5w2h: tudo sobre a ferramenta

Por: Karina Balan Julio

Imagem mostrando um homem segurando uma prancheta, representando o uso da 5w2h em uma empresa.

Liderar ou fazer parte de um projeto envolve uma série de responsabilidades, certo? Pensando nisso, contar com técnicas e ferramentas para otimizar processos e facilitar as atividades profissionais é uma mão na roda. Nesse sentido, a 5w2h pode ser uma aposta interessante para a sua rotina e trabalho.

Nunca ouviu falar sobre essa ferramenta? Sem problemas! Neste artigo, separamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Pegue o papel, a caneta e vamos a leitura! 🧐

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O que é a ferramenta 5w2h?

5w2h é uma checklist administrativa que visa a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Sua proposta é mapear todos os envolvidos e suas devidas funções para garantir mais precisão e eficiência na realização de todas as tarefas.

A sigla 5w2h é formada pelas iniciais, em inglês, de sete fatores que irão garantir o êxito de uma atividade. São elas:

Os 5W

  • What: o que será feito?
  • Why: por que será feito?
  • Where: onde será feito?
  • When: quando será feito?
  • Who: por quem será feito?

Os 2H

  • How: como será feito?
  • How much: quanto vai custar?

Respondendo a essas sete perguntas, fica mais fácil ter previsibilidade sobre a conclusão de tarefas. Isso irá consequentemente ajudar a guiar seus projetos com mais assertividade.

Como surgiu a ferramenta 5w2h?

Embora não existam registros exatos sobre a criação da 5w2h, acredita-se que o modelo tenha surgido durante a expansão do Toyotismo, meio de produção japonês. O sistema Toyota de produção foi criado na década de 1950, quando Taiichi Ohno e Eiji Toyoda conheceram, nos Estados Unidos, o Fordismo — meio de produção criado por Henry Ford.

Ao estudar o Fordismo na prática, os especialistas japoneses pensaram em estruturar processos que evitassem o desperdício de matéria-prima e tivessem foco maior na qualidade. Foi assim que surgiu o Toyotismo e, provavelmente, com ele, nasceu a 5w2h.

Por que usar a ferramenta 5w2h?

A matriz 5w2h é uma ferramenta poderosa para a organização de qualquer atividade. No contexto corporativo, ela pode ser muito bem aplicada a projetos das áreas administrativas, como a gestão financeira e o planejamento logístico, por exemplo.

Contar com essa metodologia irá permitir que você tenha mais clareza sobre todos os projetos nos quais está envolvido. Além disso, com todas as tarefas mapeadas na matriz, também é possível ter melhor visibilidade sobre o avanço das estratégias.

Quais são as vantagens de aplicar a 5w2h?

Além dos benefícios que já conhecemos ao longo do conteúdo, a matriz 5w2h oferece outras vantagens. Confira-as:

Equipe mais produtiva

Não é novidade que a organização anda de mãos dadas com a produtividade. Nesse sentido, inserir a 5w2h em seu dia a dia irá permitir que você se aplique melhor a suas atividades, aumentando seus níveis de entrega.

Diminui atrasos nas entregas de projetos

Prazos são fatores fundamentais para o sucesso de qualquer projeto, certo? Pensando nisso, usar a 5w2h para organizar suas atividades irá ajudá-lo a sempre estar ligado nas datas importantes, evitando atrasos e transtornos maiores.

Ajuda no planejamento do orçamento

Outro ponto de grande importância é o orçamento. Dar início a um projeto sem ter em mente uma média de gastos pode ser um tiro no pé. Portanto, usar a matriz 5w2h para mapear todos os gastos de um plano é uma ótima alternativa para evitar prejuízos.

Promove integração entre o time

Por fim, além de auxiliar em toda a gestão e organização de um projeto, a 5w2h também promove a integração entre a equipe. Isso porque, a matriz pode ser desenvolvida em conjunto por todos os membros do time e, durante o projeto, todos terão visibilidade sobre cada etapa realizada.

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Como fazer a ferramenta 5w2h?

Criar uma matriz 5w2h não é nenhum bicho de sete cabeças, isso porque, estamos falando de uma ferramenta bastante flexível. Isto é, você irá preenchê-la de acordo com as necessidades do seu negócio ou projeto.

A ideia central é concentrar somente as informações primordiais a respeito das suas atividades e dos demais envolvidos. Para criar o modelo, você pode usar ferramentas simples como o Microsoft Word ou Excel, por exemplo.

Comece respondendo todos os W, ou seja: o que será feito, quem irá fazer, quando irá fazer, etc. Feito isso, responda aos H: como será feito e quanto custará.

Formate a matriz da forma mais didática possível para a sua equipe: em tabela, lista, fluxogramas, etc. Confira todas as informações e confirme com os demais envolvidos para garantir que todos os dados foram preenchidos corretamente.

Pronto! Sua matriz 5w2h está feita. 😉

Exemplo de 5w2h

Para te ajudar, criamos um modelo fictício de uma 5w2h. Confira-o logo abaixo:

What

(o que?)

Why

(por que?)

Where

(onde?)

When

(quando?)

Who

(quem?)

How

(como?)

How much

(quanto irá custar?)

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Resumo

Viu como a 5w2h é simples e prática? Sem dúvidas, usar essa ferramenta no dia a dia do seu negócio irá permitir que você conclua suas atividades com mais eficiência. Portanto, aproveite essas dicas e crie a sua matriz hoje mesmo.

Antes de ir embora, confira um breve resumo sobre o que vimos por aqui:

O que é a ferramenta 5w2h?

5w2h é uma checklist administrativa que visa a documentar e organizar todas as etapas de um projeto. Sua proposta é mapear todos os envolvidos e suas devidas funções para garantir mais precisão e eficiência na realização de todas as tarefas.

Quais são as vantagens de aplicar a 5w2h?

  • Equipe mais produtiva
  • Diminui atrasos nas entregas de projetos
  • Ajuda no planejamento do orçamento
  • Promove integração entre o time

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