O que é RAIS e quem precisa declarar? [guia completo]

A burocracia para abrir uma empresa exige que o empreendedor esteja atento a diversos documentos, taxas e registros. Porém, depois de consolidada, ainda é preciso ficar de olho em outras questões, como a emissão da RAIS. Mas você sabe o que é a RAIS?

RAIS, ou a Relação Anual de Informações Sociais, é um documento de entrega anual obrigatório para todas as empresas inscritas em um CNPJ que contratam funcionários (inclusive o MEI, se tiver um colaborador).

Então, quer saber melhor o que é a RAIS, se o seu negócio precisa emiti-la e como fazer isso? Continue a leitura deste artigo, porque vamos ver tudo sobre o assunto. Vamos lá?

O que é a RAIS e para que serve?

RAIS significa Relação Anual de Informações Sociais. Em resumo, é um documento de coleta de dados de atividades trabalhistas, com a finalidade de identificar a situação do mercado de trabalho brasileiro.

Como já mencionado, a emissão da RAIS é obrigatória para todas as empresas inscritas em um CNPJ, com ou sem funcionários contratados no no ano-base das informações.

A única exceção de entrega do RAIS são empreendedores individuais que não têm colaboradores. No próximo capítulo, vamos explicar melhor essa questão.

Por fim, a RAIS ajuda na tomada de decisões para crescimento do setor em que a empresa está inserida, como:

• Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
• Ajustar benefícios previdenciários e fazer controle dos registros de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
• Analisar valores pagos para Seguro Desemprego;
• Definir valores a serem pagos de PIS (Programa de Integração Social) e PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Quem precisa entregar a RAIS?

Todas as empresas inscritas em um CNPJ precisam entregar a RAIS anualmente. Já empresas do tipo MEI (Microempreendedor Individual) são exceção, desde que não tenham contratado um funcionário.

Sendo assim, a lista de quem precisa emitir a RAIS anual contempla as seguintes empresas:

• Empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
• Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
• Órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
• Conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
• Condomínios e sociedades civis;
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• Microempreendedores individuais que têm um funcionário contratado.

Que informações devem constar na RAIS?

Na RAIS, devem ser declaradas todas as contribuições sindicais patrimoniais de uma empresa e informações de todos os colaboradores contratados pelo regime CLT ou por contrato de trabalho por prazo determinado ou indeterminado, como:

• Data de admissão do trabalhador;
• Valores referentes a verbas rescisórias;
• Dados do funcionário, como data de nascimento e CPF;
• Valores de parcelas integrantes e não integrantes das renumerações mensais dos colaboradores, com discriminação de cada um deles.

O que é a RAIS negativa?

Quando uma empresa é obrigada a emitir a RAIS, mas não teve funcionários no ano-base, ela deve gerar a RAIS Negativa. Este é um documento em que são fornecidos somente os dados cadastrais da organização.

Como enviar o RAIS?

Agora que você já sabe o que é RAIS e sobre a sua importância, veja o passo a passo de como emiti-la:

Confira o grupo que o seu negócio se encaixa

Para otimizar a entrega da RAIS, em 2019, o Governo Federal dividiu as empresas brasileiras em seis grupos.

Cada grupo tem prazos e obrigações específicas para serem cumpridos. Então, antes de emitir o documento, você deve conferir em que cenário o seu negócio se encaixa.

A divisão é a seguinte:

• Grupo 1: Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões;
• Grupo 2: Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, mas não optantes pelo Simples Nacional;
• Grupo 3: Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, MEI com funcionários contratados, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos) e entidades sem fins lucrativos;
• Grupo 4: Entes públicos federais e organizações internacionais;
• Grupo 5: Entes públicos estaduais e do Distrito Federal;
• Grupo 6: Entes públicos municipais, comissões polinacionais e consórcios públicos.

Emita o RAIS

Definido o grupo da sua empresa, siga as seguintes instruções:

Empresas pertencentes aos grupos 1 e 2

Empresas pertencentes aos grupos 1 e 2 devem enviar as informações ao órgão fiscalizador pelo eSocial, ou seja, o sistema informatizado da Administração Pública. O passo a passo é seguinte:

• Acesse o site da RAIS;
• Na aba “entrega de declaração”, clique na opção “ler manual de orientação”;
• Vá até a página 11 do guia;
• Siga as instruções.

Empresas pertencentes aos grupos 3 a 6

Já empresas pertencentes aos grupos 3 a 6 podem fazer a emissão da RAIS direto pelo portal do documento. Para isso:

• Acesse o site da RAIS;
• Clique em “entrega de declaração”;
• Vá até a opção de download de programas e entregas;
• Siga as instruções.

RAIS negativa

Ao acessar o site da RAIS, na aba de entrega de declaração, vá até a opção declarar RAIS negativa e siga o passo a passo indicado.

Qual o prazo de envio da RAIS 2024?

O prazo de envio da RAIS é estabelecido pelo Ministério da Economia e varia de um ano para outro. Por isso, é fundamental visitar o site do governo para confirmar o prazo de envio da RAIS do ano desejado.

Em 2024, o prazo para envio foi até o dia 17 de março.

Como comprovar a entrega da RAIS?

Ao terminar a declaração da RAIS, é possível salvar e imprimir um protocolo de entrega emitido pelo próprio portal da RAIS. Nele, é possível verificar se o documento foi emitido como sucesso e a data e hora de entrega.

Lembre-se de que é importante guardar este protocolo, uma vez que pode ser solicitado em algum momento para comprovar que a sua empresa está quite com o governo.

Quais são as consequências de não entregar a RAIS?

As empresas que não entregarem a RAIS 2024 até dia 17 de março ficam sujeitas a multas. Já aquelas que enviarem o documento com informações incorretas ou omissão de dados também terão que arcar com punições de ordem financeira.

O valor previsto é de R$ 425,64, acrescida de R$ 106,40 por bimestre de atraso. Já os gestores que omitirem dados na declaração pagarão ainda mais R$ 26,60 por empregados cadastrados com irregularidades.

Tudo certo sobre RAIS?

Como vimos, a RAIS é a maneira que o governo tem de efetuar um levantamento real sobre a situação trabalhista do país, recebendo, para isso, informações fornecidas pelas empresas que influenciarão na tomada de decisões para o crescimento do mercado de trabalho nacional.

Na dúvida sobre como emiti-la, converse com o seu contador, mas não deixe de entregar os documentos requeridos nas datas previstas.

Esperamos que, com as informações deste artigo, você tenha entendido o que é RAIS e como emiti-la. Caso você ainda não venda pela internet, crie uma loja grátis na Nuvemshop . É fácil, rápido e sem a necessidade de conhecimentos técnicos! 💙