Por que monitorar notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ
A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento emitido, consultado e armazenado digitalmente, com o intuito de certificar uma operação de circulação de mercadorias.
Como tal registro contém informações de compra ou venda, é de suma importância para o Fisco tê-las sob controle. Por isso, diversas obrigações fiscais, como o SPED fiscal, exigem a escrituração de NFes.
Mas, se alguém emitir uma Nota Fiscal eletrônica para a sua empresa e você não tiver controle disso, a Receita Federal conseguirá cruzar informações e te cobrar a falta de escrituração, o que poderá acarretar em multas pesadas e outras implicações. Você sabia?
Então, entenda abaixo por que monitorar notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ e como não ser surpreendido pelo Fisco:
Tipos de notas
Verificar as notas fiscais emitidas contra um CNPJ nada mais é que consultar NFes e outros documentos fiscais.
Através destas NFes emitidas é possível identificar:
- Notas frias que foram lançadas sem o consentimento da empresa;
- Notas canceladas que podem ter sido expedidas com o consentimento da empresa, mas foram anuladas por algum motivo;
- Notas emitidas que não foram escrituradas no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e outras obrigações acessórias.
É interessante lembrar que o recebedor da nota muitas vezes tem em mãos o DANFe, documento auxiliar da NFe com o resumo das informações da operação comercial, que acompanha o frete da mercadoria.
Esse documento não tem validade jurídica, ou seja, não precisa ser armazenado. Contudo, nele está a chave de acesso (informação de 44 dígitos), necessária para realizar a consulta da NFe completa e válida no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Como consultar NFes e monitorar o CNPJ
Através do site da Sefaz, é possível realizar a consulta da NFe completa, utilizando o certificado digital (A1 ou A3), a digitação da chave de acesso e do captcha (código com letras e números).
Nesse sistema, cada nota fiscal é consultada separadamente e algumas informações estão disponíveis, como o status da NFe: processada, rejeitada pela Sefaz, denegada (impossibilidade de emissão contra o CNPJ do destinatário), inutilizada, autorizada ou cancelada.
Porém, a Sefaz não oferece a possibilidade do contribuinte visualizar notas fiscais que foram emitidas indevidamente, somente aquelas que possuem a chave de acesso – o que é um ponto negativo.
Ou seja, caso você não tenha a chave de acesso da nota fiscal, será necessário recorrer a outra solução.
A solução do Arquivei, por exemplo, une a consulta de NFe completa, o status da NFe, a manifestação do destinatário, além de disponibilizar a visualização de várias notas fiscais ao mesmo tempo, sem a necessidade de digitar a chave de acesso ou o captcha.
Vantagens de consultar NFes completas
Como dito anteriormente, através da visualização das NFes emitidas contra o seu CNPJ é possível identificar falhas no processo fiscal.
1. Notas frias e canceladas
As notas frias, que foram emitidas sem a autorização da empresa, devem ser notificadas ao Fisco, para que o mesmo não considere sua empresa como irregular (sem escrituração desta nota).
Já as notas canceladas evitam que a empresa pague por algo que está anulado e acabe caindo na malha fina.
2. Economia de tempo e inteligência de negócio
Com a consulta de NFe completa automática, a empresa não perde tempo ligando para cobrar o fornecedor e também não precisa se preocupar em encontrar o XML das NFes entre milhares de e-mails. Tempo é dinheiro.
Sabendo quais são as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa, ainda é possível antecipar gastos, estoque e logística.
3. SPED completo
O SPED e outras obrigações acessórias, exigem a escrituração de NFes e CTes (documento relativo ao Conhecimento de Transporte). Por isso, qualquer falha na entrega destas notas pode custar multas.
Armazenamento de NFes completas
Outra exigência da Receita Federal é o armazenamento de notas fiscais. Pela lei, é obrigatório armazenar NFes, CTes e NFSes tanto pelo emitente quanto pelo destinatário por, no mínimo, 5 anos.
Quando estes documentos são solicitados pelo Fisco, é necessário apresentar o arquivo XML à administração tributária. Apenas se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe impresso. Fora esse caso, o DANFe não tem validade jurídica.
É importante fazer o armazenamento digital, considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro.
Conclusão
O monitoramento de NFes emitidas contra o CNPJ da empresa é um dos primeiros passos para uma gestão contábil, fiscal e financeira competitiva.
Através da consulta de NFe completa, o gestor poderá identificar possíveis falhas no processo fiscal e turbinar sua administração de estoque e logística. Basta ter acesso à consulta automática.
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