O que é gestão de projetos e como aplicar em 5 passos

Tudo que está relacionado a um objetivo específico pode ser considerado um projeto. Organizar um evento, criar uma campanha de marketing ou mesmo começar um novo negócio são alguns exemplos de projetos.

O que diferencia cada um deles é a complexidade para execução. Mas tanto a ideia mais simples quanto a mais complexa precisam ser planejadas e organizadas — e é para isso que existe a gestão de projetos.

Embora muita gente acredite que essa técnica está relacionada apenas ao cronograma, a verdade é que ela envolve muito mais do que isso. Por isso, preparamos este guia com tudo o que você precisa saber sobre o conceito e as principais metodologias de gestão de projetos para transformar a sua ideia em realidade. Confira!

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para organizar, planejar e executar uma ideia. Aqui, o objetivo é garantir que todas as metas sejam alcançadas no menor tempo possível e aproveitando todos os recursos disponíveis.

Para uma pessoa que quer tirar do papel a ideia de começar a empreender, por exemplo, isso pode significar:

• Dividir o objetivo em fases, como escolha do nicho de mercado, decisão entre loja física ou virtual e pesquisa de fornecedores;
• Listar todas as tarefas necessárias para executar cada fase;
• Definir o orçamento disponível para cada etapa;
• Determinar um prazo para que cada tarefa seja concluída;
• Identificar possíveis riscos e pensar em alternativas, caso problemas aconteçam.

Isso não quer dizer que esse planejamento é rígido e deve ser seguido exatamente como foi definido. A ideia é que a gestão de projetos dê um norte à estratégia, definindo o caminho a ser seguido e permitindo que ele possa ser ajustado para lidar com mudanças ou imprevistos.

💡 Saiba mais: Como fazer seu planejamento estratégico anual?

Quais são os 5 pilares do gerenciamento de projetos?

A gestão de projetos envolve uma série de etapas, metodologias e ferramentas que podem ser utilizadas. Para facilitar o processo, o conceito pode ser dividido em cinco pilares principais: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Início

Só é possível criar um plano de ação quando sabemos o objetivo que queremos alcançar, certo? Por isso, o primeiro passo para começar qualquer novo projeto é definir o que se espera realizar, respondendo perguntas como: o quê? Como? Quando? Por quê?

Planejamento

Na segunda etapa, é hora de detalhar tudo o que precisa ser feito, identificando tarefas, pessoas responsáveis, prazos e recursos necessários para a execução. Isso vai oferecer uma base sólida para começar, evitando que o projeto atrase ou exceda os custos planejados.

💡 Saiba mais: O que é e como planejar uma estrutura de custos?

Execução

A execução é o momento de realmente tirar as ideias do papel e colocar as tarefas em prática. É aqui onde será possível identificar possíveis dificuldades e oportunidades para fazer ajustes na estratégia e garantir que o objetivo seja alcançado.

Monitoramento

Apenas definir as metas e um plano de ação não significa que elas serão alcançadas. Para garantir o retorno esperado, também é preciso acompanhar o desempenho do projeto de perto para evitar desvios em relação ao que foi planejado.

💡 Saiba mais: 10 melhores ferramentas de gestão de projetos do mercado

Encerramento

Por fim, lembre-se de que não há nada de errado em fazer revisões e melhorias na gestão de projetos. Analise os resultados obtidos, compare com as metas definidas e identifique o que funcionou bem e o que pode ser feito de maneira diferente em outras oportunidades no futuro.

Quais os benefícios da gestão de projetos para as empresas?

Independentemente do tamanho do projeto, a gestão de projetos pode trazer muitos benefícios para a sua execução. Então, se você ainda está em dúvida se vale a pena dedicar um tempo a essa tarefa, confira algumas das vantagens que ela pode oferecer:

Incentivo para o primeiro passo

O planejamento e organização necessários para a gestão de projetos ajudam a desenvolver a ideia em pequenos passos, considerando os prazos e os custos envolvidos em cada etapa. Dessa forma, fica mais fácil saber por onde começar na hora de tirar a ideia do papel e torná-la realidade.

Agilidade na tomada de decisões

Ter todo o processo mapeado também facilita a tomada de decisão durante o andamento do projeto. Isso porque todas as informações importantes estão organizadas, o que torna mais fácil pensar em uma solução quando surge algum imprevisto, já que existem dados para orientar essa escolha.

Otimização do tempo

Como vimos, uma das primeiras etapas na gestão de projetos é dividir uma ideia em fases e cada fase em tarefas menores. Assim, é possível focar em partes específicas de cada vez, considerando um tempo mais curto para executar cada objetivo.

Isso permite que a execução do projeto aconteça de forma parecida com uma checklist. E, apesar de parecer que esse é um processo mais demorado, a divisão ajuda o gestor a não se perder entre as tarefas e acabar gastando mais tempo do que o necessário por não saber por onde começar ou o que priorizar, por exemplo.

Redução dos custos envolvidos

O planejamento inicial envolve a elaboração detalhada de um plano de ação com estimativas de custos para cada fase. Isso facilita o controle financeiro, evitando gastos desnecessários e garantindo um controle mais transparente sobre a situação financeira do projeto.

💡 Saiba mais: Como fazer o controle financeiro empresarial em 10 passos

Minimização dos riscos

A gestão de projetos também oferece uma enorme quantidade de informações sobre o projeto e o cenário em que ele está inserido. Dessa forma, é possível mapear potenciais desafios antes mesmo deles acontecerem e agir de maneira preventiva para evitar ou lidar com os imprevistos.

Quais são as principais metodologias para gestão de projetos?

As metodologias de gestão de projetos são as estratégias utilizadas para organizar o seu planejamento e execução. Na prática, elas podem ser divididas em duas principais categorias: as metodologias tradicionais e as ágeis.

A escolha entre elas vai depender das características específicas de cada iniciativa. Por isso, vamos entender um pouco mais sobre cada uma delas e quando podem ser utilizadas. Veja:

Metodologias tradicionais

Metodologias tradicionais são aquelas que seguem uma estrutura passo a passo, com cada fase do projeto sendo concluída antes do início da próxima. Aqui, todas as etapas são mapeadas e estruturadas antes de iniciar a execução.

Esse tipo de metodologia é mais rígida e menos aberta à mudanças e adaptações. Por isso, é mais utilizada para projetos de curto prazo onde já se sabe exatamente o que tem que ser feito e como fazer. É uma boa opção para quando já existe tudo documentado em um plano de negócios.

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Waterfall

O modelo Waterfall (ou de cascata) é um dos principais exemplos de metodologia tradicional na gestão de projetos. Nesse caso, toda a execução é linear e sequencial, com cada fase sendo realizada em uma ordem específica.

Para quem pensa em abrir um negócio, por exemplo, imagine que existem as etapas de planejamento, criação da marca, pesquisa de fornecedores e organização da loja. Na metodologia Waterfall, a pesquisa de fornecedores só começaria depois que o branding já estivesse concluído.

Esse é um modelo que exige um grande esforço inicial para mapear todo o processo. No entanto, depois de pronto, pode ser uma forma mais fácil de manter o fluxo de trabalho organizado até a sua conclusão.

Metodologias ágeis

Nas metodologias ágeis, a ideia é que o projeto seja estruturado ao longo da sua execução. Essa é uma visão mais adaptável, que permite completar o planejamento à medida que as coisas forem acontecendo.

Essa é uma alternativa para projetos de longa duração, em que é difícil mapear todas as etapas ainda no início. Nesse caso, reduzimos um grande projeto em tarefas menores, complementando e adaptando o planejamento de acordo com a conclusão de cada etapa.

Kanban

O Kanban é uma forma de gestão mais visual em que é possível acompanhar o fluxo de trabalho de várias tarefas em um único quadro. A ideia é ter controle sobre o que está pendente, o que está sendo trabalhado e o que já foi concluído.

Na prática, essa metodologia é organizada em um quadro dividido em colunas que representam o status de execução. Em cada coluna, é possível adicionar ou movimentar os cartões de tarefas específicas.

Uma grande vantagem é que esse quadro é totalmente adaptável e personalizável. Assim, é possível ajustar as prioridades ou incluir novas tarefas de acordo com o andamento do projeto ou mudanças inesperadas.

Ciclo PDCA

Outro exemplo de metodologia ágil na gestão de projetos é o ciclo PDCA. Nesse caso, o projeto é dividido em quatro etapas principais:

• Plan (planejar): quando definimos metas, objetivos e o que fazer para alcançá-los;
• Do (fazer): quando executamos o que foi planejado;
• Check (checar): quando comparamos os resultados em relação ao que era esperado;
• Act (agir): quando é necessário fazer algum ajuste ou melhoria nas etapas anteriores.

O principal ponto positivo do ciclo PDCA é que ele é uma metodologia de melhoria contínua. Ou seja, mesmo depois que uma tarefa já foi concluída, é possível voltar e implementar melhorias para alcançar resultados ainda melhores.

💡 Saiba mais: 12 ferramentas de gestão mais utilizadas para usar na sua empresa

Tudo certo sobre gestão de projetos?

A gestão de projetos não é uma tarefa simples, mas é essencial para garantir a estrutura, o controle e a eficácia de novas iniciativas. Por isso, esperamos que este artigo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o conceito e te ajudado a escolher a metodologia ideal para a sua ideia.

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