ICMS: o que é esse imposto, quando é obrigatório e como calcular

Se você tem um negócio, seja ele grande ou pequeno, físico ou virtual, uma coisa é certa: você já teve dúvidas sobre o pagamento de impostos. E nos arriscamos em mais uma afirmação: pelo menos uma delas está relacionada a entender o que é ICMS.

Isso porque o ICMS é um dos impostos mais comuns do Brasil e está incluso no preço de praticamente tudo que é comprado ou vendido no país. Ou seja, em algum momento da sua jornada empreendedora, será necessário saber como calcular esse tributo.

Se esse momento já chegou, não se preocupe! Neste artigo, vamos entender como funciona a tabela ICMS e o que você precisa pagar (se realmente precisa pagar) nas transações dentro e fora do seu estado. Confira!

O que é ICMS?

O ICMS é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. Esse é um tributo estadual obrigatório, mas cada estado tem a sua própria alíquota (percentual do imposto) e regras para aplicação da cobrança.

Na prática, sempre que um produto é vendido ou um serviço é prestado, existe a cobrança do imposto embutido no preço de venda. Ou seja, o ICMS não é realmente um custo para o lojista, mas sim um valor que ele cobra do consumidor em nome do governo estadual.

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Para que serve o ICMS?

O ICMS é um imposto com finalidade fiscal. Isso significa que ele serve, basicamente, para arrecadar recursos para os cofres públicos de cada estado.

Depois de ser recebido pelo lojista ou pelo prestador de serviço, o valor do ICMS é repassado para o governo e reinvestido em serviços como saúde, segurança e educação, além de ter uma parte que é encaminhada aos municípios.

Em 2023, por exemplo, a arrecadação geral com o ICMS no Brasil somou mais de 642 bilhões de reais, segundo o portal Poder 360, o que fez o imposto ser considerado a principal fonte de receita dos estados.

Quem paga o ICMS?

Qualquer transação que envolva a venda de produtos ou prestação de serviços, com emissão de nota fiscal, e que não esteja sujeita ao ISS (Imposto sobre Serviços) é tributada pelo ICMS.

No dia a dia, quase todas as transações de venda, importação de produtos e serviços de transporte, por exemplo, se enquadram nessa lista — o que torna tão importante saber o que é o ICMS.

Veja algumas das principais atividades que estão sujeitas ao tributo:

• Venda de produtos em lojas físicas ou virtuais;
• Venda de alimentos e bebidas em bares, restaurantes e estabelecimentos similares;
• Transporte de bens, pessoas ou valores entre municípios ou estados brasileiros;
• Importação de mercadorias (seja para revenda ou consumo próprio);
• Prestação de serviços de telecomunicação;
• Fornecimento de mercadorias com prestação de serviços;
• Serviços prestados no exterior ou que tenham começado fora do país.

Vale lembrar também que o ICMS é um imposto sobre a circulação de mercadorias, independentemente de ser uma venda ou não. Por isso, brindes e sorteios também recebem a cobrança do imposto. Nesse caso, o ônus do pagamento passa a ser responsabilidade do lojista, não do consumidor que vai receber o item.

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Quem é isento de pagar ICMS?

Embora o ICMS esteja presente em praticamente todas as relações comerciais, existem algumas exceções que garantem direito à isenção do imposto. Confira as principais:

• Comercialização e circulação de livros, jornais e periódicos;
• Exportação de mercadorias;
• Operações relativas à energia elétrica, petróleo e combustíveis;
• Operações relacionadas a ouro, quando considerado ativo financeiro ou instrumento cambial;
• Operações de arrendamento mercantil;
• Operações de alienação fiduciária em garantia;
• Transferência de propriedades ou bens móveis, sejam de estabelecimentos comerciais, industriais ou de outra espécie;
• Operações de hortifrutigranjeiros;
• Operações de insumos agrícolas;
• Aquisição de veículos adaptados para pessoas com deficiência física.

Nos demais casos, o ICMS é um imposto obrigatório para pessoas físicas e jurídicas. Isso significa que, mesmo nas vendas B2B (de empresa para empresa), o imposto deve ser aplicado ao preço de venda do produto.

Qual é o valor do ICMS?

O valor do ICMS depende da alíquota definida por cada estado e do tipo de mercadoria ou serviço prestado. Para saber o valor exato, é preciso consultar a tabela ICMS atualizada no site da Secretaria de Fazenda da sua região.

No geral, existe um valor fixo de ICMS para a maioria dos produtos e serviços. Veja as alíquotas atualizadas para alguns dos principais estados em 2024:

Esses valores são para movimentações internas, ou seja, dentro do mesmo estado. Se um consumidor de Minas Gerais comprar de uma loja de São Paulo, por exemplo, a movimentação passa a ser interestadual e sujeita a outras alíquotas de ICMS, como veremos mais adiante.

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Como calcular o ICMS?

Depois de entender o que é ICMS e como funciona o tributo, fazer o cálculo é simples. Para isso, basta multiplicar o preço do produto pela alíquota praticada no seu estado.

• ICMS = preço do produto × alíquota do estado

Se um produto custa R$ 100 e, sobre ele, incide uma alíquota de 18%, a fórmula para calcular o ICMS seria:

• ICMS = 100 × 18%
• ICMS = R$ 18

Dessa forma, a estratégia de precificação desse item já deve considerar o valor do ICMS. Ou seja, o preço de venda desse produto passa a ser R$ 118.

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E como funciona o ICMS entre estados?

Como vimos no tópico sobre o que é ICMS, esse é um tributo definido pelos estados. No entanto, quando falamos de transações interestaduais, a alíquota é regulada pelo governo com taxas fixas para cada região. Funciona assim:

• Mercadorias vendidas para as regiões Norte, Nordeste, Centro-Oeste e para o estado do Espírito Santo têm uma alíquota de 7% de ICMS;
• Mercadorias vendidas para os estados das regiões Sul e Sudeste, com exceção do Espírito Santo, têm uma alíquota de 12% de ICMS.

Além disso, empresas que fazem vendas interestaduais também precisam pagar o DIFAL, que é a diferença de alíquota entre os estados. Isso porque, nesses casos, o valor do ICMS deve ser compartilhado entre os estados de origem e de destino da mercadoria.

Se um produto está saindo do estado Rio de Janeiro (com alíquota de 20%) para o estado de São Paulo (com alíquota de 18%), o cálculo do DIFAL para um produto vendido por R$ 100 seria:

• ICMS do estado de origem: 100 × 20% = R$ 20
• ICMS do estado de destino: 100 × 18% = R$ 18

Aqui, a empresa responsável pela venda deve arcar com um DIFAL de R$ 2 que será encaminhado ao estado de destino dessa mercadoria.

A única exceção é para as empresas optantes pelo Simples Nacional. Nesse caso, a diferença de alíquota do ICMS têm um valor fixo já incluso na guia DAS, por isso, o lojista não precisa recolher o imposto duas vezes.

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Como efetuar o pagamento do ICMS?

É possível gerar a guia de pagamento do ICMS no site da Secretaria de Fazenda da região em que a empresa está registrada, usando o número da sua Inscrição Estadual (IE).

A emissão da guia é obrigatória para empresas que atuam com regime tributário de Lucro Real ou Lucro Presumido. Já as optantes do Simples Nacional e os microempreendedores individuais (MEIs) não precisam fazer o recolhimento separado, pois o valor do ICMS já está incluso no pagamento da DAS mensal.

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O que acontece se não recolher o ICMS?

Não recolher o ICMS é considerado crime de apropriação indébita, já que o empreendedor fica com um dinheiro que não pertence a ele, mas sim ao poder público do seu estado.

Além disso, a empresa fica inadimplente com o Fisco, que é a autoridade que controla os pagamentos de impostos em todas as esferas tributárias do país. Os impostos não declarados também são inscritos na dívida ativa e podem ser cobrados judicialmente.

Ou seja, uma hora ou outra o empreendedor precisará regular a sua situação e pagar as cobranças atrasadas. Por isso, a melhor alternativa é sempre manter o pagamento do ICMS em dia para evitar juros e multas desnecessárias.

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Qual a relação entre o ICMS e a substituição tributária?

O ICMS é um imposto plurifásico. Isso significa que ele é cobrado várias vezes durante a cadeia de circulação de um produto. Quando a empresa compra do fabricante, por exemplo, ela paga o ICMS, e quando o consumidor compra da empresa, ele também paga.

A substituição tributária serve para simplificar esse processo, recolhendo o valor total do ICMS antes de acontecer a circulação da mercadoria. Assim, o imposto seria pago uma única vez, geralmente, na primeira etapa de produção da mercadoria — que é a indústria.

Essa é uma forma que o governo encontrou para facilitar a cobrança de impostos e combater a sonegação fiscal. Mas, outra vantagem é que, com isso, nem o lojista e nem o consumidor final precisam se preocupar com o que é ICMS, já que ele é embutido no preço cobrado pelo item na primeira etapa do processo de compra.

Entendeu o que é ICMS?

O universo da contabilidade fiscal nem sempre é simples, principalmente quando consideramos que, na maioria das vezes, os lojistas precisam pagar diversos tipos de impostos e entender como funciona cada um deles. Por isso, esperamos que esse conteúdo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o que é ICMS.

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