O que é quebra de estoque no e-commerce e como evitar?

Imagine que um consumidor chega à sua loja em busca de um determinado item. Mesmo tendo a mercadoria estocada, você percebe que não pode fechar a venda porque ela foi mal armazenada e está danificada. Isso é a quebra de estoque.

Essa perda de mercadoria é ruim para o consumidor, que tem uma experiência de compra frustrante; e ainda pior para o lojista, que pode deixar de lucrar com a venda — e pode até mesmo perder o cliente.

Então, se você quer saber como evitar que isso aconteça no seu negócio, continue a leitura! Neste artigo, trouxemos sete passos para evitar a perda de estoque e garantir uma gestão eficiente das mercadorias.

Antes de começar, aproveite para baixar nossa planilha de controle de estoque gratuita e organize seu estoque de forma simples e prática, evita perdas desnecessárias:

O que é quebra de estoque?

Quebra de estoque é a perda de mercadorias que estavam no estoque, mas não podem mais ser vendidas. Isso acontece quando os produtos estão danificados, com prazo de validade vencido ou foram extraviados, por exemplo.

Nesse caso, o item não pode ser vendido até ser reparado ou substituído. Por isso, a perda de estoque representa um custo adicional para a empresa, seja pelo desperdício do produto ou pelo reinvestimento necessário para adquirir um novo item.

Exemplo de quebra de estoque

Imagine que você tem uma loja virtual de roupas e recebe o pedido de uma camiseta X. Ao chegar na etapa de separação do item no estoque, você percebe que o item foi mal armazenado e acabou exposto à umidade, mofando a peça.

Nesse caso:

• A venda é perdida, afetando diretamente o lucro do negócio;
• O cliente fica insatisfeito, podendo impactar a reputação da marca com avaliações negativas;
• Existe um custo extra com atendimento e estorno do valor pago.

Ou seja, a quebra de estoque não representa apenas a perda de um produto, mas afeta toda a experiência do cliente e a saúde financeira do negócio.

Qual a diferença entre quebra e ruptura de estoque?

A quebra de estoque está relacionada à perda de produtos por falhas no armazenamento. Já a ruptura de estoque indica que não existem mercadorias armazenadas para venda. Ou seja:

• Ruptura de estoque: não tem produto para vender;
• Quebra de estoque: tem o produto, mas ele está inutilizável.

Considere, por exemplo, que uma loja de roupas tem um estoque de 50 camisetas. Imagine que as paredes do local de armazenamento mofaram, manchando as peças que estavam estocadas. Essas mercadorias foram perdidas por estarem danificadas, significando uma quebra de estoque.

Agora, imagine que um cliente acessa a loja virtual para comprar uma dessas camisetas. Entretanto, na hora de separar o pedido, você percebe que todas as peças já foram vendidas. Nesse caso, o armazenamento está zerado, é uma ruptura de estoque.

Para entender melhor a diferença entre ruptura de estoque e quebra de estoque, veja a tabela comparativa abaixo:

Quais as principais causas da quebra de estoque?

A quebra de estoque pode acontecer por diversos motivos. Alguns dos principais são:

• Furto ou roubo de mercadorias;
• Desvios de carga;
• Armazenamento incorreto;
• Acidentes no local de estoque;
• Prazo de validade vencido;
• Fragilidade dos itens;
• Falhas no controle de estoque;
• Obsolescência;
• Má qualidade dos produtos.

Para te ajudar no controle de validade dos produtos, é possível contar com a planilha de controle de validade da Nuvemshop, que simplifica o monitoramento e visualização dessas informações:

Baixar planilha

Além disso, muitas vezes as peças podem vir danificadas do fabricante ou sofrer danos no transporte até a loja. Nesse caso, é importante conferir todas as mercadorias no momento da entrega para evitar prejuízos no futuro.

Como evitar a quebra de estoque?

Para minimizar a perda de estoque, é fundamental usar estratégias de gerenciamento de armazenamento. A seguir, listamos passo a passo o que fazer para evitar que isso aconteça. Confira:

Atualize o inventário

O inventário de estoque é o processo de contar, conferir e registrar todos os itens disponíveis no estoque de uma empresa. Durante essa conferência, é possível identificar se existe algo faltando e detectar danos visíveis nos produtos, como manchas, quebras ou rachaduras.

Essa também é uma forma de mapear itens com maior risco de perda, como peças muito frágeis que estejam mal armazenadas e que podem ser transferidas para prateleiras com mais segurança.

Mantenha um controle de estoque

Fazer um controle de entradas e saídas de produtos também é essencial para monitorar os níveis de armazenamento. Dessa forma, fica mais fácil acompanhar a saída de produtos mais antigos, por exemplo, evitando que eles fiquem parados no estoque com risco de se tornarem obsoletos ou vencidos.

Tenha bons fornecedores

Trabalhar com bons fornecedores reduz as chances de receber produtos danificados ou com defeito, o que também pode levar à perda de estoque. Por isso, é importante ter um critério rígido para escolher esses parceiros.

Além disso, manter um contato de longo prazo com o mesmo fornecedor cria uma relação de confiança. Isso facilita na hora de conseguir soluções mais rápidas para substituir mercadorias ou receber o reembolso, minimizando o prejuízo da quebra de estoque.

Aproveite para acessar a lista de fornecedores grátis da Nuvemshop. A ferramenta oferece uma variedade de parceiros para o seu negócio:

👉 Ferramenta grátis: Lista de fornecedores

Faça uma previsão de demanda

Fazer a previsão de demanda também é uma forma de estimar a quantidade de mercadorias necessárias a cada lote de reposição. Uma análise do histórico de venda, por exemplo, pode revelar produtos sazonais, que têm mais ou menos saída em determinado período do ano.

Com isso, é possível fazer pedidos de reposição mais precisos. Essa é uma forma de encontrar o equilíbrio entre ter mercadorias suficientes para atender à demanda e evitar o excesso de itens, que podem ser danificados pelo mau armazenamento ou se tornarem obsoletos com o tempo.

💡Saiba mais: O que é e como calcular o estoque sazonal?

Ofereça descontos e promoções

Se você tem produtos com prazo de vencimento próximo ou correndo o risco de se tornarem obsoletos, oferecer descontos e promoções é uma forma de incentivar a saída dessas mercadorias paradas e evitar a quebra de estoque.

Mas, para isso, é preciso contar com uma boa gestão de estoque. Afinal, é preciso mapear com antecedência os produtos com risco de perda para que haja tempo de planejar campanhas promocionais que possam estimular a venda rápida ainda garantindo lucro sobre as peças.

💡Saiba mais: O que é acuracidade de estoque e como calcular?

Aposte em automação

Fazer todo esse controle de itens armazenados de forma manual não é uma tarefa fácil, mesmo para pequenas empresas. Por isso, usar um sistema de controle de estoque é uma forma de automatizar (e facilitar) esse processo.

Um software de gestão pode armazenar dados dos produtos, como data de entrada em estoque, data de validade e quantidade de itens disponíveis. Dessa forma, é mais fácil acompanhar o risco de quebra de estoque e evitar que isso aconteça.

Se você vende online, também é fundamental garantir que a sua plataforma de e-commerce esteja bem integrada a sistemas de gestão. Assim, todo o processo acontece de forma automatizada e assertiva, com a possibilidade de configurar alertas de prazo de vencimento próximo ou tempo limite de armazenamento.

Na Nuvemshop, por exemplo, você pode criar a sua loja virtual grátis e fazer a integração direta com os melhores sistemas de gestão do mercado — com opções tanto para quem está começando, quando para quem já tem um negócio consolidado e precisa de soluções robustas.

Como fazer o controle da quebra de estoque?

Contabilizar a quebra de estoque é importante para ajustar o controle financeiro da empresa, identificar perdas, ajustar o inventário e avaliar o impacto do problema. Veja passo a passo o que fazer quando isso acontece:

Identifique a quebra

O primeiro passo é analisar todos os produtos do estoque para identificar os itens danificados, vencidos ou extraviados e registrar no controle de inventário.

Dependendo do tamanho do seu estoque, esse processo pode ser feito manualmente ou com o auxílio de um sistema de gestão de estoque.

Calcule o valor da perda

Após identificar os itens, você precisa identificar o valor perdido na quebra de estoque. Para isso, multiplique a quantidade de produtos inutilizados pelo valor unitário de custo de cada item.

Por exemplo, se dez unidades de um produto que custam R$ 50 cada foram perdidas, o valor de quebra é de R$ 500.

💡Saiba mais: O que é custo de estoque e como gerenciar de forma eficiente?

Faça o lançamento contábil

O próximo passo é fazer o registro contábil, já que o valor definido acima precisa ser incluído como uma despesa operacional (com sinalização de quebra ou perda dos itens) do período em que ocorreu a quebra de estoque.

Ajuste o estoque final

Por fim, registre a saída (ou perda) os produtos no sistema de gestão de estoque. Assim, você evita que itens indisponíveis continuem aparecendo como ativos no estoque.

Aqui, lembre-se quando há perda de produtos por avaria, vencimento, extravio ou dano, usa-se um CFOP específico para registrar a baixa no estoque sem gerar venda. O CFOP de quebra de estoque, que é o 5927.

Como a quebra de estoque influencia as vendas no e-commerce?

A quebra de de estoque pode atrapalhar o seu negócio de diversas formas. Veja algumas das principais:

Perda de vendas

Sem dúvidas a pior consequência para os lojistas com a quebra de estoque é a perda direta de vendas devido a falta de mercadoria no momento da compra.

Quando um produto disponível no estoque não pode ser vendido por estar danificado, vencido ou perdido, a loja deixa de faturar e pode comprometer a satisfação do consumidor.

Confiabilidade da marca

A perda de vendas também influencia diretamente na imagem da sua marca no mercado. Imagine a situação: um cliente efetua uma compra no seu e-commerce e, depois, recebe a notícia de que o item não está mais disponível para entrega.

Essa situação gera insatisfação, perda de confiança e pode até resultar em avaliações negativas, o que pode manchar a imagem da sua empresa para potenciais clientes.

Aumento de custos operacionais

Por fim, os custos operacionais de tentar compensar a quebra de estoque são altos. Uma reposição expressa dos produtos perdidos, por exemplo, pode representar um custo adicional com frete para receber os itens mais rapidamente.

Como lidar com a falta de produto no estoque?

A quebra de estoque é um grande problema, mas não precisa representar a perda de um cliente para sempre. Nesses casos, é preciso agir rápido para mediar a situação e transformar uma experiência negativa em uma oportunidade de fidelização.

Algumas dicas para isso são:

• Comunique com transparência: informe imediatamente que o item vendido não poderá ser entregue;
• Ofereça substitutos: apresente outras opções de produtos semelhantes que estejam disponíveis;
• Crie uma lista de espera: permita que o cliente cadastre o e-mail ou WhatsApp para ser avisado quando o produto voltar;
• Ofereça benefícios: cupons de desconto, frete grátis ou condições especiais ajudam a compensar a frustração do consumidor.

Veja um exemplo prático:

“Oi, [nome do cliente]! Tudo bem? Infelizmente a camiseta [modelo] que você comprou está temporariamente indisponível devido a um erro em nosso controle de estoque. Pedimos desculpas pelo transtorno 🙏.

Mas não se preocupe:

• Você pode escolher outro modelo similar, sem custo extra;
• Se preferir, podemos emitir o estorno imediato do valor pago.

E, como forma de agradecimento pela compreensão, te enviamos um cupom de 10% para sua próxima compra.”

💡Saiba mais: 65 frases prontas para atendimento ao cliente

Tudo certo sobre quebra de estoque?

Como vimos, a quebra de estoque pode causar muitos prejuízos para o lojista. Por isso, esperamos que este conteúdo seja útil para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto e evitar que isso aconteça no seu negócio.

E, se você já vende pela internet e quer profissionalizar o seu negócio, venha para a Nuvemshop! Crie sua loja virtual grátis na maior plataforma de e-commerce da América Latina e faça a integração do seu e-commerce com os melhores ERPs do mercado para gerenciar seu estoque de forma totalmente automatizada. 💙