Checklist: o que é e para que serve uma lista de verificação?

Por: Talitha Adde

Imagem de uma mulher criando uma checklist manualmente

Checklist é uma palavra em inglês que pode ser traduzida como lista de checagem. É um recurso usado para lembrar de tarefas que precisam ser realizadas e controlar a execução de atividades diárias.


Já imaginou poder contar com uma ferramenta capaz de organizar suas atividades, garantindo que você não está se esquecendo de nada, e ainda fácil de manusear? Saiba que esse artifício já existe e chama-se checklist!

Apesar de simples, esse é um recurso poderoso quando o assunto é organização e controle de tarefas. Independentemente do contexto — seja na rotina de estudos, no planejamento de eventos ou na organização de um e-commerce — a checklist cumpre bem o seu propósito.

Quer entender o que é checklist, para que serve essa ferramenta e de que forma ela pode ajudar a organizar o dia a dia da sua loja virtual? Então, confira o artigo! 📝

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O que é checklist?

Checklist é uma palavra de língua inglesa formada pelos elementos “check” (verificar) e “list” (lista). Ou seja, é uma lista de verificação, ferramenta usada para controlar tarefas, itens ou condutas que precisam ser lembradas ou seguidas.

Todas as pessoas já tiveram contato com uma checklist em algum momento da rotina. Pode ser aquela lista de compras que você elabora antes de ir ao mercado ou a relação de todos os itens que devem ser incluídos na mala de viagem, por exemplo.

Para ser efetiva, uma checklist precisa apresentar algumas características básicas. Confira quais são elas:

  • Organização: a lista precisa ser facilmente compreendida por qualquer pessoa e apresentar a sequência de tarefas de forma lógica;
  • Simplicidade: é fundamental que a checklist seja descomplicada e fácil de usar em diferentes dispositivos;
  • Totalidade: a função da lista é fazer com que nenhuma atividade passe despercebida, por isso ela deve ser detalhada e completa.

Independentemente do objetivo, a estrutura da checklist é, basicamente, a mesma. Cada atividade é descrita em uma linha, que pode ser desmembrada em várias outras a depender da complexidade da tarefa.

Em cada linha há uma caixa de seleção ou um campo no qual é possível marcar caso aquele item tenha sido concluído, como no exemplo abaixo:

Captura de tela do Google Keep mostrando uma checklist de compras

No âmbito de uma loja virtual, checklist pode ser a relação de todos os passos a serem cumpridos antes de enviar produtos pelos Correios, por exemplo. Ou todas as mercadorias que devem ser solicitadas aos fornecedores, o passo a passo para fazer o controle de estoque, entre tantas outras atividades.

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Para que serve uma checklist?

A checklist serve para descomplicar a forma como você gerencia tarefas, fazendo com que haja ganho de tempo e, como consequência, tomadas de decisões mais acertadas.

Seja usando papel e caneta ou por meio de um software, as listas de checagem podem ser usadas em auditorias, inspeções de processos da empresa, conferências de pessoas e equipamentos, averiguações de ambientes etc.

Se você tem um negócio, como uma loja física ou virtual, por exemplo, sabe o quanto é arriscado confiar apenas na memória para executar e monitorar as atividades. O dia a dia de um empreendedor é repleto de tarefas operacionais, e a checklist pode ajudar a sua equipe a executá-las.

Caso você queira entender os passos completos para criar uma loja virtual e ter sucesso vendendo pela internet, temos uma checklist gratuita e bastante didática para te ajudar nessa tarefa. Fazendo o download, você ainda aprende como estruturar uma checklist completa:

Confira a checklist: Como montar um e-commerce de sucesso

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Quando usar uma lista de checagem?

A lista de checagem ou verificação é usada em diversas situações, como já pontuamos ao longo deste conteúdo. Entre elas, podemos citar:

É possível dizer, portanto, que a checklist pode ser usada em todas as situações em que é necessário criar listas e acompanhar a conclusão das atividades.

Quais são os tipos de checklist?

Por ser uma ferramenta simples, há quem pense que toda checklist é igual. No entanto, há pelo menos cinco tipos mais comuns, confira:

Afazeres

Também chamada de “to do list”, ou seja, lista de coisas a fazer, esse é o modelo mais comum de checklist. Nele, as pessoas listam todas as tarefas que precisam ser cumpridas dentro de um projeto e vão marcando os itens conforme caminham rumo à finalização da programação.

Solução de problemas

Esse tipo é usado para elencar diversas possibilidades de soluções para um determinado problema. Normalmente, essa lista é utilizada em situações de risco, quando a equipe precisa seguir uma série de instruções diante de um contexto ameaçador

💡 Saiba mais: O que é compliance e por que é importante para a sua empresa?

Disciplinas

Esse tipo de checklist é muito usado no contexto da construção civil e serve para garantir que todas as tarefas semanais da obra estão sendo devidamente cumpridas, como preenchimento de relatórios, envio de pedidos etc.

Coordenação

Normalmente utilizada na gestão de projetos, a checklist de coordenação é voltada para os profissionais que estão à frente de uma atividade maior. Por meio do documento, é possível acompanhar se as tarefas planejadas foram cumpridas no tempo adequado e se algo deixou de ser feito.

Conferência de etapas

Por fim, essa lista é útil para organizar em sequência cronológica as tarefas que precisam ser cumpridas por uma pessoa ou equipe, bem como os prazos para a finalização de cada item.

6 passos para criar uma checklist

Agora que você já entendeu o que é checklist, para que serve e quando usar cada um dos tipos, chegou o momento de, finalmente, colocar a mão na massa e começar a criar a sua própria lista de verificação!

Veja, a seguir, o passo a passo de como fazer uma checklist:

1. Determine o que precisa ser apurado

Qual é o seu objetivo com essa checklist? O que precisa ser verificado na sua empresa com a ajuda desta ferramenta? Determinar o que será avaliado e os motivos para tal conferência é o primeiro passo para que o documento seja desenvolvido da forma correta.

2. Defina a frequência de uso da checklist

Se a lista de checagem for usada para ajudar na arrumação da mala para as férias, é possível que você a use uma ou duas vezes ao ano, por exemplo. No entanto, se for a verificação do passo a passo de como agir em caso de encomendas extraviadas no e-commerce, é possível que você use o documento mais vezes.

Portanto, deixe claro quando e como a checklist deve ser usada para não gerar dúvidas na equipe.

3. Estabeleça todas as etapas necessárias

É chegado o momento de elencar todas as etapas da sua lista. Para isso, mapeie o processo que está sendo apurado com a checklist e adicione todas as fases (e suas respectivas atividades) no arquivo.

Não vale apenas incluir o item “resolver o extravio das encomendas”. Aqui, é necessário desmembrar a tarefa em pequenas atividades, como apurar as reclamações dos clientes, separar as que são sobre extravio, descobrir o motivo do extravio, realizar a comunicação com o consumidor etc.

4. Pense em quem vai utilizar a lista de verificação

Ter em mente o público que fará uso da checklist é fundamental para determinar qual será a linguagem usada e o nível de detalhamento necessário para a compreensão das tarefas. Por isso, verifique o grau de conhecimento prévio dos usuários e a familiaridade com o processo listado.

5. Valide as etapas com a equipe

É imprescindível consultar as pessoas que usarão a lista de verificação para checar se as etapas fazem sentido e se não há nenhuma informação faltante no documento. O feedback dos membros da equipe ajudará a criar uma checklist ainda mais otimizada.

6. Teste sua checklist

Por fim, use a lista e veja se ela é suficiente para o objetivo que você determinou. Lembre-se de atualizá-la com frequência — caso seja necessário — e informar a todas as pessoas que usam a lista sobre o que mudou.

Quando bem construída, a checklist pode otimizar a gestão de e-commerce, ajudando você a vender pela internet e, com isso, aumentar o faturamento da sua empresa.

💡 Saiba mais: Checklist para loja virtual: passo a passo para vender na internet

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Perguntas frequentes sobre checklist

Checklist é uma palavra de língua inglesa formada pelos elementos “check” (verificar) e “list” (lista). Ou seja, é uma lista de verificação, ferramenta usada para controlar tarefas, itens ou condutas que precisam ser lembradas ou seguidas.

  • Afazeres
  • Solução de problemas
  • Disciplinas
  • Coordenação
  • Conferência de etapas

  1. Determine o que precisa ser apurado
  2. Defina a frequência de uso da checklist
  3. Estabeleça todas as etapas necessárias
  4. Pense em quem vai utilizar a lista de verificação
  5. Valide as etapas com a equipe
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