Aprenda como fazer uma redução de custos para a sua empresa

Por: Kawan Lopes

Imagem mostrando uma calculadora sobre papéis com diversos cálculos, simbolizando um plano de redução de custos.

Confira o passo a passo completo para fazer uma redução de custos:

  1. Analise seus processos
  2. Reduza suas despesas bancárias
  3. Faça uma boa gestão de estoque
  4. Avalie suas parcerias
  5. Use a tecnologia para gerenciar suas finanças
  6. Reavalie o seu regime tributário
  7. Estabeleça um teto de gastos mensais
  8. Analise os custos atuais
  9. Elabore um planejamento de redução de custos
  10. Faça a redução de custos e monitore o impacto

A meta de todo empreendedor é alcançar o almejado lucro líquido. Porém, o que fazer quando os gastos da sua empresa crescem mais do que você esperava? Para responder a essa pergunta, você precisa saber como funciona uma redução de custos.

Essa prática visa a ajudar os negócios a evitarem gastar mais do que ganham, o que é bastante prejudicial para o crescimento de qualquer empresa. Além disso, em tempos de crise, reduzir custos pode ser a salvação de um negócio.

Quer conhecer essa estratégia e aprender como aplicá-la? Siga comigo, pois, neste artigo, separamos tudo o que você precisa saber sobre como fazer uma redução de custos.

Vamos começar? 🧐

Por que a redução de custos é importante?

Se a sua empresa possui custos que são mais altos — ou muito próximos — que o seu lucro líquido, o crescimento do seu negócio está comprometido. Para permanecer em uma curva de desenvolvimento saudável, você não pode ter gastos que comprometam a sua receita.

Custos altos podem fazer com que o seu negócio estagne e, com o tempo, você terá dificuldades com o pagamento de suas despesas, o que pode te levar a algo que todos nós temos muito medo: a falência.

Mas, não se desespere! A redução de custos é importante justamente para evitar esse tipo de problema. Com um plano bem estruturado, você será capaz de otimizar todos os gastos da sua empresa e garantir que ela continue crescendo.

Em tempos de crise, a redução de custos pode ajudar a manter o seu negócio vivo. Além disso, não importa o quão organizado seja o seu plano de negócio, imprevistos podem sempre acontecer. Nesses casos, reduzir custos também pode ser uma ótima saída.

No entanto, é preciso ter cuidado ao colocar esse plano em prática, pois, alguns gastos são essenciais para manter a sua empresa ativa.

No decorrer deste artigo, você irá conhecer algumas dicas para reduzir custos de forma segura e efetiva. 😉

O que são custos?

Custos são todos os gastos da sua empresa que estão relacionados aos produtos ou serviços que ela oferece. Por exemplo: matéria-prima, fornecedores, fluxos de entrega, embalagem etc.

É importante ressaltar que custos e despesas são coisas diferentes. Entendemos as despesas como os gastos necessários para que seu negócio exista, como aluguel do espaço, contas de luz e água, pagamento de salários etc.

Pensando nisso, você precisa ter uma ampla visão da gestão financeira do seu negócio. Pois, assim, será possível identificar quais custos estão extrapolando suas contas e agir para reduzi-los.

Os custos de um negócio são divididos em dois tipos, são eles:

  • Custos fixos: aqueles que não variam ou foram firmados por contratos de longo prazo, como um contrato fixo com uma transportadora, por exemplo;
  • Custos variáveis: são aqueles que podem variar de acordo com a queda ou aumento da demanda, sazonalidade e outros fatores. Um exemplo: materiais para produção, gastos com importação de produtos etc.

💡 Saiba mais: Estrutura de custos: o que é e como planejar a sua?

Como fazer uma redução de custos?

Para fazer uma redução de custos que seja efetiva e que preserve o funcionamento da sua empresa, é preciso realizar um trabalho analítico antes de partir para a prática. Para ajudar com isso, separamos um passo a passo completo. Confira-o a seguir:

1. Analise seus processos

O ponto de partida para reduzir custos do seu negócio é analisar os seus processos. Entender como cada engrenagem funciona e qual é o investimento em cada uma delas, é crucial para identificar oportunidades de redução.

Portanto, dedique um tempo exclusivamente para observar de perto o funcionamento de toda a esteira de produção da sua empresa. Durante essa análise, procure entender se existem processos que poderiam ser eliminados ou otimizados.

Por exemplo: suponhamos que você tenha uma confecção de camisetas e, semanalmente, você precisa buscar peças para alimentar o seu estoque. Neste caso, vale entender alguns pontos como:

  • Qual é a média de camisetas vendidas por semana?
  • Quantas peças você precisa para manter a produção semanal?
  • Qual é o espaço disponível em seu estoque?

Com isso em mente, você poderia ajustar a alimentação do seu estoque para um modelo quinzenal ou mensal. Fazendo isso, você conseguiria:

  • Cortar custos com o transporte ou envio das mercadorias: uma vez que esse processo deixaria de ser semanal, ele deixaria também de ser um gasto recorrente;
  • Negociar melhores valores com o fornecedor: já que você estará adquirindo um número maior de peças, neste caso, poderá comprá-las em atacado, o que resultaria em um desconto no valor total.

2. Reduza suas despesas bancárias

Os gastos bancários de uma empresa podem parecer pequenos em um primeiro momento. No entanto, quando colocados na ponta do lápis, podem ultrapassar facilmente a casa dos R$ 100.

Embora não seja um valor exorbitante, esses gastos podem ser evitados. É melhor ter cem reais no caixa do que vê-los ir embora, não é? 💸

Pensando nisso, reveja todas as suas taxas bancárias, desde tarifas para emissão de boletos até os custos por transferências e depósitos. Hoje, existe uma série de bancos digitais que oferecem todos esses serviços de forma online e gratuita, inclusive para contas PJ (pessoa jurídica).

Portanto, se você identificar que pode eliminar gastos com serviços bancários, considere migrar para uma solução mais em conta. Além disso, procure centralizar seu caixa em uma só instituição, isso irá facilitar suas transações, o que também ajuda a reduzir custos.

3. Faça uma boa gestão de estoque

A gestão de estoque é um dos pontos mais importantes da administração de uma empresa. E, quando falamos sobre custos, muitas oportunidades de redução podem surgir nesse departamento.

O ponto principal, pensando em economia, é entender a demanda de cada produto antes de armazená-los. Pois, caso você compre muitas peças e suas vendas não estejam alinhadas a essa quantidade, você terá um problema de estoque parado, o que é nada bom para a saúde do seu negócio.

Além disso, estude se você realmente precisa ter todos os produtos em estoque. Em alguns casos, pode ser mais vantajoso vender via dropshipping, por exemplo. Assim, você não teria gastos para armazenar mercadorias que não possuem alta rotatividade.

4. Avalie suas parcerias

Para manter um negócio ativo, é comum que você estabeleça parcerias com fornecedores, transportadoras, gateways de pagamento, plataforma de e-commerce etc. Avaliar essas relações comerciais também podem trazer oportunidades para economizar.

É claro que o foco está em oferecer as melhores condições para o consumidor. No entanto, é preciso fazer uma ginástica para equilibrar o custo-benefício das soluções que você escolhe para o seu negócio.

Estude o quanto você gasta com os serviços essenciais do seu negócio e tente negociar taxas e mensalidades. Caso não haja flexibilidade, pesquise por soluções disponíveis no mercado e avalie se vale a pena realizar mudanças.

Buscar por serviços que sejam mais vantajosos pode te ajudar a cortar gastos e a manter a experiência de compra do seu cliente positiva.

5. Use a tecnologia para gerenciar suas finanças

Tecnologia e negócios estão sempre de mãos dadas, portanto, conte com isso para otimizar as suas finanças. Automatizar a gestão da sua empresa pode te ajudar a encontrar oportunidades de redução com mais facilidade.

Existe uma série de softwares e aplicativos que podem tornar toda a sua gestão financeira mais organizada e efetiva. Com isso, fica mais fácil manter todos os seus custos sob controle.

O ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos de uma empresa, no português) é uma das principais ferramentas utilizadas para gestão de e-commerce. Ele permite que você faça um controle mais minucioso do seu estoque, do fluxo de caixa e de todas as despesas do seu negócio. Assim, você tem todas as informações importantes para uma boa gestão financeira centralizadas em uma mesma interface.

💡 Saiba mais: 5 vantagens de organizar suas vendas com um ERP

6.Reavalie o seu regime tributário

Entender qual é o regime tributário do seu negócio é crucial para manter sua empresa dentro da legalidade. No entanto, é importante também saber qual é a categoria adequada para o seu volume de vendas, para, assim, evitar gastos desnecessários.

Por exemplo, é comum empresas pequenas e médias optarem pelo regime tributário simples, que possui o custo mensal menor. Porém, se o fisco entender que o seu negócio não se adequa ao regime simples, você pode ser multado. Desse modo, o que era para ser uma economia acaba tornando-se um prejuízo.

Portanto, consulte um contador e garanta que sua empresa esteja enquadrada no regime tributário adequado. Assim, você evita problemas e gastos não planejados.

7. Estabeleça um teto de gastos mensais

Sem um planejamento financeiro bem estruturado, pode ocorrer de os gastos do seu negócio ultrapassarem os limites em alguns meses. Isso é, sem dúvidas, bastante prejudicial para o seu bolso.

Para evitar que isso aconteça com frequência, você pode estabelecer um teto de gastos mensais. Comece somando todos os custos obrigatórios e essenciais do seu negócio. Feito isso, analise quais são os gastos variáveis e entenda o quanto eles podem aumentar no período de um mês.

Exemplo prático

Suponhamos que você costuma encomendar 60 camisetas por mês para a sua confecção. Considerando que o preço de fábrica é de R$ 8,90 por peça e, na compra de 60 itens, você tem um desconto de 5%, seu gasto médio seria de R$ 507,30 por mês.

Porém, o seu fornecedor, vez ou outra, tem gastos maiores com matéria-prima e isso impacta no valor da peça, que já chegou a custar R$ 10,80 a unidade. Nesta ocasião, você gastou R$ 615,60 em 60 camisetas.

Entendemos então que o seu gasto com material pode aumentar, em média, 21.3% mês a mês.

Com isso em mente, você pode definir um valor médio para os gastos mensais da sua empresa sem comprometer a sua linha de produção. Para esta etapa, é necessário apelar para a matemática financeira e colocar o cérebro para trabalhar. 🦾🧠

8. Analise os custos atuais

Ainda sobre valores, após fazer todos os cálculos, você terá uma visão clara sobre quais são todos os seus custos (fixos e variáveis). Com essas informações, você poderá entender quais deles podem ser ajustados e quais precisam ser mantidos.

Essa análise precisa ser feita com base no custo-benefício de cada uma das suas despesas. Por exemplo: se você possui um contrato com uma transportadora que cobra mais caro que a concorrência, porém, é a única que garante que suas entregas sejam realizadas dentro do prazo e em todo território nacional, interromper essa parceria está fora de questão.

Agora, se você gasta muito com a manutenção da sua loja virtual e sente que sozinho não conseguiria gerenciá-la, é possível migrar para uma plataforma de e-commerce que te ofereça praticidade e taxas mais competitivas.

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9. Elabore um planejamento de redução de custos

Depois de entender quais gastos podem ser cortados, é a hora de criar um plano de redução de custos. Nesse momento, você deve mapear quais serão as mudanças feitas no seu negócio. Por exemplo: troca do gateway de pagamento da sua loja, troca de fornecedor, reestruturação do fluxo de alimentação do estoque etc.

É nesta fase que você também deve calcular qual será a redução de custos. Para fazer isso, basta recorrer à matemática e colocar no papel quanto cada mudança vai te ajudar a economizar.

Em resumo, você vai usar os seus gastos atuais para fazer uma comparação de quanto eles custarão depois das mudanças e cortes que foram planejados. Assim, você chegará ao valor exato que estará economizando.

10. Faça a redução de custos e monitore o impacto

Você já planejou as ações para reduzir os gastos da sua empresa. Agora, basta colocá-las em prática.

Tenha um cuidado especial neste momento, principalmente se você estiver fazendo mudanças que impactam diretamente em sua linha de produção. Garanta que todos os processos de transição sejam feitos com calma para que você e toda a sua equipe possam se adaptar com facilidade.

Além disso, monitore o impacto das mudanças, isto é, se elas influíram em melhorias ou prejuízos. O ideal, é que essa seja uma prática que ajude o seu negócio a manter um lucro positivo. No entanto, para garantir a qualidade do seu produto ou serviço, é importante que você entenda se é necessário investir mais dinheiro em algumas frentes.

5 exemplos de redução de custos para empresas

Agora que você já sabe como funciona um plano de redução de custos, confira alguns exemplos básicos de despesas que podem ser reduzidas na sua empresa:

1. Telefonia e internet

Se você possui um e-commerce, uma boa conexão com a internet é fundamental. Pensando nisso, avalie qual empresa possui um plano adequado para o seu negócio com base no custo benefício. Ou seja, o valor do pacote versus a quantidade de MB (Mega Bytes) disponível.

2. Contas de água e energia

Parece coisa simples, mas, muitas pessoas esquecem de economizar água e luz no ambiente de trabalho. Essa é uma dica importante tanto para o seu bolso quanto para o meio ambiente.

Promova uma cultura de economia de água e luz em sua empresa para que as pessoas evitem deixar luzes e aparelhos eletrônicos ligados quando não necessário. Apesar de serem pequenos gestos, no final do mês, eles fazem a diferença em suas contas.

3. Papel e impressões

Ainda é comum encontrarmos empresas que gastam quantidades enormes de papéis. Com isso, o custo com as impressões passa a ser uma despesa recorrente.

Procure entender se você realmente precisa de papéis em seu escritório. Com a digitalização de diversos serviços, é possível administrar a sua empresa e compartilhar documentos e informações totalmente online.

Além de economizar dinheiro com as impressões, você contribui com a diminuição do uso de papéis e ajuda a preservar o meio-ambiente. 🌳

4. Rotatividade de funcionários

Se você possui funcionários, é importante ter em mente que, além dos gastos com salário e benefícios, em caso de rescisão de contrato, você precisará desembolsar alguns valores. Claro que, muitas vezes, as demissões precisam acontecer por diversos motivos.

Contudo, pensando na sua receita, foque em capacitar a sua equipe e garantir que vocês tenham um ambiente de trabalho saudável. Assim, a rotatividade de funcionários deixa de ser um problema e você evita custos com saldos rescisórios.

5. Plataforma de e-commerce

Se você tem uma loja virtual, saber qual é a melhor plataforma de e-commerce é vital para o crescimento do seu negócio. É importante que você tenha toda a estrutura necessária para vender e atender os seus clientes sem complicações.

Além disso, uma boa plataforma de e-commerce precisa garantir que você faça a gestão do seu negócio de forma simples, fácil e segura. Portanto, estude as opções disponíveis no mercado e quanto custa cada uma delas, lembrando, claro, de avaliar os benefícios.

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Resumo

O cenário ideal de todo empreendedor é nunca precisar lidar com crises financeiras. Porém, isso é algo que foge do nosso controle, podendo ocorrer quando menos esperamos. Mas, contanto que você esteja preparado, é possível desviar dos obstáculos e garantir a estabilidade e crescimento do seu negócio.

Antes de ir embora, que tal conferir um resumo sobre o conteúdo?

O que são custos?

Custos são todos os gastos da sua empresa que estão relacionados aos produtos ou serviços que ela oferece. Por exemplo: matéria-prima, fornecedores, fluxos de entrega, embalagem etc.

Como fazer uma redução de custos?

  1. Analise seus processos
  2. Reduza suas despesas bancárias
  3. Faça uma boa gestão de estoque
  4. Avalie suas parcerias
  5. Use a tecnologia para gerenciar suas finanças
  6. Reavalie o seu regime tributário
  7. Estabeleça um teto de gastos mensais
  8. Analise os custos atuais
  9. Elabore um planejamento de redução de custos
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5 exemplos de redução de custos para empresas

  • Telefonia e internet
  • Contas de água e energia
  • Papel e impressões
  • Rotatividade de funcionários
  • Plataforma de e-commerce

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