O que é planejamento operacional e como fazer do jeito certo?
Planejamento operacional é um plano detalhado de como uma organização vai realizar suas atividades do dia a dia para atingir seus objetivos, transformando as metas em ações e tarefas diárias a serem executadas.
O planejamento é a chave para o sucesso de qualquer empreitada, seja ela simples ou repleta de desdobramentos. No contexto de empresas e agências, é fundamental criar o planejamento operacional, estratégico e tático para conduzir a organização rumo ao crescimento.
Podemos dizer que o planejamento estratégico é mais amplo, compreende toda a empresa e visa um prazo de execução maior. O tático envolve as técnicas necessárias para executar os planos determinados na fase estratégica. E, por fim, o operacional transforma as metas em objetivos menores e práticos, que serão executados no dia a dia.
Já deu para perceber a importância desses conceitos para o sucesso de um negócio, não é mesmo? Então, continue por aqui e entenda o que é planejamento operacional, qual a sua importância e por que as agências precisam de um. Vamos lá? 📝
O que é planejamento operacional?
Planejamento operacional tem como objetivo colocar em prática tudo aquilo que foi determinado no planejamento estratégico. Para isso, ele cuida de estruturar prazos, ferramentas, responsáveis e custos para permitir que as metas sejam alcançadas.
Podemos dizer que o planejamento operacional está mais ligado ao dia a dia das empresas, com ênfase em objetivos de curto prazo — de três a seis meses — e ações que serão desenvolvidas por quem está na ponta do processo.
Ele ocorre no terceiro nível no planejamento organizacional, após os planos estratégicos e táticos, sendo voltado para as atividades operacionais da organização. Em seu escopo estão as tarefas e ações que devem ser realizadas pelos colaboradores para o atingimento das metas da empresa.
Algumas perguntas que surgem durante a realização de um planejamento operacional são:
- Como fazer?
- Qual é o prazo?
- Quem será o responsável?
- Quais tarefas precisam ser divididas?
- Qual o valor necessário?
- Quais ferramentas serão usadas?
- Qual o nível de esforço envolvido?
- Há alternativas para otimizar o processo?
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Qual a importância do planejamento operacional para agências?
O planejamento operacional é importante para que as empresas e agências tenham um fluxo de trabalho mais claro e alinhado aos objetivos gerais do negócio. Isso quer dizer determinar metas palpáveis para que toda a equipe tenha clareza sobre o impacto que suas ações trarão em médio e curto prazos.
Uma das maiores vantagens do planejamento operacional é que ele permite identificar potenciais gargalos e barreiras. Ele ajuda a entender quais áreas não estão trazendo a receita prevista, quais estão gerando perdas, quais apresentam os melhores indicadores etc.
Acompanhando esses dados em tempo real, os líderes e tomadores de decisão conseguem otimizar os processos e propor melhorias para que as metas sejam alcançadas sem impedimentos.
Para isso, [e importante que todos os times estejam em sintonia quanto a missão, visão e valores da organização, bem como objetivos traçados, riscos, planejamento financeiro e indicadores-chave de performance (KPI ou Key Performance Indicators).
Os objetivos do planejamento operacional são:
- Criar ações eficientes;
- Determinar custos e prazos;
- Definir as ferramentas;
- Implementar ações.
Portanto, podemos dizer que o planejamento operacional contribui para potencializar os resultados da empresa, porque possibilita o alinhamento entre os setores da companhia e as ações operacionais.
Qual a diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional?
Já mencionamos na introdução deste artigo que o plano operacional faz parte do planejamento empresarial, que compreende outras duas etapas igualmente importantes para o desenvolvimento do negócio.
O planejamento estratégico engloba ações e metas de longo prazo — de cinco a dez anos, por exemplo. Os responsáveis pelas decisões são CEOs, diretores e outros superiores, que elaboram um plano complexo com as projeções futuras da empresa.
Para que as estratégias sejam colocadas em prática, entra em cena o planejamento tático. Ele cuida de ações desenvolvidas em médio prazo — entre um e quatro anos —, determinadas por executivos e gerentes da organização. Seu objetivo é garantir que as metas estão sendo cumpridas e desenvolver planos de ação para melhorar a performance dos times.
Por fim, o planejamento operacional compreende ações de curto prazo — entre um e seis meses — e envolve todos os níveis hierárquicos da instituição. Ele mapeia as tarefas diárias dos colaboradores e otimiza para torná-las mais fáceis e estratégicas.
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Como fazer um plano operacional?
Como você pôde notar, o planejamento operacional traz como grande benefício a possibilidade de enxergar oportunidades de melhoria e aprimorar os processos internos da sua agência. Com isso, será possível cumprir os prazos estipulados e alcançar as metas propostas.
Veja, a seguir, como estruturar o plano operacional no seu negócio e entregar valor para seus clientes:
1. Crie processos bem estruturados
Para que uma tarefa seja executada com excelência e agilidade, é necessário criar etapas e desenhar um fluxograma de trabalho. Por meio dele, você garante que tudo será realizado de acordo com a vontade do cliente e tendo em vista o crescimento da empresa, independentemente do tamanho da sua agência.
Padronizar os processos ajuda a garantir a qualidade do trabalho, eliminar os riscos de erros e gerenciar melhor o tempo gasto em cada tarefa. Além disso, é fundamental organizar bem o fluxo de atividades, ou seja, determinar o que será feito em cada etapa.
Com o mapeamento e registro das fases do projeto, evita-se que passos importantes sejam esquecidos. Isso ajudará sua equipe em todas as fases do atendimento ao cliente: desde a venda, passando pelo onboarding (fase em que o cliente é apresentado à empresa e aos serviços) até chegar na finalização do projeto.
Depois de desenhar o fluxo de processos, é fundamental documentar todas as etapas, registrando cada detalhe para que todos os atendimentos aconteçam da mesma forma. Em seguida, capacite a equipe e monitore para entender os pontos de melhoria e os resultados alcançados.
2. Faça a gestão financeira
Acompanhar os indicadores financeiros da sua agência é crucial para que os recursos não sejam gastos com aquilo que não trará retorno. Por isso, realize um gerenciamento de finanças estratégico focado em otimizar o orçamento, ou seja, tomar providências que tornem a situação financeira do negócio mais vantajosa.
Para fazer esse acompanhamento, é importante que cada setor da empresa destine os recursos necessários para sua área de atuação, mas sempre tendo em mente o planejamento macro da empresa.
Portanto, antes de comprometer os recursos financeiros da área, pense: qual é o montante necessário para implementar a ação? De onde sairá esse valor? Com essas respostas em mãos, fica mais fácil definir qual será o capital usado na execução do projeto.
3. Estabeleça o escopo do planejamento
O escopo do planejamento operacional diz respeito à definição dos objetivos do plano e suas características. Isto é, quais diretrizes do planejamento tático serão usadas como referência para a criação da parte operacional.
É a partir do escopo que o time saberá quais atividades precisam ser realizadas e qual peso elas têm em relação ao planejamento estratégico da empresa. Para isso, lembre-se de determinar as etapas de cada tarefa, o modo de fazer e qual a conexão de cada uma delas com os demais setores da agência.
Para criar o conteúdo do planejamento operacional, é importante:
- Definir os principais objetivos do setor;
- Elencar os produtos ou serviços que serão entregues ao cliente;
- Determinar as especificações contratuais, normativas, legais etc.;
- Fazer a revisão com o cliente e firmar uma data de entrega.
4. Determine prazos
Quanto tempo será necessário para finalizar uma atividade? E o projeto inteiro? É importante definir um cronograma de tarefas para que tanto a equipe interna quanto o cliente estejam a par do andamento do trabalho. Portanto, parte fundamental do planejamento operacional é determinar prazos.
O tempo é um recurso muito valioso nas empresas, por isso vale a pena sempre otimizá-lo para tornar as tarefas mais ágeis e acertadas. Determine datas de início e término para cada etapa do projeto, sempre detalhando o que será feito em cada intervalo.
5. Defina os indicadores de performance
Para avaliar o sucesso do seu projeto, é importante elencar quais números serão medidos e acompanhados ao longo do tempo. Fazer uma gestão baseada em indicadores de performance é fundamental para entender o que está indo bem e o que ainda precisa melhorar.
Os OKRs (objectives and key results ou “objetivos e resultados-chave”, em português) podem ser uma solução viável para entender se as suas ações estão levando a empresa ao resultado esperado.
Para colocar essa metodologia em prática, você pode definir uma série de objetivos e, em seguida, transformá-los em algo que você possa calcular, preferencialmente com indicadores de desempenho. Assim, você poderá medir se os objetivos estão sendo alcançados ou não.
6. Faça o gerenciamento de riscos
Algo que poucas agências fazem é prever quais problemas podem acontecer ao longo do projeto e descrever formas de resolvê-los — além de artifícios para evitá-los. Isso é chamado de gerenciamento de riscos, um mapeamento que serve para salvaguardar o time quanto a possíveis contratempos.
Tente prever quais são os riscos inerentes ao projeto, principalmente com base em vivências anteriores, e detalhe de que forma os colaboradores podem solucioná-los. Ter esses passos documentos será de fundamental importância para que qualquer pessoa consiga resolver o problema, mesmo que seja alguém novo na empresa.
7. Monitore os resultados e refaça o plano se necessário
Caso, ao longo do planejamento operacional, você note que os objetivos não foram alcançados, é o momento de entender o que deu errado, mudar a rota e determinar novas metas. No entanto, chegar a essa conclusão só será possível se você acompanhar de perto os resultados do time.
Uma agência só é bem-sucedida quando seus clientes também têm sucesso. Por isso, é importante revisar o plano para identificar possíveis fontes de problemas, como recursos financeiros disponíveis, prazos aceitáveis, equipe capacitada etc.
Fazer uma gestão de projetos de qualidade requer mais do que dominar os conceitos, exige também conhecer a fundo os clientes, suas demandas e de que forma sua empresa pode ajudá-los a alcançar seus objetivos.
Que tal fazer o planejamento operacional dos seus clientes?
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender o que é planejamento operacional e qual a sua importância para o sucesso de um negócio. Independentemente de ser um freelancer ou trabalhar em agências, é importante ter objetivos claros para não desperdiçar recursos e ajudar o seu cliente a crescer.
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