O que é e como fazer um relatório de vendas?

Por: Victoria Salemi

Computadores e documentos representando a elaboração de relatório de vendas

Quando pensamos na equipe de vendas, logo associamos às pessoas responsáveis por facilitar o processo de compra. No entanto, para avaliar se essa conexão está gerando resultados, é preciso contar com um relatório de vendas.

Esse tipo de documento é fundamental para registrar as ações realizadas pelo time de vendas — também conhecido como time comercial —, quais estratégias renderam bons resultados e qual foi o impacto percebido pela empresa. Isso influencia outras áreas, como na elaboração do plano de marketing, por exemplo.

Para saber mensurar a importância do time comercial dentro de um negócio, é preciso saber como fazer um bom relatório de vendas. Vamos conferir?

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O que é relatório de vendas?

Relatório de vendas é um documento abrangente que analisa todas as atividades de vendas de uma empresa por meio de diversos parâmetros. Entre eles, podemos citar KPIs (Key Performance Indicators, ou “Indicadores-chave de Performance”) e dimensões relativas ao volume de vendas, receita, desempenho da equipe, oportunidades etc.

O relatório de vendas também descreve o registro de todas as chamadas que foram feitas e produtos que foram vendidos durante um determinado período de tempo por um vendedor ou pela gerência.

💡Saiba mais: O que é taxa de conversão

Qual a importância de um bom relatório de vendas?

O relatório de vendas ajuda a identificar quais tendências estão ocorrendo em relação ao volume de vendas de uma empresa ao longo do tempo. Isso quer dizer que ele mostra, basicamente, se as vendas estão aumentando ou diminuindo.

Esse documento é analisado pelos gerentes de vendas para que eles decidam qual o melhor caminho a ser seguido. Ele ajuda a identificar oportunidades de mercado e áreas onde o volume de vendas poderia ser aumentado.

Para que essa análise seja feita, é preciso organizar as informações corretamente, seja por mês, trimestre ou mesmo por ano.

O relatório de vendas também precisa conter detalhes como período de tempo analisado, resumo de vendas, vendas por formato, vendas por categoria, preferências de relatório, notícias e atualizações, perguntas frequentes, visão geral etc.

Sendo assim, podemos dizer que o relatório de vendas é um documento superimportante para você acompanhar e usá-lo para basear suas decisões sobre a empresa, seja aumentar as vendas ou mudar determinado produto, por exemplo.

💡Saiba mais: Técnicas de vendas para o seu negócio

Como fazer um relatório de vendas?

Agora que você já entendeu a importância do time de comercial dentro de uma empresa e o que é um relatório de vendas, chegou o momento de entender como elaborá-lo!

Veja, a seguir, o passo a passo de como fazer um relatório de vendas vencedor:

  1. Colete, compile e valide todos os dados de vendas de vários sistemas, equipes e departamentos para garantir que nenhuma informação importante seja deixada de fora;
  2. Identifique os parâmetros, KPIs e relatórios que são necessários para compor a análise;
  3. Determine o intervalo para a criação do relatório de vendas, por exemplo: semanal, mensal, anual etc.;
  4. Selecione as geografias ou grupos de produtos necessários para o relatório;
  5. Decida o nível de detalhe com base nas pessoas que receberão o relatório. Se ele for elaborado para a alta gestão da empresa, é provável que os gestores tenham mais interesse nas conclusões alcançadas do que nos dados detalhados, por exemplo;
  6. Escolha o formato adequado — que pode variar de painéis a planilhas, dependendo dos detalhes e da necessidade suprida pelo relatório;
  7. Valide os números com outras equipes, já que os dados de vendas são importantes para a empresa como um todo.

Agora que você já tem uma ideia sobre como elaborar um relatório de vendas, veja, no tópico a seguir, alguns dados que podem ser adicionados ao seu documento.

Antes, caso tenha dificuldade para fazer o correto controle das vendas realizadas pelo seu time comercial, não deixe de baixar a planilha gratuita que elaboramos para você:

Exemplos de relatórios de vendas

O relatório de vendas consiste em vários relatórios menores compilados em um único documento. Veja, a seguir, alguns exemplos de informações que podem aparecer no seu relatório de vendas:

1. Volume de vendas

Esse relatório mostra quanto de um determinado produto foi vendido em um período de tempo. Isso é representado, principalmente, no número de unidades vendidas para aquele produto.

2. Despesas de vendas

O relatório de despesas de vendas mostra os valores gastos no processo de realização da venda ou de qualificação de leads — processo pelo qual os clientes em potencial são organizados de acordo com a probabilidade de fecharem negócio. Isso inclui despesas com softwares, viagens, reembolsos etc.

3. Visão geral do funil de vendas

Esse documento mostra o funil de vendas de acordo com as etapas do ciclo de vendas. Ele também indica a porcentagem de conversões em cada estágio. Se a porcentagem de conversão está caindo muito, isso pode ajudar a equipe a identificar o problema.

💡Saiba mais: Como criar uma página de vendas e aumentar sua taxa de conversão

4. Desempenho da equipe de vendas

Esse relatório inclui o desempenho geral da equipe comercial, além de uma análise de vendas sobre o alcance dos objetivos. Parâmetros como porcentagem de conversões, chamadas de vendas feitas e cumprimento geral de metas seriam incluídos no documento.

5. Oportunidades, vitórias e previsão

Mostra a porcentagem de oportunidades que estão perto de serem convertidas em vendas. O relatório de oportunidades ajuda a equipe a planejar suas ações e prever melhor os resultados que devem ser alcançados.

6. Desempenho de clientes

No caso de empresas B2B (Business to Business, que significa “de empresa para empresa”), os vendedores podem ficar responsáveis por monitorar uma grande carteira de clientes, ou seja, uma grande quantidade de receita recorrente.

Por serem clientes importantes, que trazem muito dinheiro para a sua empresa, é fundamental que os dados deles sejam analisados regularmente pelo time interno e acompanhados.

7. Qualidade de vendas

Esse relatório inclui a qualidade geral do processo de vendas em diferentes etapas e estágios. Isso mostra quanto tempo leva desde a atração do lead até a sua conversão e fechamento da venda. No geral, esse relatório mostra a qualidade dos processos seguidos e pode ajudar a identificar e melhorar gargalos.

💡Saiba mais: O que é nutrição de leads e como usar essa estratégia?

Os dados coletados nas chamadas estão incluídos nesse relatório de vendas para mostrar quantas reuniões e ligações foram feitas pela equipe comercial até que a pessoa interessada se transformasse em um cliente.

8. Painel de resumo

Muitas vezes, o relatório de vendas é necessário para a análise dos dados pela alta administração. Um painel resumido de todos os processos de vendas, dados e KPIs pode ajudar a ver o desempenho, as tendências e os problemas enfrentados no dia a dia do setor.

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Resumo

Chegamos ao final deste conteúdo. Você conseguiu compreender a importância do relatório de vendas para o seu negócio? Então, continue por aqui e confira o nosso resumo:

O que é relatório de vendas?

Relatório de vendas é um documento abrangente que analisa todas as atividades de vendas de uma empresa por meio de diversos parâmetros. Entre eles, podemos citar KPIs e dimensões relativas ao volume de vendas, receita, desempenho da equipe, oportunidades etc.

Como fazer um relatório de vendas?

  1. Colete, compile e valide todos os dados de vendas
  2. Identifique os parâmetros e KPIs necessários
  3. Determine o intervalo de tempo
  4. Selecione as geografias ou grupos de produtos
  5. Decida o nível de detalhe do relatório
  6. Escolha o formato adequado
  7. Valide os números com outras equipes

Exemplos de relatórios de vendas

  1. Volume de vendas
  2. Despesas de vendas
  3. Visão geral do funil de vendas
  4. Desempenho da equipe de vendas
  5. Oportunidades, vitórias e previsão
  6. Desempenho de clientes
  7. Qualidade de vendas
  8. Painel de resumo

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