9 passos para um cadastro de produtos eficiente

O cadastro de produtos é uma etapa crucial para a operação de uma loja física ou virtual. Afinal, dificilmente será possível fazer um bom controle de estoque se as mercadorias não estiverem devidamente separadas e registradas.

Com as tecnologias atuais, um lojista consegue facilmente cadastrar todas as informações técnicas sobre seus produtos, fazer upload de imagens, criar códigos de barras para identificá-los e até usar esses dados para gerar etiquetas para as embalagens, sem a necessidade de contratar uma empresa especializada em cadastro de produtos.

Embora pareça desafiador registrar centenas de itens, preencher todos os campos necessários e manter as informações atualizadas, esse processo fará toda a diferença na administração da sua loja, principalmente na gestão logística.

Inclusive, se você criar um site de vendas em uma plataforma otimizada para essa finalidade, como a Nuvemshop, poderá fazer essa ação com muito mais agilidade e produtividade, usando recursos como inteligência artificial para preenchimento das informações e cadastro de produtos em massa.

Então, quer entender qual a importância e como fazer o cadastro de produtos da sua loja? Continue a leitura do artigo. Então, vamos lá?

O que é cadastro de produtos?

Cadastro de produtos é o processo de registrar todas as mercadorias produzidas ou vendidas pela empresa. Esse é um passo fundamental para uma boa gestão de estoque, mas seus benefícios não se restringem a isso. Etapas como contabilidade fiscal, marketing, análise das vendas e elaboração de um catálogo dependem diretamente do cadastro de produtos.

Portanto, em outras palavras, o cadastro de produtos é o ato de incluir em um sistema automatizado todas as mercadorias de um negócio, registrando os itens que estão prontos para a comercialização.

Sem um controle dos itens, fica mais fácil perder a noção de quais mercadorias estão saindo e entrando no seu estoque. Por exemplo, em uma loja virtual, seria praticamente impossível controlar os pedidos, separar as peças e despachá-las sem uma catalogação adequada.

É por esse motivo que fazer o cadastro de produtos, seja em uma planilha de Excel ou um software especializado, facilita e organiza a gestão empresarial.

Qual a importância do cadastro de produtos?

O cadastro de produtos é fundamental para organizar as informações dos produtos de uma empresa, criando padrões que ajudam todas as áreas do negócio, além de influenciar diretamente nas vendas.

Confira alguns dos benefícios:

Gestão de estoque

Fazer um cadastro de produtos otimizado permite controlar com precisão a entrada e saída de mercadorias. Assim, a empresa evita perdas ou sobras de itens ao dar visibilidade à necessidade de reposição de produtos ou da criação de uma queima de estoque.

Gestão empresarial

O cadastro ajuda a padronizar dados relevantes para diversas áreas da empresa, como administração, financeiro, logística, marketing e vendas, agilizando a tomada de decisões estratégicas.

Otimização de campanhas

A visualização clara da saída de produtos oferece insumos para que os setores de marketing e vendas criem campanhas mais efetivas a potenciais clientes, impulsionando as vendas.

Conformidade fiscal

Paralelamente, garantir que todas as informações fiscais das mercadorias estejam corretas evita problemas com pagamento de impostos ou multas, já que a empresa fica em conformidade com as exigências legais impostas pelo fisco.

Negociações acertadas

Ao monitorar o fluxo de produtos cadastrados e suas especificidades, a empresa pode fazer compras mais eficazes. Afinal, com a devida organização, sobra mais tempo para fazer levantar o que é necessário comprar e conseguir prazos e negociações melhores entre os fornecedores.

Ajuste na precificação

Mais um fator importante é que o cadastro colabora para que a precificação das mercadorias esteja correta, uma vez que concilia o preço de custo e os impostos que incidem sobre cada item e torna o cálculo do preço adequado à realidade da empresa.

Melhoria na experiência do cliente

Ao mesmo tempo, detalhar as informações dos produtos traz transparência ao consumidor e facilita a experiência de compra, o que impacta diretamente no volume de vendas.

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Como funciona o cadastro de produtos?

Agora que você já sabe o que é cadastro de produtos e qual a sua importância — tanto para loja física quanto para e-commerce —, chegou o momento de entender como é possível ter um processo de catalogação eficiente na sua empresa

O cadastro de produtos funciona da seguinte forma:

• O lojista insere informações básicas sobre determinado item, como nome do produto, categoria e preço unitário;
• Em seguida, ele descreve características mais específicas, como cor, dimensões, peso, modelo etc.;
• Na sequência, é preciso adicionar os tributos municipais, estaduais e federais de acordo com a tabela disponibilizada pelo governo;
• Por fim, o lojista deve incluir o estoque mínimo e máximo de cada item para facilitar o acompanhamento das vendas e a reposição.

Como você pôde notar, o cadastro de produtos pode ser dividido em duas etapas: a inserção de informações gerenciais e, em seguida, os dados fiscais.

A parte gerencial compreende as informações ligadas às operações logísticas, como características dos produtos, dados para controle de estoque, distribuição, reposição de mercadoria etc.

As informações fiscais, como o termo sugere, dizem respeito às tributações que incidem sobre os itens. Um produto mal catalogado pode levar ao pagamento indevido de impostos, gerando dores de cabeça para o lojista e multas em alguns casos. Por isso, é fundamental levar a etapa de cadastro muito a sério.

💡 Saiba mais: Como cadastrar produtos na Nuvemshop?

Como fazer um cadastro de produtos eficiente?

Como deu para notar, o cadastro em si é um processo muito simples, não há segredo algum em sua execução. Contudo, é uma etapa administrativa que requer bastante atenção, porque qualquer erro pode comprometer os registros de toda a mercadoria da empresa.

Para tornar o seu cadastro de produtos mais eficiente e menos oneroso, listamos algumas formas de otimizá-lo, confira:

1. Determine um responsável por essa tarefa

Centralizar o cadastro dos produtos em um único profissional ou em uma equipe mais enxuta é uma forma de garantir a padronização dos registros. Para garantir que tudo está sendo feito corretamente, você pode eleger alguém para revisar os cadastros, fazendo uma espécie de controle de qualidade.

É fundamental que o responsável conheça os processos da empresa e tenha as informações sobre os produtos em mãos para apenas registrá-las no sistema. Sendo assim, o mais importante nessa etapa é garantir a uniformização dos registros e otimização do tempo.

2. Padronize as descrições

Já pensou se cada produto da sua loja fosse registrado de uma forma? Um mesmo item poderia constar no sistema ora como “camiseta”, ora como “blusa”, ora como “camisa”, dificultando seu controle no estoque.

O objetivo de padronizar as descrições no cadastro de produtos é eliminar esse tipo de inconsistência. Portanto, uma dica é ordenar as características necessárias para o registro e sempre seguir essa diretriz. Ainda neste conteúdo, você confere uma sessão exclusiva com todas as informações necessárias para um cadastro completo. 3. Estabeleça o estoque mínimo e máximo

Saber a quantidade mínima e máxima que os produtos podem atingir no seu armazém é uma forma de evitar desperdícios, não ficar com estoque parado e não perder vendas por falta de algum item.

Se você optar por um software de gestão, a ferramenta notificará quando determinada mercadoria atingir seu nível mínimo ou máximo. No entanto, é perfeitamente possível fazer esse controle manualmente, por uma planilha do Excel.

Um processo otimizado permite maior margem de negociação com fornecedores e aumenta a produtividade do seu negócio. Portanto, fazendo uma gestão precisa do estoque, você não precisará se preocupar em comprar produtos com urgência e ainda economizará tempo e recursos.

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4. Crie categorias e palavras-chave

Quanto mais precisas forem suas descrições, mais fácil será para identificar um produto, certo? No entanto, é preciso garantir que o registro não seja específico demais — o que pode gerar o efeito contrário, dificultando a busca.

Para não sofrer com esse problema, crie categorias e palavras-chave relacionadas ao produto e que sejam fáceis de identificar. Caso sinta necessidade, crie também subcategorias para tornar a busca ainda mais específica e abranger todas as características do item.

O ideal é que se faça entre três e cinco níveis de categorização, abrangendo: departamento, categoria, subcategoria, segmento e subsegmento.

5. Estruture a logística da empresa

Ter processos logísticos estruturados é importante para garantir a eficiência da cadeia produtiva. Isso quer dizer que, desde a extração da matéria-prima até a entrega do produto ao cliente, tudo deve ser monitorado e organizado.

Um bom cadastro de produto e uma logística estruturada são capazes de otimizar o giro de estoque, melhorar o relacionamento com os fornecedores e potencializar as vendas.

💡 Saiba mais: O que é logística integrada, para que serve e como implementá-la?

6. Valide os dados fiscais com precisão

Como já mencionamos, é muito importante que as informações fiscais dos produtos sejam cadastradas corretamente, porque isso interfere diretamente no pagamento de impostos. O grande desafio nessa etapa é que os campos a serem preenchidos são complexos e as tributações mudam ao longo do tempo.

Para driblar esses problemas, muitas empresas usam ferramentas pagas que preenchem essas informações e atualizam os valores automaticamente caso algum imposto mude. No entanto, caso você não tenha interesse em contratar esse tipo de software, um profissional de contabilidade fiscal poderá ajudar nessa tarefa.

7. Use código de barras

O código de barras é a representação gráfica de uma sequência de números e/ou letras utilizada para identificar um produto. Por meio dele, é possível ter mais agilidade e segurança para as transações comerciais, garantindo maior controle na gestão do seu estoque.

É importante usar o código de barras porque esse símbolo permite acionar com facilidade as informações referentes à mercadoria. Desse modo, caso surja alguma dúvida sobre determinado item, basta fazer a leitura do código para identificá-lo.

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8. Automatize o cadastro de produtos

Até então você viu como o cadastro de produtos é uma etapa importante dentro da gestão empresarial. Ela impacta diretamente as tarefas de vários setores da organização, por isso não pode ser negligenciada.

Uma forma de garantir que todas as informações sobre as mercadorias estejam padronizadas e completas é por meio da automatização. Uma tecnologia especializada permite gerar dados valiosos para tomar decisões acertadas e direcionadas ao crescimento do negócio.

Já vimos que as planilhas podem ser usadas no cadastro de produtos, mas o cenário muda totalmente quando a empresa lida com uma quantidade maior de mercadorias e, consequentemente, de informações.

Nesse caso, utilizar um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português) fará com que todas as etapas de cadastro de produtos e monitoramento sejam automatizadas. Um bom sistema de gestão empresarial oferece funcionalidades capazes de atender às necessidades de qualquer negócio.

💡 Saiba mais: O que é e como escolher um ERP e-commerce?

Todo site de vendas precisa de um sistema de gestão online para gerenciar as vendas, controlar o estoque e automatizar processos. Existe uma grande variedade de softwares desse tipo no mercado, entre eles o Eccosys, um ERP que pode ser facilmente integrado às lojas virtuais da Nuvemshop.

9. Mantenha as informações atualizadas

Por fim, é importante revisitar o cadastro de produtos com regularidade, garantindo que as informações estejam alinhadas com possíveis alterações na cobrança de impostos, no preço dos insumos ou outras variáveis que podem prejudicar o lucro de cada item e, consequentemente, as finanças do negócio como um todo.

O que incluir em um cadastro de produtos?

Para que o cadastro de produtos seja efetivo, é essencial que haja um padrão e que as descrições sejam completas, abrangendo todas as características que ajudem a reconhecer a mercadoria.

Assim, qualquer pessoa que precisar consultar o sistema ou buscar o item no armazém conseguirá identificá-lo, além de evitar retrabalhos no futuro.

Você pode seguir o seguinte padrão:

• Nome do produto;
• Código de identificação;
• Categoria;
• Descrição detalhada;
• Fotos e vídeos;
• Preço;
• Peso e dimensões da embalagem;
• Variações (caso aplicável);
• Informações fiscais;
• Informações adicionais.

Confira como preencher cada uma dessas informações:

Nome do produto

Ao nomear um produto na área de cadastro, pense em como um consumidor irá buscar essa informação, uma vez que esse campo influenciará diretamente na busca interna do seu site, no ranqueamento e até na decisão de compra do cliente.

Adicione o tipo de produto, o modelo, as características (cor, material, estampa) e a marca, caso seja uma informação relevante ou a fabricação não seja própria.

Código de identificação

O campo código do produto deve conter um identificador único, para ajudar na gestão de estoque, na visibilidade das informações e também na comunicação entre sistemas — como um ERP, por exemplo.

Os mais comuns são o SKU (código interno da loja), o EAN ou GTIN (códigos de barras) ou até mesmo o NCM, geralmente usado para produtos importados e exportados.

Exemplo da área de cadastro de códigos na Nuvemshop

Para facilitar a criação de SKUs, a Nuvemshop criou uma ferramenta exclusiva e totalmente gratuita. Você só precisa inserir as informações da sua empresa e adicionar até três atributos do produto para obter seu código na hora! Experimente:

👉 Ferramenta grátis: Gerador de SKU

Categoria

A categoria de um produto não é simplesmente um dado para fins de registro. A sua escolha impacta a organização e navegabilidade de um site e a experiência do usuário. Portanto, ela deve ser intuitiva e manter uma hierarquia lógica entre as informações.

Considere categorias abrangentes, que se afunilam em subcategorias. Por exemplo:

“Roupas > Blusas e Camisas > Camisas Femininas”

Descrição detalhada

Vá além das características básicas da mercadoria no campo “descrição”, detalhando todos os benefícios que o produto oferece e os seus diferenciais. Inclua informações sobre materiais, medidas, cuidados e pense em palavras-chave que os clientes potencialmente buscam quando procuram por esse item.

Assim como o campo “nome de produto”, uma descrição bem feita faz toda a diferença para o SEO, ou seja, para que seu produto seja encontrado e exibido pelos motores de busca (como o Google).

Em contrapartida, esse campo também pode incluir informações adicionais e específicas, como instruções de uso ou garantias, por exemplo.

Descrições de produto feitas com IA

Que tal usar uma ferramenta para facilitar a produção das suas descrições de produto?

Na Nuvemshop, os lojistas contam com uma ferramenta de Inteligência Artificial (IA) exclusiva que permite gerar descrições atrativas e de qualidade durante o cadastro. Disponível a partir do plano Essencial, essa funcionalidade automatiza sua criação de descrições, economizando um tempo precioso.

A partir disso, você só precisa inserir as informações básicas dos produtos para receber textos exclusivos, consistentes e até mesmo otimizados para SEO. Revolucionário, não é mesmo?

Veja a seguir um exemplo prático de uso da ferramenta, sendo a primeira imagem as instruções para a ferramenta e a seguinte, o resultado entregue:

E, se você ainda não tem uma loja virtual na Nuvemshop, também pode utilizar nosso Gerador de descrição de produtos. É muito simples: selecione o segmento adequado, insira as informações e receba um modelo de descrição efetivo para simplificar o seu dia a dia. Experimente agora e escolha entre as categorias Artesanato e Decoração, Beleza e Cosméticos e Roupas:

👉 Ferramenta grátis: Gerador de descrição de produto

Fotos e vídeos

Imagine que o seu cliente está em uma loja física, onde pode tocar e experimentar os produtos que escolher. Em uma loja virtual, isso torna-se quase possível se a descrição for bem elaborada e as fotos e vídeos entregarem detalhes minuciosos e atrativos.

Sendo assim, capriche nas suas fotos para e-commerce, que devem ser variadas, de boa qualidade e mostrar os atributos do seu produto de diferentes ângulos.

Vamos supor que você deseja vender uma sapatilha verde de couro ecológico. Observe a seguir como a luz e o posicionamento geram diferentes percepções sobre um objeto.

Abaixo, o produto em um fundo escuro, com posicionamento ruim:

Em seguida, um produto similar, feita em um fundo que privilegia os detalhes, com bom posicionamento e aspecto profissional:

Entendeu a diferença? Para uma ajuda nessa tarefa, conte com a ferramenta gratuita para remover fundo com IA que a Nuvemshop elaborou:

👉 Ferramenta grátis: Remover fundo de imagem

Quanto aos vídeos, são excelentes para que os consumidores possam ter uma percepção clara da utilização do produto. É excelente para quem deseja vender roupas, por exemplo, permite ter uma ótima noção de caimento, cores e texturas.

Uma dica para cadastrar vídeos em sua loja virtual é usar a Widde, uma ferramenta que permite gravar, de forma simples, vídeos envolventes sem conhecimento técnico.

Preço

O campo “preço” na sua loja virtual deve ser objetivo e mostrar o valor final do produto para os clientes, ou seja, o preço de venda.

Na área de cadastro da Nuvemshop, por exemplo, você insere as informações de custo e valor final de cada mercadoria. Dessa forma, você consegue visualizar o quanto cada item gera de lucro, enquanto seus clientes enxergam apenas o valor final, promocional e as formas de pagamento.

Confira um exemplo de como os itens são cadastrados internamente na Nuvemshop:

Agora, observe como as informações aparecem em um dos modelos de loja Nuvemshop:

Gostou? Confira também como calcular o preço ideal para o seu negócio com a nossa planilha de precificação de produtos:

Peso e dimensões da embalagem

O campo “peso e dimensões” deve conter os dados exatos da mercadoria, em unidades padrão, como quilos e centímetros.

Essa informação é imprescindível para calcular com precisão o frete e fazer a logística correta de envio, evitando problemas na entrega ou surpresas no valor final para o cliente.

Exemplo da área de cadastro de peso e dimensões na Nuvemshop

Variações (caso aplicável)

Em alguns casos, o produto pode ter variação de tamanho, cor, voltagem, entre outros fatores. Por isso, é importante contar com uma plataforma que oferece flexibilidade para o seu site de vendas, para que você reúna em uma só página de produto todas as suas variantes.

Esse recurso facilita a compra, já que evita que o cliente tenha que procurar por diferentes páginas a variação que deseja, além de facilitar a visualização do lojista de quais itens têm maior ou menor saída.

Na Nuvemshop, além de cores preexistentes e tamanhos padrão, você também pode personalizar totalmente os campos de variação. Perfeito para todo o tipo de negócio, né?

Informações fiscais

Como citamos anteriormente, é importante manter as informações fiscais de suas mercadorias atualizadas e acompanhar como a incidência de impostos afeta a saúde financeira do seu negócio.

Para isso, você pode usar a nossa planilha de custos fixos e variáveis! Nela, você simplesmente insere as informações e o cálculo dos custos sai de forma automatizada, tornando as informações muito mais claras e a precificação muito mais segura.

Como cadastrar produtos na Nuvemshop?

Muitas pessoas que decidem começar um negócio do zero e montar uma loja virtual fazem o cadastro dos produtos diretamente na plataforma de e-commerce escolhida. Assim, essa ferramenta passa a ser o sistema de gestão principal da empresa.

Saber registrar as mercadorias na sua loja é muito importante — tanto na fase inicial do seu projeto quanto na gestão do e-commerce. Assim, conforme surgirem novidades em seu catálogo, você eventualmente terá de cadastrar novos itens.

A partir do preenchimento correto de cada dado, você manterá a sua loja mais organizada e os seus processos otimizados. Como já mencionamos, isso traz benefícios para o seu dia a dia, como o aumento das vendas e a fidelização de clientes.

O cadastro de produtos na plataforma Nuvemshop é bastante simples, mas há duas maneiras de fazê-lo: individualmente ou de forma massiva. Confira, a seguir, o tutorial para cada uma das situações:

Cadastro de produto individual

Para adicionar um produto por vez na sua base de dados, basta acessar o seu painel administrativo e clicar em Produtos > Adicionar produto. Em seguida, você deverá preencher as seguintes informações:

• Nome e descrição;
• Fotos e vídeo);
• Preços (original e promocional, caso haja algum valor especial);
• Tipo de produto (físico ou virtual);
• Estoque (com histórico);
• Códigos do produto;
• Peso e dimensões;
• Vitrines virtuais (destaque no Instagram e Google Shopping);
• Categoria;
• Variações;
• Tags, Marca e SEO (recurso com IA, para facilitar a busca interna e de SEO);
• Destacar produto (nas seções internas);
• Produtos relacionados (alternativos e complementares, para fins de cross selling);
• Mais opções (frete grátis, por exemplo).

Após preencher todos os campos, basta revisar os dados para garantir que estão todos corretos e clicar em “Publicar produto”. Feito isso, o item já estará disponível em sua loja virtual.

Outra dica é usar o aplicativo Groups para agrupar as variações do seu produto e ainda mostrá-las de forma independente na sua loja virtual. Dessa forma, por exemplo, se você oferece três opções de cores de um tênis (azul, preto e vermelho), o cliente pode encontrar os três produtos separadamente e, assim que clicar, poderá ver as outras variações.

O app ainda oferece a opção de miniaturas que deixam as opções do seu produto ainda mais atrativas.

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Cadastro massivo de produto

Na plataforma Nuvemshop, é possível fazer o carregamento massivo dos seus produtos por meio de um arquivo CSV.

O arquivo CSV nada mais é do que uma planilha, que é bastante popular entre lojistas do e-commerce e do varejo. Através dessas tabelas, é possível importar todo o seu catálogo de produtos de uma só vez.

O diferencial da Nuvemshop é a possibilidade de cadastrar e editar produtos de forma massiva, por um arquivo de Excel com até duas mil linhas. Isso quer dizer que você consegue cadastrar até dois mil produtos de uma só vez.

Além disso, a plataforma permite adicionar até mil variantes aos seus produtos, como cor, tamanho, dimensões etc. Tudo isso para ajudar o lojista a melhorar os cadastros e tornar as buscas mais fáceis.

Para começar, você deverá criar uma planilha com as seguintes informações:

• URL do produto;
• Nome do produto;
• Tipo do produto (físico ou digital/serviço);
• Categoria;
• Variação;
• Preço;
• Preço promocional (caso haja);
• Pesos, altura, largura e comprimento;
• Número de itens em estoque;
• Códigos do produto (SKU, EAN etc.);
• Código de barras do produto;
• Visibilidade do produto na loja (visível ou oculto);
• Frete grátis (se tem ou não);
• Descrição do produto;
• Tags;
• Título para SEO do produto;
• Descrição para SEO do produto;
• Marca;
• Tipo do produto (físico ou digital);
• Sexo e faixa etária.

Feito isso, será necessário organizar as informações na planilha de forma que o sistema identifique os dados de cada produto.

Com o arquivo pronto, em seu painel administrativo, clique em Produtos > Lista de produtos > Importar e exportar de CSV > Escolher arquivo > Importar.

Após a conclusão, você receberá um e-mail confirmando a importação. Caso apareça algum erro, você será notificado sobre qual item apresenta problemas. Nesses casos, basta corrigir a informação e refazer o processo.

Você também pode instalar o aplicativo Automagico – Cadastro de produtos para importar produtos em massa com ferramentas de gestão de fotos e descrições.

👉 Confira: Como cadastrar produtos de forma massiva?

Tudo certo sobre cadastro de produtos?

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender a importância de cadastrar corretamente os produtos de sua loja e como é possível fazer isso mesmo sem a contratação de um software específico.

Por meio da plataforma da Nuvemshop, não apenas o cadastro, mas toda a gestão do seu site de vendas fica mais otimizada. Como consequência, você perde menos tempo em tarefas operacionais e consegue traçar estratégias certeiras para vender mais.

Ainda não conhece a Nuvemshop? Crie sua loja virtual grátis e conheça todos os recursos disponíveis para potencializar o seu negócio! 💙