A planilha de fluxo de caixa é a ferramenta ideal para uma gestão financeira inteligente da sua empresa. Com a planilha em Excel pronta e editável em mãos, você tem mais agilidade no registro e acompanhamento das entradas e saídas de dinheiro do seu negócio.
Neste conteúdo, você vai entender o que é, por que e como usar a planilha de fluxo de caixa de forma estratégica para a sua empresa. Então, não perca tempo e confira tudo sobre a planilha grátis!
O que é a planilha de fluxo de caixa?
Fluxo de caixa nada mais é que um mecanismo contábil que possibilita o acompanhamento dos movimentos de entrada e saída de dinheiro da empresa. A planilha de fluxo de caixa, portanto, é uma ferramenta que possibilita registrar e acompanhar essa movimentação financeira.
Com a planilha, você consegue visualizar a saúde financeira do empreendimento como um todo. Assim, você não se perde entre os rendimentos das vendas e as saídas das contas a pagar, como despesas de fornecedores, impostos, salários de funcionários etc.
A planilha de fluxo de caixa te ajuda no fechamento mensal da sua empresa. Por se tratar de um modelo pronto e editável, você poderá acessá-la em Excel ou em Planilhas Google, offline ou online.
Caso queira, veja abaixo uma imagem geral da planilha:
Por que utilizar uma planilha de fechamento mensal?
Já ouviu dizer que “o que não é medido não pode ser gerenciado”? Essa é uma frase de William Edwards Deming, estatístico e professor universitário muito conhecido no mundo dos negócios. Essa premissa reflete a importância de controlar o fluxo de caixa dentro de uma empresa.
Se você já tem uma empresa, já vende na internet ou está pensando em abrir uma loja virtual, deve monitorar e atualizar os dados do seu fluxo de caixa constantemente. Afinal, só assim será possível ter visão da saúde financeira do negócio.
Na prática, essa é uma ferramenta fundamental de organização, que apresenta ao empreendedor um panorama sobre o que não está indo bem na gestão do negócio e aquilo que pode ser aprimorado.
Conheça, a seguir, três vantagens de ter uma planilha de fluxo de caixa:
Melhor controle financeiro
Ao organizar as finanças dentro da planilha de fluxo de caixa, é possível compreender se a empresa está seguindo caminhos sustentáveis para alcançar o faturamento esperado e, assim, planejar os próximos passos do negócio.
Além disso, por se tratar de uma ferramenta que funciona como planilha de fechamento mensal, você consegue ter uma projeção para o próximo mês.
Otimização de custos
Ao identificar gastos altos ou desnecessários, é possível criar um plano de ação para buscar por uma alternativa sustentável. Com tal situação reajustada, sobra capital para investir em outros aspectos do negócio.
Esses insights aparecem com facilidade quando se tem uma visão geral da entrada e saída de dinheiro na empresa. Por isso, a planilha de fechamento mensal é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa.
Preparação para datas sazonais
Com um fluxo de caixa atualizado e projetado, é possível compreender quais meses e datas geram mais custos, como a Black Friday e o Natal, por exemplo. Desse modo, você consegue se organizar para gerar capital de giro e cobrir as despesas extras nas sazonalidades.
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Principais funcionalidades da planilha de entrada e saída de dinheiro
Entre as principais funcionalidades da planilha, podemos destacar:
- Cadastro dos lançamentos (entradas e saídas) diários em cada linha da planilha, dentro da coluna do mês referente, com visão do saldo inicial e atual da empresa;
- Visão diária, mensal, semestral e anual, para que você consiga acompanhar a evolução do seu negócio e tomar melhores decisões com base em dados;
- Cadastro de categorias/ativos de entrada e saídas, para que você consiga visualizar quais são as maiores fontes de receitas e despesas do seu negócio.
Como usar a planilha de fluxo de caixa grátis?
Primeiramente, para preencher sua planilha de fluxo de caixa corretamente, é preciso ter em mãos informações básicas para o primeiro preenchimento:
- Saldo inicial em caixa no mês;
- Entradas: previsão de vendas (ou volume vendido no mês anterior) e outras contas a receber;
- Saídas: despesas mensais, fixas e variáveis, como compra de mercadorias, fornecedores e ferramentas de e-commerce, salários, embalagens, aluguéis, tributos etc.
Porém não é necessário se ater apenas a essas informações básicas. Quanto mais detalhada for sua planilha de fluxo de caixa, mais preciso será seu controle.
Então, vamos ao passo a passo para usar sua planilha de entrada e saída de dinheiro:
1. Preencha o valor do saldo inicial em caixa no início do mês
No início do primeiro mês de uso da planilha de fechamento mensal, informe no campo correspondente o saldo da sua loja em todas as contas bancárias e em caixa, conforme o exemplo.
Nos meses seguintes, o valor do saldo inicial será sempre o “Saldo acumulado” do mês anterior.
2. Atualize as “Entradas”
Preencha as “Entradas” com o dinheiro que entrou em caixa a cada mês. Informe também os valores previstos para receber (vendas, reembolsos, adiantamento de parceiros etc.).
3. Atualize as “Saídas”
Nos campos referentes a “Saídas”, informe os valores previstos para sair do caixa (ou que já saíram) em cada um dos meses.
Aqui, você deve considerar despesas com fornecedores, impostos, salários de funcionários, aluguel, água, energia e ferramentas que seu e-commerce utiliza. Tenha em mente que todas as saídas do caixa da sua empresa precisam estar discriminadas na planilha.
Pronto, agora você poderá escolher com que frequência fazer o seu controle. Nos próximos tópicos, você confere como acompanhar as informações diária ou mensalmente.
Como usar a planilha de fluxo de caixa para controle diário?
Você pode inserir as informações direto na planilha todos os dias e ter o acompanhamento diário das entradas e saídas do seu negócio. Para isso, você irá inserir, dentro da linha do dia em questão, os valores que entraram e os valores que saíram. Confira na imagem:
Para um melhor controle, você pode criar uma aba na planilha e anotar todos os valores de entrada e saída ao longo do dia. Ao final do expediente, você soma todos esses valores de entrada e todos os de saída e insere na linha que intitula o dia em questão.
No entanto, se você prefere o bom e velho papel, basta ir anotando durante o dia o que entrou e o que gastou e, no final do dia, somar e inserir os valores em cada linha, respectivamente. Tome cuidado apenas para não se perder nas anotações e deixar de lado algum dado importante.
Como usar a planilha de entrada e saída de dinheiro para controle mensal?
Caso já faça o controle diário da sua operação e queira usar a planilha para um acompanhamento mensal, basta excluir ou substituir as linhas das entradas e saídas diárias.
Veja abaixo um exemplo da mesma planilha de fluxo de caixa usada para um controle mensal:
Se você não inserir os valores de entrada e saída diariamente em alguma outra ferramenta (ou, pelo menos semanalmente, dependendo da sua demanda), é pouco recomendado que você atualize a planilha apenas para inserir dados mensais.
Por exemplo, digamos que você está tendo grandes gastos para enviar mercadorias com sua atual transportadora. Com a análise diária ou semanal, você conseguiria perceber isso logo na primeira semana do mês e teria tempo para buscar outras soluções.
Porém, se você realizar apenas o controle mensal, só irá perceber isso no final do mês, que é quando preencherá a planilha de fluxo de caixa. Nesse cenário, sua empresa teria passado o mês inteiro gastando com essa transportadora, sendo que a oportunidade de economia poderia ter sido mapeada com mais antecedência, reduzindo assim gastos excessivos. Por isso, preste atenção!
Pronto para usar a planilha de fluxo de caixa em Excel grátis?
Apenas quando existe um acompanhamento recorrente de tudo que entra e sai do caixa da sua empresa é possível manter uma gestão financeira equilibrada. Assim, os empreendedores que desejam escalar seus negócios de maneira saudável precisam realizar esse controle regularmente.
Esperamos que você aproveite a planilha de fluxo de caixa no seu dia a dia. Se quiser saber mais sobre o tema, deixamos, dentro do material e na planilha, algumas recomendações para se aprofundar. Faça o download e confira!