5 problemas para evitar com a automação de tarefas

Por: Gabriel Nascimento
Criado em: 27/11/19.
Atualizado em 22/11/19.
7 min
de leitura

Índice

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A automação de tarefas já não é uma estratégia para se destacar no mercado. Na verdade, quem não utiliza ferramentas para padronizar tarefas e deixar o negócio no piloto automático não consegue atender às demandas dos clientes de forma eficiente. Por isso, é essencial que você utilize soluções adequadas ao seu trabalho.

Atualmente, existem diversas opções para quem deseja ter autonomia na rotina, como um software ERP (Enterprise Resource Planning) ou a automação para redes sociais. Mas, mesmo assim, alguns empreendedores se sentem receosos na hora de padronizar processos. 

Por isso, este conteúdo mostra 5 problemas que você pode evitar com a automação de tarefas no negócio

1. Desperdício de tempo

Não importa o seu ramo de atuação: cada instante é necessário para fazer a empresa crescer. Por isso, a partir da automação de tarefas, é possível eliminar atividades repetitivas, que exigem tempo e atenção — seja para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou atualizar o fluxo de caixa

Pense nas dores de cabeça que você teria se precisasse enviar emails manualmente para cada um dos seus leads sem uma ferramenta de automação de marketing. Ou imagine o esforço que seria necessário para acompanhar o desempenho dos funcionários sem um sistema como o Asana ou o Trello.

O que você deixaria de fazer apenas nesses dois exemplos? Certamente, você não teria tempo para focar em pontos estratégicos, como atender melhor os seus clientes ou desenvolver novos produtos. 

2. Falhas de comunicação entre a equipe

Toda empresa tem as suas particularidades. Enquanto algumas atuam em nichos Business-to-Business (B2B) outras são especializadas em Business-to-Consumer (B2C). Porém, grande parte das gestões passam por problemas de comunicação

Em alguns casos, informações e relatórios não são coletados ou até armazenados corretamente. Existem também complicações nas culturas empresariais, em que os funcionários vivem em um ambiente hostil à colaboração. 

A automação de tarefas é uma ótima solução para essas questões. Com o uso de um software de gestão, você consegue centralizar e acompanha tudo que acontece no seu dia a dia. 

Setores que antes eram considerados mais tradicionais, como o direito, já adotam, por exemplo, um software jurídico para evitar esses problemas. 

E tem mais: um ERP permite estabelecer restrições de acesso de acordo com a hierarquia do seu empreendimento. Isso quer dizer que você não precisa se preocupar com a confidencialidade de algumas informações, já que apenas quem deve poderá acessá-las. 

Outra vantagem está relacionada à possibilidade de verificar o que está acontecendo em todas as áreas a qualquer hora e lugar. Graças à internet, as ferramentas de automação são acessadas em qualquer plataforma, como um celular, um tablet ou um computador. 

3. Análises de dados equivocadas

Toda decisão de uma empresa deve ser baseada em dados de qualidade, seja para trocar a marca de detergente utilizada na pia da cozinha ou o fornecedor de internet do escritório. É preciso entender o porquê de cada escolha, analisando o que há de positivo e negativo. 

Voltando ao assunto do fornecedor de internet. Será que vale a pena trocar apenas porque há um concorrente com um preço melhor? Nessas horas, você deve analisar, por exemplo, a qualidade do serviço prestado, como a empresa se posiciona no mercado e até mesmo as formas e as datas de pagamento disponíveis. 

Para isso, é fundamental estar em dia com o fluxo de caixa e o capital de giro disponível em sua empresa. Essas informações garantem que você não crie uma conta em uma data antes do recebimento dos pagamentos dos seus clientes. 

Se o vencimento do novo boleto for no dia 15 e você recebe grande parte dos pagamentos no dia 20, provavelmente, não haverá capital disponível para quitá-lo. Além disso, é necessário considerar a taxa de inadimplência de seus clientes.

Ou seja, as ferramentas de automação fornecem relatórios completos sobre a sua empresa. Por isso, sempre os utilize em suas decisões. 

4. Gastos financeiros desnecessários 

Muitos empreendimentos almejam reduzir despesas. E não há nada de errado nisso. É comum e saudável para qualquer negócio eliminar gastos supérfluos. Entretanto, isso não pode afetar a qualidade do seu produto ou serviço. 

Quem adota a cultura de automação de tarefas entende que processos repetitivos podem (e devem!) ser realizados por algoritmos e máquinas. Desse modo, você não precisa, por exemplo, ter um funcionário exclusivo para emitir notas fiscais manualmente. 

Nesse caso, é possível adotar um emissor de notas fiscais e alocar o seu colaborador em uma atividade mais estratégica, como o desenvolvimento de pessoas ou o atendimento ao cliente. 

Além de motivar a equipe, você pode até enxugar os custos com a sua folha de pagamentos e investir em áreas que trazem mais resultados. E isso é ótimo para otimizar a sua gestão financeira. 

5. Perda de competitividade no mercado

Todos os problemas levantados anteriormente convergem para um mesmo ponto: a perda de competitividade no mercado

Quem não sabe o que está acontecendo no negócio, tem as contas no vermelho e funcionários que não sabem se comunicar.

Além de tomar decisões equivocadas, o tempo investido em tarefas repetitivas consome energia e dinheiro, fazendo com que todos se sintam desmotivados e sem perspectiva de futuro. 

Como consequência disso, você e a sua equipe não têm fôlego para propor melhorias no atendimento ao cliente e no desenvolvimento de estratégias para crescer mais e melhor. 

Com a leitura deste conteúdo, você ficou por dentro de 5 problemas que são evitados com a automação de tarefas. Apesar de cada empresa ter objetivos e rotinas diferentes, o uso de soluções tecnológicas é uma premissa para entender as dores do mercado e vender mais

Despesas desnecessárias, ruídos na comunicação e retrabalho são apenas algumas questões que são deixadas no passado com adoção de bons sistemas. Dessa forma, analise os seus gargalos operacionais e encontre parceiros prontos para solucioná-los com eficiência. 

Agora, que tal compartilhar um pouco de sua experiência com o uso de tecnologias na rotina. Conte aí nos comentários quais ferramentas você utiliza e os benefícios que você enxerga com isso!

Gabriel Nascimento

Analista de marketing na eNotas e apaixonado por produção de conteúdo. Engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!


    • Wander Santos

      Olá Gabriel,

      Ótima matéria!

      Atualmente utilizo a ferramenta Bitrix24 que tem n formas de automações que permite uma otima fluidez operacional de nossa equipe, além de propocionar melhorias no engajamento e na comunicação.

      • Olá, Wander! Ficamos felizes em saber que você curtiu as dicas deste artigo 🙂

        Continue acompanhando o nosso blog para mais novidades sobre redes sociais, marketing e vendas online.

        Até mais!

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