O que é o Kanban e como funciona o sistema?

Kanban é um método de gestão de origem japonesa que visa a organização das etapas de um projeto por meio de post-its — ou notas adesivas — coloridos para separar e sinalizar cada etapa de um processo. Por conta do uso das cores, essa prática também é conhecida como gestão visual.

Não é novidade que a organização é parte crucial para o sucesso de qualquer projeto, certo? Nesse contexto, são inúmeras as formas de administrar as etapas de uma estratégia a fim de atingir seus objetivos, uma delas é o sistema Kanban.

Essa metodologia é bastante popular na indústria, visto que ela é um dos frutos do Toyotismo — modelo de negócio da marca Toyota com foco na produção sob demanda a fim de evitar desperdícios. No entanto, por se mostrar bastante efetivo, o Kanban foi ganhando espaço nos mais diversos mercados, inclusive no e-commerce.

Pensando nisso, separamos, neste artigo, tudo o que você precisa saber sobre essa metodologia. Portanto, pegue o bloco de notas e vamos à leitura! 🧐

O que é o sistema Kanban?

Kanban é um método de gestão que visa a organização das etapas de um projeto por meio de post-its — ou notas adesivas — coloridos para separar e sinalizar cada etapa de um processo. Por conta do uso das cores, essa prática também é conhecida como gestão visual.

Na prática, o Kanban é usado para identificar quais ações de um projetos precisam ser realizadas, quais estão em andamento e quais já foram concluídas.

Essa marcação é feita por meio dos adesivos, dos quais cada cor representa um status, por exemplo:

• 🔴 Vermelho: a realizar;
• 🔵 Azul: em andamento
• 🟢 Verde: concluído.

Qual é a origem do Kanban?

O conceito original do Kanban surgiu na década de 1940 dentro do sistema de produção da Toyota. Introduzido por Taiichi Ohno, a princípio, o Kanban não passava de um cartão — tradução literal da palavra para o português — usado para sinalizar a conclusão das etapas de produção.

O intuito era fortalecer a comunicação entre estoque de matéria-prima e a linha de produção. No entanto, com o passar do tempo, a metodologia foi ganhando espaço nos mais diversos mercados.

Mas, foi em 2004 que o Kanban passou a ser usado como o conhecemos hoje. Graças ao especialista em metodologia de produção David J. Anderson e seu livro “Kanban”, o mercado teve acesso a novas formas de utilizar o método que é bastante popular até os dias atuais.

💡Saiba mais: O que é metodologia ágil e quais os tipos mais utilizados?

Quais são os tipos de Kanban?

Com as diversas adaptações que o Kanban passou, surgiram outros modelos pensados para os diferentes tipos de negócio. Vamos conhecer os três principais:

Kanban de produção

O Kanban de produção é o mais comum e funciona exatamente como vimos anteriormente. As tarefas são divididas por post-its coloridos a fim de identificar o status de cada uma delas.

Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação é o modelo mais fiel ao original. Ele funciona como um sinalizador da cadeia de produção e consiste em um cartão que comunica aos respectivos setores qual ação foi concluída e qual deve ser iniciada.

Por exemplo, no caso da loja de uma loja de cosméticos, o Kanban de movimentação poderia ser usado para sinalizar que o estoque de um produto acabou. Assim, o setor responsável daria início a produção de mais produtos.

E-Kanban

O E-Kanban é nada mais do que a adaptação do método para o meio virtual. Em vez do uso de post-its, é possível contar com ferramentas online como o Trello e a Asana, além de sincronizar as tarefas com outras ferramentas de automação.

💡 Saiba mais: O que são ferramentas de gestão de projetos e quais as principais?

Como funciona o Kanban?

Em termos práticos, o Kanban funciona como um organizador de tarefas. A ideia é ter visibilidade e controle sobre o que está pendente, o que está sendo trabalhado e o que já foi realizado.

Por exemplo, supomos que você tenha uma loja virtual de roupas e venda peças de produção própria. Em sua esteira produtiva você terá a confecção dos itens, a sublimação (processo de estampagem), a lavagem, o embalo e o armazenamento no estoque.

Agora, imagine que sua loja venda diversos tipos de roupas. Ter o controle sobre a produção de todos os produtos se torna um tanto quanto complicado, não é? Pois é justamente aí que o Kanban pode ser útil.

Ao aplicar essa metodologia você vai dividir todas as etapas por cores. Vejamos um exemplo:

• 🟣 Roxo para tarefas que precisam ser feitas;
• 🟢 Verde para tarefas em andamento;
• 🔵 Azul para tarefas concluídas.

Feito isso, basta atribuir as cores às suas respectivas tarefas de modo a identificar quais estão em qual etapa da linha de produção.

Observe o exemplo na ilustração abaixo:

Quais as vantagens do método Kanban?

Agora que você já sabe o que é e para o que serve o Kanban, confira algumas vantagens que ele oferece para a rotina do seu negócio:

Mais organização

O Kanban foi desenvolvido justamente para otimizar a organização dentro das empresas. Nesse sentido, ele cumpre muito bem o seu papel.

Com todas as tarefas devidamente sinalizadas, todo o fluxo de produção fica mais organizado.

Melhora a visibilidade

A visibilidade é um fator muito importante para qualquer empresa. Afinal, para garantir que toda a esteira de produção siga sem empecilhos é preciso estar ciente de tudo o que está acontecendo.

Desse modo, o Kanban funciona como uma espécie de vitrine, na qual é possível ver o status de todas as etapas do processo produtivo.

Aumenta a produtividade

Por fim, mas não menos importante, é válido pontuar que o uso do Kanban pode influir diretamente na produtividade da sua equipe. Isso porque, uma vez que todo o time tem visibilidade e controle sobre suas tarefas, fica mais fácil direcionar esforços de forma mais assertiva.

Como fazer um Kanban?

Gostou da ideia e quer fazer um Kanban para aplicar em sua empresa? Confira o passo a passo que preparamos para você:

1. Mantenha a equipe alinhada

Implementar o Kanban na rotina de trabalho de um time implica em algumas mudanças. Por isso, antes de colocar o modelo em prática, é importante alinhar com todos os funcionários como será o uso do Kanban e quais serão as atribuições de cada um.

2. Organize os processos

Em seguida, mapeie todos os processos do negócio de acordo com os setores. Nesse momento, é importante separar as etapas que são cruciais para a produção, como confecção, embalagem etc.

3. Defina as cores de cada status

Feito isso, é a hora de escolher as cores que serão usadas para identificar os status dos processos. Quanto a isso, não há nenhuma regra ou orientação, fica a seu critério definir as cores de sua preferência.

4. Não deixe de atualizar o quadro

Por fim, é de extrema importância que você e seu time se acostumem com a rotina de atualizar o quadro. Caso contrário, a visibilidade sobre os processos pode ser comprometida, acarretando transtornos que podem ser evitados mantendo o Kanban atualizado.

Onde o Kanban pode ser aplicado?

Embora sua origem tenha sido na indústria automobilística e sua popularização no mercado de softwares, o Kanban pode ser usado em qualquer projeto. Por tratar-se de uma metodologia organizacional, o uso do Kanban pode auxiliar diversos tipos de atividades, sejam elas profissionais ou não.

Tudo certo sobre o que é o Kaban?

Viu como o Kanban é uma ferramenta prática e efetiva? Agora que você já sabe como ele funciona, use as dicas deste conteúdo e crie já o seu. Sem dúvidas, isso irá ajudar bastante a manter seus projetos mais organizados e concisos.

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