26/10/2017

3 estratégias para otimizar a gestão do seu negócio

relogio antigo em cima de moedas otimizar a gestao e o tempo

É desafiador administrar um negócio online, não é mesmo? Gerenciar a logística, o site, a equipe e o atendimento ao cliente são algumas das muitas tarefas diárias que demandam seu tempo e sua dedicação.

Pensando então em te ajudar a melhor conduzir o seu e-commerce (e consequentemente sua vida), preparamos esse conteúdo especial com dicas de como potencializar oportunidades e planejar uma logística incrível. Preparado? Vamos lá!

1. Otimização do tempo

Há momentos em que experimentamos a sensação de que as 24 horas de um dia não serão suficientes para concluirmos todas as tarefas que temos em mãos. Por isso, nessa primeira parte, destacaremos orientações focadas na otimização do seu tempo: como investir em cada atividade e o que priorizar.

Demandas e prazos

O primeiro passo é listar todas as atividades mensais que você tem a cumprir. Depois, separe-as em prioridades: as mais urgentes ou recorrentes em primeiro plano e as importantes, mas que não exigem tanta pressa, para segundo.

Em seguida, caso você tenha uma equipe que trabalhe com você, separe as atividades que podem ser delegadas, tentando distribuí-las de acordo com o perfil de cada colaborador. E aquelas que te restarem, divida-as inicialmente em semanas e depois em dias. Assim, será mais fácil se planejar. Exemplos:

Urgentes e recorrentes

  • Para você: encomendas feitas de domingo até quarta-feira às 11h serão postadas toda quarta às 13h. Encomendas feitas de quarta à tarde até sábado serão postadas toda segunda-feira às 10h;
  • Para colaborador de atendimento: os clientes serão respondidos (via e-mails e/ou redes sociais) todas as manhãs dos dias úteis.

Importantes

  • Para colaborador de logística: desconsiderando as datas comemorativas que têm mais saída, o fornecedor será contatado em todas as primeiras e terceiras semanas do mês;
  • Para você: toda sexta-feira serão organizadas tabelas de acompanhamento financeiro.

Estipulando assim suas tarefas, será mais simples administrar as horas. E, caso surjam imprevistos (o que é totalmente natural), não se apavore, seja criativo e rearrange suas atividades – tudo dará certo.

Cronogramas e reuniões

Listadas e distribuídas as tarefas, ainda é necessário organizá-las em um cronograma. Coordene a sua jornada de trabalho e a daqueles que fazem parte da sua equipe, considerando quantas horas semanais serão dedicadas ao negócio. Por exemplo: a equipe A trabalhará de segunda à sexta das 7h às 14h e a equipe B de segunda à sábado das 14h às 18h.

Todos nós merecemos momentos de descanso e de lazer, para que a mente relaxe e assim possamos trabalhar e criar melhor. Tudo em exagero é ruim, inclusive no trabalho. Saiba distribuir o seu tempo de forma inteligente. Crie uma rotina, e os projetos com certeza fluirão melhor.

Organize também reuniões mensais com o grupo, assim será mais fácil compreender o que está dando certo e o que pode ser aprimorado. Além disso, esse é o momento ideal para dividir ideias inovadoras e alinhar planos.

Dica de ouro: hoje existem vários programas interessantes que podem te ajudar a se planejar ainda mais como, por exemplo, o Trello e o Evernote. Por meio de listas, cards e pequenos arquivos, ficará muito mais fácil gerenciar suas tarefas. Pesquise e descubra qual é o ideal para as suas necessidades.

Automatização

Depois de tudo delimitado, chega o momento de centralizar e automatizar as atividades o quanto puder. Aproveite as facilidades da internet e agende publicações para as redes sociais com antecedência.

Você pode fazer isso com o auxílio de alguns sites como o Buffer, o Hootsuite e o Postgrain. Com eles é possível programar Facebook, Twitter, Google Plus e o Instagram, com dias e horários que preferir. Assim, você pode criar conteúdos para vários dias, agendar e relaxar, sem correr o risco de esquecer e perder o timing.

Outra dica: se, além da loja online, você deseja vender pelo MercadoLivre, por exemplo, invista em uma plataforma que já seja integrada com marketplaces, como a Nuvem Shop. Com essa alternativa, se torna muito mais fácil controlar o seu estoque.

Organização de estoque

O estoque é a menina dos olhos do seu negócio. Nele as mercadorias entram e saem a todo momento, por isso, é necessário cuidado redobrado.

Primeiramente, é fundamental que o ambiente físico esteja organizado. Invista em um espaço arejado (para não deteriorar os produtos), com prateleiras e organize da maneira que achar mais fácil: seja por cores, modelos ou categorias, e cole etiquetas de identificação.

Em seguida, separe aqueles produtos que há tempos estão lá parados, sem saída. Com eles, você poderá investir em promoções e liquidações. E aqueles que são vendidos com frequência, fique sempre de olho e entre em contato com o fornecedor quando perceber que estão para esgotar.

E por último: tenha uma planilha de controle e atualize-a a toda entrada e saída de mercadorias. Assim será muito mais fácil manter o estoque organizado, gerenciá-lo e compreender o seu público, identificando os produtos que agradam mais ou menos.

Esse tipo de gerenciamento é essencial para manter a credibilidade da sua marca, já que se não há controle, pode-se correr o risco de na sua loja online o produto constar disponível e você não tê-lo mais em seu estoque. Já imaginou? O cliente ficará insatisfeito e poderá não mais retornar, além de espalhar uma má fama. Por isso, sistematização é a palavra de ordem!

2. Logística

Como já demos início, no tópico anterior, sobre a importância do gerenciamento de estoque, criamos um conteúdo ainda mais completo em vídeo, com dicas de como preparar toda a sua logística, desde o planejamento, os métodos de entrega – mais comuns e alternativos – até a logística reversa. Acompanhe:

3. Relacionamento com o cliente

Depois de aprender mais sobre otimização do tempo e logística, chegou a hora de centralizarmos em uma das maiores preocupações de um empreendedor: o atendimento ao cliente. E para isso, buscamos dicas importantes para te ajudar a melhor gerenciar esse suporte.

CRM

Você já ouviu falar em CRM? Se não, essa sigla significa Customer Relationship Management e nada mais é que o gerenciamento do relacionamento com o seu cliente. Trata-se de uma estratégia focada no armazenamento de dados sobre o seu consumidor, desde informações básicas (nome e e-mail) até históricos de atendimento e de vendas.

Com base nessas informações preciosas, se torna mais simples gerenciar todos os contatos e refletir sobre novas possibilidades para inovar no seu negócio. Para mais, esse acompanhamento não precisa ser necessariamente feito em uma tabela manual, pois hoje há muitos softwares especializados nessa abordagem.

Além de facilitar sua vida, devido à automatização e integração das informações – o que permite a sua equipe acompanhar tudo em tempo real -, essas plataformas são em nuvem, ou seja, você não corre o risco de perder os dados e poderá acessá-los de onde quiser.

Com o objetivo de coordenar aspectos relacionados ao cliente e te ajudar a fidelizá-los por meio dessa visão centralizada, esses softwares podem ser utilizados desde as pequenas às grandes empresas, há espaço para todos.

Se interessou? Pois bem, acompanhe indicações de algumas dessas plataformas e descubra qual é aquela que poderá atender às suas necessidades:

HubSpot CRM

Disponível em versões gratuitas e pagas, sua versão mais simples oferece painel de análise e fluxo de leads, formulários coletados, atividade e gerenciamento de contato. Para a versão profissional, há ainda automação de marketing, estimulação com base em objetivos, testes A/B e inúmeros relatórios personalizados.

Agendor

Esse software possibilita guardar todos os e-mails trocados com os clientes, segmentar os contatos por região, linha de produtos, entre outros aspectos. Separa também os atendimentos em diferentes carteiras (caso você tenha uma equipe), analisa desempenhos por meio de relatórios e acompanha funis de venda.

Intercom

Além de todas as funcionalidades básicas, como capturar e segmentar clientes, essa plataforma oferece oportunidades de integração com outras ferramentas como o Facebook, Twitter, Salesforce, GitHub, WordPress, MailChimp, entre muitos outros. Além de te possibilitar pagar apenas pelas soluções que deseja.

Tudo certo?

Espero que essas dicas e ferramentas tenham te inspirado a continuar empreendendo e aprimorando a gestão do seu negócio!

Seu sonho envolve vender pela internet? Então, experimente a Nuvem Shop por 15 dias grátis e aproveite todas as vantagens da nossa plataforma de e-commerce.

Data da última atualização: 29/08/2018


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Raquel Lisboa

Editora de conteúdo e responsável pela gestão de parcerias educacionais na Nuvem Shop. Adora comédias românticas e musicais. É licenciada em Letras e nunca dispensa a companhia de um livro. Acredita que uma xícara de chá resolve quase qualquer problema. E, como uma boa geminiana, gosta de bater papo e falar sobre diversos assuntos ao mesmo tempo (o que é notório nesta bio!).


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