O que é BPM? Saiba como melhorar a gestão de processos
Pontos principais do artigo:
- BPM (Business Process Management) é a sigla em inglês para “gestão de processos de negócio”;
- O objetivo do BPM é mapear e otimizar as atividades de uma empresa, em prol de seus objetivos e resultados;
- Para implementar o BPM, é necessário seguir cinco etapas: mapeamento, padronização, otimização, monitoramento e melhoria contínua de processos;
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Um dos maiores desafios das empresas é fazer com que seus processos e projetos conciliem produtividade, qualidade e redução de custos. Nesse sentido, o BPM (Business Process Management) é um conceito que surge para propor melhorias e auxiliar na conquista da tão desejada sinergia entre colaboradores e demandas de mercado.
Para se ter uma ideia, empresas que responderam ao estudo Pulse da PMI afirmaram que 78% de seus projetos ultrapassaram o orçamento ou tiveram que passar por revisão de prazos. Ao mesmo tempo, a pesquisa apontou que cerca de 11,4% de seus investimentos foram perdidos por baixo desempenho nos projetos.
Por isso, é fundamental entender como o BPM pode ajudar na melhoria e acompanhamento dos processos de uma empresa, fazendo com que sua estratégia seja efetiva e lucrativa. Continue com a gente e entenda tudo sobre o sistema! 📈
O que é BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management, ou “gestão de processos de negócio”, em português. Trata-se de um conjunto de práticas que envolvem o gerenciamento e otimização das atividades de um negócio, a fim de melhorar a produtividade e a competitividade.
Portanto, a função do BPM é eliminar gargalos, otimizar recursos e alavancar os resultados de uma empresa.
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Diferença entre BPM e gestão de projetos
A principal diferença entre BPM e a gestão de projetos é que, enquanto o Business Process Management é uma filosofia de melhoria contínua, a gestão de projetos é uma metodologia, que tem como foco os projetos pontuais.
Abaixo, separamos as características principais de cada um dos conceitos. Confira:
BPM:
- Foco em processos;
- Melhora o fluxo de trabalho como um todo;
- Engloba toda a organização, atendendo a diferentes departamentos;
- Análise periódica para otimização de produtividade, custos, qualidade e eficiência.
Gestão de projetos:
- Foco em projetos;
- Atua em projetos lineares, com começo, meio e fim;
- Concentra-se em projetos pulverizados e de acordo com a demanda;
- Define prazos e finalidades específicas para conclusão de um projeto.
Isto posto, ambos têm como objetivo melhorar as entregas de uma empresa. No entanto, com abordagens diferentes, e que podem, inclusive, ser utilizadas de maneira complementar.
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Como implementar o BPM em uma empresa?
A implementação do BPM deve seguir cinco passos básicos para ser bem sucedida. Confira quais são eles:
1. Mapeamento
O mapeamento é a base do Business Process Management e diz respeito a analisar e documentar processos internos, para entender como funcionam na prática, identificar melhorias e padronizá-los.
Ao coletar os dados e ter visibilidade sobre o andamento das atividades, fica mais clara a identificação de ineficiências e oportunidades de aprimoramento.
Para isso, a equipe pode usar:
- Fluxogramas;
- Diagramas de cadeia de valor;
- Mapas de Processos de Negócio (BPMN, ou Business Process Model and Notation), uma notação padronizada para modelar processos;
- Outra ferramenta de gestão empresarial que atenda à companhia.
2. Padronização
Após mapear os processos, é necessário padronizá-los, visando aumentar a eficiência e assegurar a qualidade dos produtos e serviços. Isso ajuda a diminuir erros e aumenta a previsibilidade das ações.
Por meio da análise, definição e documentação de um modelo padrão, a empresa comunica e alinha com os colaboradores os procedimentos, reduzindo assim as falhas e, consequentemente, os custos.
3. Otimização
A próxima etapa é a otimização, em que é feita uma análise crítica sobre os processos, com a finalidade de identificar e implementar melhorias e otimizar o fluxo de trabalho.
Inclusive, muitas das atividades do dia a dia de uma empresa podem ser resolvidas por meio de automação, redesenhando tarefas repetitivas e manuais. Com isso, reduz-se o tempo e os recursos para realização de tarefas, bem como os custos.
Ao otimizar os processos com o BPM, a produtividade dos colaboradores aumenta, impactando diretamente na competitividade da companhia.
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4. Monitoramento
Não basta implementar uma série de melhorias — é preciso, também, monitorar os resultados obtidos, entendendo a efetividade das mudanças e garantindo que os processos estejam de acordo com o pretendido pela empresa do ponto de vista estratégico.
Assim, é importante que os indicadores-chave (KPIs) para avaliar o sucesso estejam bem definidos e que a análise de dados seja completa e abrangente, fazendo com que ações possam ser tomadas para corrigir a rota, se necessário.
Em outras palavras, ao ter visibilidade sobre o andamento das implementações, a empresa tem mais controle sobre os processos e consegue tomar decisões estratégicas de forma mais embasada.
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5. Melhoria contínua
Por fim, a última etapa é a de melhoria contínua, que, como o nome diz, tem o objetivo de fazer melhorias constantes nos processos para aumentar a qualidade da entrega de produtos e serviços.
Esse passo utiliza o ciclo PDCA para manter a constância de otimizações, sempre tendo como base a experiência do cliente e suas expectativas.
Assim, podem surgir novas oportunidades de aumento da produtividade e eficiência, além de redução de custos e desperdícios. Isso faz com que a empresa se mantenha competitiva e flexível às mudanças de mercado.
Quais as vantagens do BPM (Business Process Management)?
Agora que você já sabe o que é BPM e como implementar, talvez algumas de suas principais vantagens já tenham ficado claras. No entanto, para não restar dúvidas, trouxemos uma listinha para facilitar:
Visibilidade das atribuições
Ao mapear as atividades, há mais transparência sobre o que os colaboradores e a gestão estão executando na prática, abrindo espaço para melhorias.
Controle dos processos
O BPM permite ter controle sobre todas as etapas dos processos, ajustando o que for necessário para que eles tenham um bom desempenho do início ao fim, além de evitar fraudes.
Aumento de produtividade
A otimização dos processos resulta em sobra de tempo para direcionar os colaboradores e recursos para atividades mais estratégicas.
Redução de custos
As otimizações fazem com que os erros e desperdícios sejam minimizados, o que gera uma economia significativa de custos operacionais e administrativos.
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Padronização das atividades
Uma vez que todos os colaboradores estejam em conformidade com a gestão de processos, há melhoria no fluxo de trabalho e a consistência dos resultados é mantida.
Melhoria na qualidade
O Business Process Management ajuda a minimizar erros técnicos e manuais, fazendo com que o nível de qualidade dos produtos e serviços seja aprimorado e mantido.
Agilidade e adaptação ao mercado
Ao implementar o BPM, a empresa consegue eliminar gargalos e ter mais agilidade e flexibilidade para responder às mudanças de mercado, visto que tem mapeados seus processos e se preocupa constantemente com a melhoria contínua.
Compreendeu o que é BPM (Business Process Management)?
Esperamos que você tenha compreendido todas as vantagens em aderir ao BPM. Com ele, uma empresa pode aumentar a produtividade e a eficiência em todas as áreas, reduzindo custos e melhorando a qualidade dos produtos oferecidos.
Dessa forma, seus resultados melhoram continuamente , o que favorece o crescimento sustentável do negócio.
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