Automação de processos: o que é, exemplos reais e como fazer

Automação de processos é o uso de tecnologias para transformar tarefas manuais em automáticas, agilizando o trabalho nas empresas. Por meio dessa estratégia, os negócios aumentam sua eficiência, reduzem erros e alcançam suas metas.

Há poucas décadas, ter máquinas fazendo o trabalho de humanos parecia uma ideia futurista. Mas esse futuro chegou mais rápido do que imaginávamos — e, com ele, uma automação de processos sem precedentes.

Hoje, usar chatbots, gerar relatórios complexos em um clique ou processar dados de milhares de consumidores em segundos é uma realidade comum. E, com o avanço cada vez mais rápido da tecnologia, todas as áreas do negócio terão soluções de automação para agilizar tarefas, reduzir erros e aumentar a produtividade.

Então, em que estágio da automação de processos sua empresa está? Para tirar essa dúvida, preparamos um artigo completo sobre tecnologias de automatização, suas vantagens e aplicações.

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O que é automação de processos?

Automação de processos é a utilização de tecnologias para transformar tarefas manuais em automáticas, agilizando o trabalho nas empresas. Por meio dessa estratégia, os negócios aumentam sua eficiência, reduzem erros e economizam tempo e dinheiro.

Podemos dizer que automatizar significa substituir, total ou parcialmente, o trabalho de pessoas pelo trabalho de máquinas. Dessa forma, a automação pode ser aplicada por meio de softwares, aplicativos, robôs e algoritmos de inteligência artificial, por exemplo.

Com o avanço cada vez mais veloz da tecnologia, as empresas contam com diferentes ferramentas para automatizar processos em todas as áreas. Assim, ganham em produtividade, reduzem custos e eliminam erros humanos.

Isso não significa, é claro, que todo o trabalho humano seja substituível pela tecnologia. Na realidade, os profissionais agregam ainda mais valor às suas funções com o uso da automação, já que são liberados para tarefas mais complexas e estratégicas para o negócio.

Cenário da automação de processos no Brasil

O Brasil é um país de destaque no cenário da automação de processos: de acordo com a pesquisa OTRS Spotlight: IT Service Management, 78% das empresas brasileiras já investem em tecnologias de automatização.

Além disso, 59% também utilizam inteligência artificial (IA) ou aprendizado de máquina como parte dos fluxos de trabalho e gerenciamento de tarefas. Quanto aos setores mais automatizados, o atendimento ao cliente lidera no Brasil, com 49%; seguido pelo RH, com 44%; administração, com 41%; e marketing, com 39%.

Automação de processos no e-commerce

O e-commerce é um dos mercados com índice avançado de automação de processos. Afinal, as lojas virtuais têm a tecnologia como base do negócio e contam com muitas opções de ferramentas.

De acordo com o NuvemCommerce, o maior relatório sobre e-commerce do Brasil, 27% dos lojistas digitais utilizaram recursos de inteligência artificial em 2024, enquanto 31% pretendem aplicar essa tecnologia em 2025.

O relatório também mostra que, entre os e-commerces de alto faturamento (acima de R$ 100 mil anuais), a principal aplicação da inteligência artificial é na automação de campanhas de marketing e publicidade, com 36% de respondentes. Em seguida, vêm as aplicações:

• Catálogo de produtos (31%);
• Análise de dados (24%);
• Atendimento ao cliente via chatbots (18%);
• Personalização de ofertas de recomendações de produtos (18%);
• Gestão de estoque (9%);
• Precificação (4%);
• Logística (4%).

Percebe-se que o potencial 
 da IA ainda é pouco utilizado em áreas como precificação, gestão de estoque e logística, que apresentam uma média 
de 4% de adoção. Esses números indicam uma oportunidade significativa de uso 
de IA para redução de custos e ganho 
de eficiência em todas as etapas
 da operação do e-commerce.

💡Saiba mais: Como usar a automação para e-commerce? [dicas de experts]

Por que a automação de processos é importante para o seu negócio?

A automação de processos já não é mais um diferencial, mas sim uma necessidade para empresas que querem se manter competitivas no cenário atual.

Imagine que, enquanto você está enviando mensagens manualmente para seus clientes, seu concorrente já utiliza chatbots (robôs de conversação) e campanhas de e-mail marketing automatizadas para agilizar o atendimento e a comunicação.

Nesse exemplo fictício, o concorrente conseguiria oferecer um atendimento mais eficiente, reduzir seu tempo de resposta e, muito provavelmente, aumentar suas vendas e a satisfação de seus clientes. Sua empresa, por outro lado, ficaria para trás com os métodos manuais.

É por isso que a automação de processos é essencial em todas as áreas do negócio, desde as rotinas administrativas até o processo comercial e o marketing. A seguir, vamos entender melhor as vantagens de optar por essa estratégia.

Vantagens da automação de processos para empresas

Além de preparar a empresa para o futuro, a automação de processos oferece diversas vantagens. Conheça as principais:

Aumento da produtividade e eficiência

Quem não quer fazer mais com menos e ainda aumentar a qualidade das suas entregas? A automação de processos permite que as tarefas sejam concluídas mais rapidamente e com maior precisão, resultando em maior produtividade.

Em vez de perder tempo coletando dados e montando um gráfico, você pode simplesmente gerar um relatório pronto em poucos cliques.

Redução de erros

Errar é humano e automatizar é estratégico. Com a automação, você minimiza o risco de falhas nos processos, garantindo a precisão e a qualidade do trabalho.

Basta pensar que um script computacional sempre repete aquilo que foi programado a fazer com excelência. Já uma pessoa pode ter seu desempenho influenciado por inúmeros fatores.

Foco no core business

Ao automatizar tarefas repetitivas, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas, relacionadas ao core business (atividade principal) do negócio. Além disso, sobra tempo para cuidar das questões que demandam mais criatividade e pensamento crítico.

Por exemplo, em vez de ocupar um vendedor com o preenchimento de cadastro de clientes, você pode deixar essa tarefa para um software e alocar sua equipe na prospecção.

Redução de custos

A automação também tem o objetivo de economizar nas despesas. Alguns custos reduzidos são o de mão de obra e aqueles causados por erros humanos, além da eliminação do desperdício em diversos processos.

No setor industrial, por exemplo, a automação garante o aproveitamento máximo das matérias-primas e a otimização do uso da energia.

Melhora na experiência do cliente

O consumidor atual quer ser atendido com eficiência, rapidez e conveniência em todos os canais. Com a automação, você consegue oferecer um atendimento mais ágil e criar uma experiência memorável para o cliente.

Além disso, embora seja baseada em tecnologia, a automação é o caminho para a personalização do atendimento. Pense nas ferramentas de segmentação inteligente, que identificam e agrupam diversos perfis de clientes e ajudam a empresa a enviar ofertas mais direcionadas.

Integração total de dados

A centralização de dados em sistemas integrados, como ERPs, melhora a comunicação entre setores, facilita o compartilhamento de informações e apoia a tomada de decisões estratégicas. Nada de depender de e-mails e planilhas para trocar informações entre departamentos, perdendo tempo e dados preciosos.

Melhor gestão de desempenho

A implementação de tecnologias de automação registra as atividades da empresa em tempo real, permitindo um acompanhamento preciso do desempenho de processos e pessoas. Automatizando sua gestão de performance, você tem KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de desempenho) claros para melhorar continuamente seus resultados.

Exemplos de automação de processos nas empresas

Quer saber como a automação de processos funciona na prática? Confira exemplos:

Automação de processos de vendas

O processo comercial pode ser automatizado de várias maneiras, como por exemplo:

• Geração de leads (potenciais clientes que cedem seu contato) automatizada. Por exemplo, quando um potencial cliente preenche um formulário de download de um e-book no site, o sistema automaticamente o cadastra como um lead no CRM da empresa;
• Agendamento de reuniões e demonstrações com aplicativos automatizados;
• Cálculo de orçamento e criação de propostas comerciais personalizadas;
• Follow-up automatizado com envio automático de mensagens de acompanhamento e notificações do status de cada lead ou cliente;
• Gestão automática de contratos e assinaturas.

💡Saiba mais: O que é automação comercial e quando investir?

Automação de processos de marketing

O marketing é uma das áreas com mais possibilidades de automação de processos. Na Nuvemshop, por exemplo, temos o Nuvem Marketing, uma ferramenta própria de automação com as seguintes funcionalidades:

• Automatização de campanhas: programação de e-mails automáticos para dar boas-vindas a novos clientes, engajar antigos compradores, compartilhar novidades e qualquer promoção que a sua loja coloque no ar;
• Criação de campanhas com IA: criação de conteúdo visual e de texto com inteligência artificial e mais de 500 templates pré-desenhados;
• Remarketing e recuperação de carrinhos: disparo automático de e-mails de recuperação de carrinhos para incentivar clientes a retornarem à sua loja e concluírem a compra;
• Cupons e cashback: incentivos como cupons de desconto e cashback para fidelizar clientes e acelerar vendas;
• Painel de controle intuitivo: dados claros que mostram o impacto das suas campanhas e automações;
• Contatos e produtos centralizados: importação automática de contatos e compradores, além de sincronização automática de produtos da sua loja;
• Testes A/B e envios inteligentes: envio de e-mails com até quatro opções de assuntos diferentes para testar qual é o mais eficaz;
• Análise com mapas de calor: uso de heatmaps (Mapas de Calor) para descobrir quais áreas dos e-mails atraem mais cliques e engajamento;
• Segmentação por ciclo de vida: criação de listas segmentadas e campanhas automáticas com base no comportamento de compra dos clientes.

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Automação do atendimento ao cliente

A automação do atendimento ao cliente pode ser feita por meio de diversas ferramentas, tais como:

• Chatbots: robôs de conversação que podem ou não ser alimentados por IA e agilizam o atendimento online;
• URA (Unidade de Resposta Audível): sistema de atendimento telefônico automatizado que responde a perguntas por meio de áudio, muito utilizado em call centers;
• Notificações automáticas: envio de notificações automáticas via WhatsApp, SMS ou Messenger para clientes.

Um exemplo de automação de atendimento é a estratégia utilizada pela Lustres Gênesis, uma marca cliente Nuvemshop Next, que utiliza o aplicativo Sak para enviar mensagens automáticas aos clientes pelo WhatsApp. Dessa forma, os consumidores recebem confirmações de compra, notificações do status dos pedidos e mensagens para resgatar seus carrinhos abandonados com condições especiais — tudo sem trabalho manual!

A Lustres Gênesis complementou sua estratégia com o aplicativo JivoChat, que oferece um chatbot para iniciar o atendimento e permite à equipe retornar ao cliente diretamente para esclarecer dúvidas.

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Automação de processos logísticos

A logística é outra área-chave das empresas que precisam de vários níveis de automação. Veja alguns exemplos:

• Automação de armazéns com robótica avançadas, como o uso de Robôs Móveis Autônomos (AMRs) e Veículos Guiados Automatizados (AGVs);
• Uso de softwares de gestão de transporte (TMS) para otimizar rotas de entrega em tempo real;
• Automação da gestão de estoque com softwares ERP, utilizando funções como inventário automático, controle de lotes e validades, uso de etiquetas RFID, sistemas de reposição automática etc.;
• Integração automatizada com transportadoras para envio de produtos no e-commerce.

Com o Nuvem Envio, por exemplo, você tem uma solução logística completa para reduzir custos e simplificar sua gestão de envios no e-commerce. Se você envia mais de 200 pacotes por mês, pode usar o serviço Nuvem Envio Coleta, com retirada diretamente na sua empresa.

Automação de processos financeiros

Na gestão financeira, não faltam processos que podem ser automatizados, desde a emissão de uma nota fiscal até a elaboração de um orçamento. Veja alguns exemplos:

• Automação da conciliação bancária;
• Agendamento de pagamentos online;
• Criação de réguas de cobrança automatizadas para redução de inadimplência;
• Análise de crédito automatizada;
• Geração automática de relatórios financeiros.

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Automação de processos de RH

Os Recursos Humanos e o Departamento Pessoal vêm sendo revolucionados pela automação de processos. Confira algumas aplicações da tecnologia na área:

• Automação do processo de recrutamento e seleção, com triagem automática de currículos e agendamento de entrevistas;
• Análise de perfil de colaboradores (people analytics);
• Cálculo automático de folha de pagamento;
• Coleta de feedback e avaliação de desempenho automatizadas.

Automação de processos de TI

Como você deve imaginar, a área de TI está na vanguarda da automação de processos. Alguns exemplos da aplicação tecnológica são:

• Gestão automática de backup e restauração de dados;
• Monitoramento automatizado de servidores, redes, aplicativos e serviços, com disparo de notificações;
• Atualização automática de softwares e licenças;
• Uso de ferramentas de orquestração de fluxos de trabalho complexos, incluindo a criação de ambientes de testes automatizados;
• Respostas automatizadas a incidentes na área de segurança da informação.

Automação de processos industriais

Por fim, a indústria 4.0 é um conceito real que se baseia na automação de processos avançada. Confira alguns exemplos que ilustram esse cenário:

• Uso intensivo de robótica nas linhas de produção e montagem, como robôs de soldagem, braços robóticos que executam pinturas, máquinas empacotadoras etc.;
• Sistemas automatizados de dosagem e mistura de matérias-primas;
• Controle de qualidade em linha com analisadores automáticos;
• Manutenção preditiva com sensores e sistemas de análise de dados que monitoram o desempenho de máquinas e equipamentos;
• Controle de acesso e segurança automatizados na fábrica.

Como implementar a automação de processos?

Se você quer implementar a automação de processos de forma eficaz na sua empresa, é importante seguir alguns passos. Confira:

1. Mapeie os processos que precisam ser automatizados

Tudo começa com o mapeamento dos processos que precisam ser otimizados na sua empresa. Começando pelo básico, como o uso de um ERP e de um CRM, por exemplo, e avançando para ferramentas mais específicas, de acordo com o seu segmento.

Para isso, você pode desenhar fluxogramas e entender cada etapa dos seus processos. Por exemplo, o processo comercial de uma loja virtual pode envolver as etapas de adição dos produtos ao carrinho, checkout, pagamento, confirmação do pedido, envio do pedido e recebimento.

Já o processo de uma loja física pode combinar etapas como escolha do produto, pagamento no caixa, registro no sistema PDV e emissão de comprovante.

2. Identifique os gargalos e as falhas

As oportunidades de automação da sua empresa vão surgir a partir dos gargalos e das falhas que você identificar em cada etapa dos processos mapeados. Veja exemplos de ineficiências que podem ser percebidas:

• Atraso em etapas de análise, aprovação ou envio que impactam a experiência do cliente;
• Erros frequentes em alguma etapa do processo;
• Custos elevados em alguma área;
• Pontos de atrito entre diferentes áreas ou em processos de comunicação;
• Áreas em que a informação se perde ou demora para chegar;
• Desperdícios de recursos;
• Gargalos de produtividade, ou seja, processos com sobrecarga de funções e falta de pessoal ou tecnologia para dar conta da demanda;
• Processos morosos e desatualizados, em comparação com a concorrência ou cenário atual do segmento.

Para cada um desses problemas, existe uma solução de automação. Lembre-se de priorizar por ordem de importância, para alocar seus recursos onde mais faz diferença.

3. Escolha suas ferramentas

O próximo passo é decidir quais tecnologias serão utilizadas para automatizar os processos do seu negócio. Veja exemplos de ferramentas de automação utilizadas nas empresas:

• ERP (Enterprise Resource Planning): é o clássico Sistema de Gestão Empresarial, que centraliza dados das principais áreas do negócio e tem módulos como financeiro, RH, marketing, vendas e logística;
• CRM (Customer Relationship Management): é o software de Gestão de Relacionamento com o Cliente, que permite acompanhar todos os pontos de contato com os consumidores;
• WMS (Warehouse Management System): é o Sistema de Gerenciamento de Armazém, que permite controlar o fluxo de mercadorias, gerenciar o inventário, controlar a separação e o embalo de pedidos etc.;
• BPMS (Business Process Management Systems): é o Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, uma plataforma projetada para automatizar tarefas, modelar processos e criar fluxos de trabalho automatizados do zero;
• Software de automação de marketing: geralmente integrado ao CRM, permite automatizar o envio de e-mails, a geração de leads, a criação de landing pages, o fluxo de nutrição, entre outras tarefas;
• Pipeline de vendas: solução de automação comercial focada no funil de vendas da empresa;
• Software de BI (Business Intelligence): solução de automação de análise de dados e criação de dashboards e relatórios para inteligência empresarial.

Esses são exemplos de tecnologias abrangentes, mas existem várias ferramentas específicas para pequenas automações. Por exemplo, um provador virtual para uma loja virtual de roupas que quer reduzir suas trocas e devoluções.

4. Implemente as soluções tecnológicas

Em seguida, é só implementar as soluções de automação de processos na sua empresa. Cada tipo de ferramenta tem um nível de complexidade.

Um novo CRM, por exemplo, pode exigir um onboarding e treinamentos mais aprofundados com a sua equipe, uma vez que são várias novas funcionalidades. Já uma ferramenta de BI pode gerar relatórios automatizados sem que seja necessário um grande processo de adaptação do time.

5. Monitore e otimize sempre

Por fim, é fundamental que você monitore a implementação das ferramentas e acompanhe de perto as métricas de sucesso das automações. Por exemplo, se você está usando uma nova solução de marketing, pode observar se os resultados melhoraram, como maior taxa de abertura de e-mails, geração de mais leads qualificados ou redução do CAC (Custo de Aquisição de Clientes) da empresa.

Bônus: ferramentas de automação de processos

Confira uma lista de ferramentas de automação que podem impulsionar os resultados do seu e-commerce:

• Precode: ERP exclusivo para Nuvemshop Next com todas as funcionalidades para gerenciar lojas virtuais de alto crescimento;
• Omie: ERP completo para gerenciar sua empresa de ponta a ponta;
• ERP Eccosys: centraliza todos os dados do seu negócio em um único sistema.
• Nuvem Marketing: oferece automação de e-mail marketing, recuperação de carrinhos abandonados e recursos de IA;
• Prax Analytics: oferece análise de dados com IA para o sucesso do e-commerce;
• JivoChat: proporciona atendimento automatizado com chatbots via WhatsApp, Instagram e e-mail;
• Marketplaces by HubNoov: conecta sua loja virtual a marketplaces como Mercado Livre, Shopee e Magalu com sincronização automática do catálogo de produtos.

Tudo certo sobre automação de processos?

Agora você tem um panorama sobre a automação de processos com todas as etapas necessárias para digitalizar seu negócio. Como vimos aqui, automatizar não é mais opcional, mas obrigatório para todas as empresas que querem prosperar no mercado atual.

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