Por que monitorar notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento emitido, consultado e armazenado digitalmente, com o intuito de certificar uma operação de circulação de mercadorias.

Como tal registro contém informações de compra ou venda, é de suma importância para o Fisco tê-las sob controle. Por isso, diversas obrigações fiscais, como o SPED fiscal, exigem a escrituração de NFes.

Mas, se alguém emitir uma Nota Fiscal eletrônica para a sua empresa e você não tiver controle disso, a Receita Federal conseguirá cruzar informações e te cobrar a falta de escrituração, o que poderá acarretar em multas pesadas e outras implicações. Você sabia?

Então, entenda abaixo por que monitorar notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ e como não ser surpreendido pelo Fisco:

Tipos de notas

Verificar as notas fiscais emitidas contra um CNPJ nada mais é que consultar NFes e outros documentos fiscais.

Através destas NFes emitidas é possível identificar:

• Notas frias que foram lançadas sem o consentimento da empresa;
• Notas canceladas que podem ter sido expedidas com o consentimento da empresa, mas foram anuladas por algum motivo;
• Notas emitidas que não foram escrituradas no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e outras obrigações acessórias.

É interessante lembrar que o recebedor da nota muitas vezes tem em mãos o DANFe, documento auxiliar da NFe com o resumo das informações da operação comercial, que acompanha o frete da mercadoria.

Esse documento não tem validade jurídica, ou seja, não precisa ser armazenado. Contudo, nele está a chave de acesso (informação de 44 dígitos), necessária para realizar a consulta da NFe completa e válida no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Como consultar NFes e monitorar o CNPJ

Através do site da Sefaz, é possível realizar a consulta da NFe completa, utilizando o certificado digital (A1 ou A3), a digitação da chave de acesso e do captcha (código com letras e números).

Nesse sistema, cada nota fiscal é consultada separadamente e algumas informações estão disponíveis, como o status da NFe: processada, rejeitada pela Sefaz, denegada (impossibilidade de emissão contra o CNPJ do destinatário), inutilizada, autorizada ou cancelada.

Porém, a Sefaz não oferece a possibilidade do contribuinte visualizar notas fiscais que foram emitidas indevidamente, somente aquelas que possuem a chave de acesso – o que é um ponto negativo.

Ou seja, caso você não tenha a chave de acesso da nota fiscal, será necessário recorrer a outra solução.

A solução do Arquivei, por exemplo, une a consulta de NFe completa, o status da NFe, a manifestação do destinatário, além de disponibilizar a visualização de várias notas fiscais ao mesmo tempo, sem a necessidade de digitar a chave de acesso ou o captcha.

Vantagens de consultar NFes completas

Como dito anteriormente, através da visualização das NFes emitidas contra o seu CNPJ é possível identificar falhas no processo fiscal.

As notas frias, que foram emitidas sem a autorização da empresa, devem ser notificadas ao Fisco, para que o mesmo não considere sua empresa como irregular (sem escrituração desta nota).

Já as notas canceladas evitam que a empresa pague por algo que está anulado e acabe caindo na malha fina.

Com a consulta de NFe completa automática, a empresa não perde tempo ligando para cobrar o fornecedor e também não precisa se preocupar em encontrar o XML das NFes entre milhares de e-mails. Tempo é dinheiro.

Sabendo quais são as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa, ainda é possível antecipar gastos, estoque e logística.

O SPED e outras obrigações acessórias, exigem a escrituração de NFes e CTes (documento relativo ao Conhecimento de Transporte). Por isso, qualquer falha na entrega destas notas pode custar multas.

Armazenamento de NFes completas

Outra exigência da Receita Federal é o armazenamento de notas fiscais. Pela lei, é obrigatório armazenar NFes, CTes e NFSes tanto pelo emitente quanto pelo destinatário por, no mínimo, 5 anos.

Quando estes documentos são solicitados pelo Fisco, é necessário apresentar o arquivo XML à administração tributária. Apenas se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe impresso. Fora esse caso, o DANFe não tem validade jurídica.

É importante fazer o armazenamento digital, considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro.

Conclusão

O monitoramento de NFes emitidas contra o CNPJ da empresa é um dos primeiros passos para uma gestão contábil, fiscal e financeira competitiva.

Através da consulta de NFe completa, o gestor poderá identificar possíveis falhas no processo fiscal e turbinar sua administração de estoque e logística. Basta ter acesso à consulta automática.