5w2h: tudo sobre a checklist e por que você deveria usar

Imagem mostrando um homem segurando uma prancheta, representando o uso da 5w2h em uma empresa.

A ferramenta 5W2H é uma checklist administrativa que ajuda a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Seu principal objetivo é definir tarefas de forma eficiente e facilitar seu acompanhamento de maneira visual, ágil e simples.


Liderar ou fazer parte de um projeto envolve uma série de responsabilidades, certo? Pensando nisso, contar com técnicas e ferramentas para otimizar processos e facilitar as atividades profissionais é uma mão na roda. Nesse sentido, a 5w2h pode ser uma aposta interessante para a sua rotina e trabalho.

Nunca ouviu falar sobre essa ferramenta? Sem problemas! Neste artigo, separamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Pegue o papel, a caneta e vamos à leitura! 🧐

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O que é sistema 5w2h?

5w2h é uma checklist administrativa que visa a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Sua proposta é mapear todos os envolvidos e suas devidas funções para garantir mais precisão e eficiência na realização de todas as tarefas.

A sigla 5w2h é formada pelas iniciais, em inglês, de sete fatores que vão garantir o êxito de uma atividade. São elas:

Os 5W

  • What: o que será feito?
  • Why: por que será feito?
  • Where: onde será feito?
  • When: quando será feito?
  • Who: por quem será feito?

Os 2H

  • How: como será feito?
  • How much: quanto vai custar?

Respondendo a essas sete perguntas, fica mais fácil ter previsibilidade sobre a conclusão de tarefas. Isso irá consequentemente ajudar a guiar seus projetos com mais assertividade.

💡 Saiba mais: 12 ferramentas de gestão mais utilizadas para usar na sua empresa

O que é plano de ação?

Um plano de ação é um documento que delineia as etapas específicas e os detalhes operacionais necessários para alcançar um objetivo ou resolver um problema.

Relacionando à ferramenta 5w2h, o plano de ação é implementado utilizando as respostas para as sete perguntas da metodologia. A aplicação do 5W2H no plano de ação garante clareza, responsabilidade atribuída e eficácia na execução das tarefas, facilitando a gestão e acompanhamento do progresso.

A elaboração de um plano de ação utilizando a metodologia 5w2h é fundamental para transformar objetivos abstratos em ações tangíveis e mensuráveis. Cada elemento do 5W2H desempenha um papel crucial na definição das atividades, proporcionando clareza sobre o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto.

Essa abordagem estruturada não apenas facilita a compreensão das tarefas a serem realizadas, mas também atribui responsabilidades específicas a membros da equipe, estabelece prazos concretos e delineia os recursos necessários.

O resultado é um plano de ação detalhado, promovendo a eficiência na implementação e acompanhamento, contribuindo significativamente para o sucesso das iniciativas organizacionais.

Como surgiu a ferramenta 5w2h?

Embora não existam registros exatos sobre a criação da 5w2h, acredita-se que o modelo tenha surgido durante a expansão do Toyotismo, meio de produção japonês. O sistema Toyota de produção foi criado na década de 1950, quando Taiichi Ohno e Eiji Toyoda conheceram, nos Estados Unidos, o Fordismo — meio de produção criado por Henry Ford.

Ao estudar o Fordismo na prática, os especialistas japoneses pensaram em estruturar processos que evitassem o desperdício de matéria-prima e tivessem foco maior na qualidade. Foi assim que surgiu o Toyotismo e, provavelmente, com ele, nasceu a 5w2h.

Como fazer a ferramenta 5w2h?

Criar uma matriz 5w2h não é nenhum bicho de sete cabeças, isso porque, estamos falando de uma ferramenta bastante flexível. Isto é, você irá preenchê-la de acordo com as necessidades do seu negócio ou projeto.

A ideia central é concentrar somente as informações primordiais a respeito das suas atividades e dos demais envolvidos. Para criar o modelo, você pode usar ferramentas simples como o Microsoft Word ou Excel, por exemplo.

Comece respondendo todos os W, ou seja: o que será feito, quem irá fazer, quando irá fazer, etc. Feito isso, responda aos H: como será feito e quanto custará.

Formate a matriz da forma mais didática possível para a sua equipe: em tabela, lista, fluxogramas, etc. Confira todas as informações e confirme com os demais envolvidos para garantir que todos os dados foram preenchidos corretamente.

Exemplo de 5w2h

Para te ajudar, criamos um modelo fictício de uma 5w2h. Confira-o logo abaixo:

What

(O que?)

Why

(Por que?)

Where

(Onde?)

When

(Quando?)

Who

(Quem?)

How

(Como?)

How much

(Quanto custará?)

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Pronto! Sua matriz 5w2h está feita. 😉

Qual é a importância da 5w2h?

A matriz 5w2h é uma ferramenta poderosa para a organização de qualquer atividade. No contexto corporativo, ela pode ser muito bem aplicada a projetos das áreas administrativas, como a gestão financeira e o planejamento logístico, por exemplo.

Ao responder as sete perguntas fundamentais (What, Why, Where, When, Who, How, How much), a metodologia cria um guia detalhado, eliminando dúvidas e garantindo que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades.

Essa ferramenta é essencial para o planejamento estratégico, tático e operacional, promovendo a sinergia entre os membros da equipe, economizando tempo e recursos, e contribuindo para a criação de uma cultura organizacional focada na colaboração e na efetividade.

Quais são as vantagens de aplicar a 5w2h?

Além dos benefícios que já conhecemos ao longo do conteúdo, a matriz 5w2h oferece outras vantagens. Confira-as:

Equipe mais produtiva

Não é novidade que a organização anda de mãos dadas com a produtividade. Nesse sentido, inserir a 5w2h em seu dia a dia irá permitir que você se aplique melhor a suas atividades, aumentando seus níveis de entrega.

Diminui atrasos nas entregas de projetos

Prazos são fatores fundamentais para o sucesso de qualquer projeto, certo? Pensando nisso, usar a 5w2h para organizar suas atividades irá ajudá-lo a sempre estar ligado nas datas importantes, evitando atrasos e transtornos maiores.

Ajuda no planejamento do orçamento

Outro ponto de grande importância é o orçamento. Dar início a um projeto sem ter em mente uma média de gastos pode ser um tiro no pé. Portanto, usar a matriz 5w2h para mapear todos os gastos de um plano é uma ótima alternativa para evitar prejuízos.

Promove integração entre o time

Por fim, além de auxiliar em toda a gestão e organização de um projeto, a 5w2h também promove a integração entre a equipe. Isso porque, a matriz pode ser desenvolvida em conjunto por todos os membros do time e, durante o projeto, todos terão visibilidade sobre cada etapa realizada.

Por exemplo, se uma equipe se reúne para montar uma loja virtual, a 5w2h é usada para definir o ponto de partida da criação de um e-commerce, recursos necessários, responsabilidade de cada profissional, entre outros aspectos.

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E aí, tudo entendido?

Viu como a 5w2h é simples e prática? Sem dúvidas, usar essa ferramenta no dia a dia do seu negócio irá permitir que você conclua suas atividades com mais eficiência. Portanto, aproveite essas dicas e crie a sua matriz hoje mesmo.

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Aqui você encontra:
Perguntas frequentes sobre 5w2h

5w2h é uma checklist administrativa que visa a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Sua proposta é mapear todos os envolvidos e suas devidas funções para garantir mais precisão e eficiência na realização de todas as tarefas.

Ao responder as questões de forma clara e detalhada — What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como) e How much (Quanto custa) —, as equipes conseguem estabelecer metas, atribuir responsabilidades, definir prazos, identificar recursos necessários e avaliar custos, proporcionando uma visão abrangente e estruturada para a realização bem-sucedida de um projeto.

Os elementos são: “o quê”, “quem”, “onde”, “quando”, “por quê”, “como” e “quanto”.

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