o prazo para cancelamento de uma NFC-e passou a ser de 30 minutos após a sua emissão.

Por quanto tempo uma nota fiscal deve ser guardada?

Você deve guardar os XMLs das suas notas consultadas por cinco anos, pelo menos. Durante o período, caso seu empreendimento seja fiscalizado, você estará protegido. Verifique com o seu contador, em caso de dúvidas, quais são as regras para o seu município.

Não emitir nota fiscal é crime?

Sim. A sonegação de impostos é crime, passível de multas e até prisão.

Segundo a Lei 4.729/1965:

“Prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

Mas o problema não acaba aí. A sonegação fiscal é algo que atrapalha todos os níveis da sociedade brasileira. Apenas em 2018, foram mais de R$ 385 bilhões sonegados em todo o país. Pense em como esse montante poderia ter sido investido na construção de uma infraestrutura melhor e mais justa.

Por isso, é papel do empreendedor, que deseja fazer o negócio crescer, seguir as exigências das legislações e manter-se em dia com o fisco.

Resumo sobre como emitir nota fiscal eletrônica

A partir de agora, você sabe como emitir nota fiscal eletrônica. Por mais que os assuntos fiscais pareçam burocráticos, é possível torná-los simples e eficientes, colocando em prática as dicas acima.

Antes de ir embora, veja um resumo deste conteúdo:

O que é nota fiscal eletrônica?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos ou serviços, seja no ambiente físico ou digital.

Por que emitir nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é utilizada para recolher os impostos decorrentes das transações comerciais, como o ISS e ICMS. A maior parte das empresas, com exceção do MEI, são obrigadas a emitir esse documento para comprovar o seu faturamento.

Quais são os tipos de nota fiscal?

  • Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Como emitir nota fiscal eletrônica?

  1. Verifique qual nota você deve emitir
  2. Faça o seu cadastro
  3. Tenha um certificado digital
  4. Adquira um software emissor
  5. Emita suas notas fiscais

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