6 excelentes ferramentas sociais para quem trabalha remotamente

Home-office

De 2012 para cá, está cada vez mais comum você ouvir alguém dizer que trabalhar remotamente, não é? Com o aumento da popularidade na internet e novas formas de empresas (como startups), a mente de empresários mudou e hoje é muito mais fácil encontrar um trabalho do outro lado do mundo, mesmo morando no Brasil.

Comigo foi exatamente assim: trabalho para uma empresa com sede em Paris – França e moro em Salvador- Brasil. Entre a Europa e o Brasil, a diferença de fuso horário pode chegar a até 5 horas e isso poderia dificultar nossa comunicação se não estivéssemos utilizando as ferramentas que irei compartilhar com vocês. Eu também tenho contato com outros colegas que trabalham remotamente, dos Estados Unidos e México.

Por existirem pessoas trabalhando em diferentes fusos horários em nossa equipe de suporte, vendas, conteúdo e web marketing, separamos um dia da semana em que todos se juntam e fazemos uma conferência usando o Appear.in ou Google Hangouts.

O meu trabalho é o mesmo que eu faria se estivesse trabalhando no escritório junto com os meus colegas de equipe. Dificilmente sinto que estou longe deles, e nesse post vou te explicar os principais motivos e como você pode se manter perto de sua equipe mesmo estando longe fisicamente.

Slack

Essa ferramenta é utilizada para a comunicação interna entre nossas equipes. Criamos alguns canais para cada tipo de tema:

Exemplo de uso Slack

Com o Slack, nós podemos conversar por canais (grupos com várias pessoas) ou enviar mensagens privadas.

Na Agorapulse o uso do aplicativo se tornou automático, assim como o WhatsApp o é em nossa vida pessoal. É um hábito diário, como bater o ponto em uma empresa: assim que ligamos o computador, já abrimos o aplicativo do Slack para conferir as novas mensagens ou até mesmo dar bom dia à equipe e tirar alguma dúvida.

Essa naturalidade em utilizar a ferramenta, tanto no computador quanto no celular, aproxima as pessoas do time independentemente do país em que elas estejam. O mais legal de tudo para mim é que, mesmo quando não estou no meu horário de trabalho ou na frente do computador, recebo notificações em meu celular e posso abrir o app para conferir e responder. Sinto-me realmente perto de todos.

Nós usamos a versão paga, que vem acompanhada de um histórico completo da conta com backup de textos, arquivos compartilhados e mais, e por isso o aplicativo também serve para documentação. Na opção grátis existe a possibilidade de criar categorias de backup de arquivos importantes, porém é limitada.

Appear.in ou Google Hangouts

São ferramentas de comunicação audiovisual, utilizadas para nossa reunião semanal com o time completo que tem como objetivo de compartilhar feedbacks, relatórios, dúvidas e críticas (assim como uma reunião presencial).

Exemplo de uso Hangouts

Eu particularmente utilizo também para apresentar live demos para meus prospects. A vantagem dessa ferramenta é conseguir reunir toda a equipe e compartilhar a minha tela para apresentar algum relatório com uma qualidade melhor que a do Skype, por exemplo. Já as reuniões semanais me permitem criar um vínculo maior com a equipe do escritório em Paris e todo o restante do time.

Intercom

Essa ferramenta, por sua vez, é utilizada para comunicação com clientes existentes e potenciais clientes.

Exemplo de uso Intercom

É extremamente importante que, no primeiro contato com um visitante de nosso site, enviemos e-mail marketing, dicas em forma de vídeos e conteúdo que realmente interesse àquela determinada pessoa.

Além de funcionar como meio de envio de conteúdo, o Intercom também é excelente para manter uma conversa com um prospect e ainda tirar dúvidas de clientes. Ou seja: ótimo para nosso suporte.

O que eu mais gosto é a possibilidade de, no mesmo chat com um cliente, criar uma nota interna (que ele não possa ver) para que um de meus colegas de suporte possa me ajudar em alguma situação.

Basecamp3

Utilizada para manter toda a nossa equipe atualizada. Contém informações completas dos avanços e erros/bugs de nossa plataforma.

Exemplo de uso Basecamp

O que eu gosto nessa ferramenta é que podemos comentar embaixo de cada projeto criado: assim geramos uma discussão entre os membros do grupo. Também configurei para receber notificações toda vez que um projeto novo for criado ou um comentário mencionando meu nome for feito.

Dessa forma, eu e toda a equipe ficamos sempre atualizados e sabemos quais são os próximos passos de cada colega e as novidades da ferramenta.

Calendly

Utilizada única e exclusivamente para agendamento de live demos ou calls.

Exemplo de uso Calendly

Sincronizando-a com o Gmail, é possível criar uma agenda e, toda vez que um visitante selecionar um horário em seu calendário, você receberá um e-mail de confirmação. Ao confirmar, esse evento já ficará salvo em seu calendário do Google e o horário será bloqueado, assim nenhum outro visitante poderá agendar uma call no mesmo dia e horário. Eu simplesmente adoro.

Fundamental para se manter organizado e, ao mesmo tempo, criar uma boa impressão naquela pessoa interessada em bater um papo contigo.

Agorapulse

Utilizada para Workflow de time de conteúdo, com o centro de notificações que nos permite monitorar todas as redes sociais em um único lugar sem deixar passar nada.

A ferramenta, além de ajudar no monitoramento completo de suas redes sociais, está buscando cada vez mais melhorar as notificações internas. Graças ao centro de notificações, sempre que entro na ferramenta sei que existem alguns itens atribuídos a mim e que preciso responder.

O que mais gosto é que posso também delegar um conteúdo a um colega da equipe e deixar uma nota. Quando estou em dúvida sobre o título de uma publicação, por exemplo, deixo o conteúdo em rascunho, atribuo à minha gerente de conteúdo e crio uma nota explicando o motivo de eu não tê-lo publicado diretamente.

Dicas práticas

A maior vantagem de trabalhar remotamente é fazer seu próprio horário todo dia. Para quem não gosta de rotina, esse é um trabalho perfeito (eu amo). Todos os dias, informo ao meu chefe as atividades que farei. Isso o ajuda a ter o controle do meu trabalho, e facilita a organização da minha agenda de compromissos.

A confiança é algo fundamental para nós que trabalhamos remotamente, por isso eu indico mostrar diariamente os seus esforços com resultados alcançados mês a mês.

Quando planejo minha agenda da semana e com isso as tarefas diárias, procuro olhar meu calendário de reuniões, criado no Calendly. Com ele, posso me organizar e marcar outros compromissos sem divergência de horários.

O melhor é que o Calendly é sincronizado com o Gmail, assim seu calendário de compromissos fica salvo e você pode compartilhar com seu gerente ou supervisor. No meu caso, eu também adiciono no calendário quando vou ao médico, banco ou algo que me tire do meu home office.

Por ser uma wanderlust número um, em qualquer feriado do Brasil eu procuro viajar. Mas antes de deixar minha cidade, cuido de programar todos os posts que preciso publicar naquela semana e deixo pronto alguns artigos para o blog. A ferramenta de programar conteúdo da Agorapulse me ajuda, pois posso conferir se tudo saiu como eu queria pelo app mobile. Já o WordPress, junto com o CoSchedule, me informa quando um blogpost que agendei foi publicado e assim também posso conferir.

Deixar o trabalho pronto antes de entrar de férias ou tirar alguns dias de folga é essencial para manter o nível de seu trabalho e, claro, não deixar acumular tarefas, conferir e-mails, responder aos clientes que queiram marcar uma reunião online via Skype ou algo assim. Eu e a equipe da Agorapulse usamos o plano para empresas da ferramenta Intercom para comunicação com os clientes.

Mais alguns conselhos:

  • Procure apresentar um relatório completo de suas atividades todo mês;
  • Sempre comunique seu supervisor quando for ficar offline por algum motivo;
  • Não deixe de agradecer ao time pelos esforços realizados diariamente;
  • Em caso de dúvidas compartilhe com a equipe e encontrem uma solução juntos;
  • Quando necessário, divida com a equipe um erro para que todos aprendam.

Conclusão

Trabalhar de casa sempre tem suas vantagens e desvantagens, assim como trabalhar em escritório também tem. Por isso, conservo os dados para as reuniões semanais e os relatórios mensais e nunca me sinto perdida ou distante da realidade de quem trabalha no escritório.

Nosso time de suporte faz um trabalho incrível criando documentos diários no Basecamp3 com toda e qualquer atualização da plataforma, e sempre nos informa sobre qualquer coisa no Slack. Encorajo você a fazer o mesmo e assim aumentar a produtividade no trabalho diário.

E você? Como se organiza quando precisa trabalhar remotamente? Qual dica daria para um colega que trabalha home office? Existe outra ferramenta que você utiliza ou gostaria de indicar e que eu não mencionei nesse post? Compartilhe conosco e obrigada pela leitura!


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Thiara Deusdedith

Publicitária, amante de marketing digital e relacionamento com cliente. Thiara juntou-se a AgoraPulse em 2015 para desenvolver conteúdo estratégico voltado ao mercado brasileiro e português. É responsável também pelo atendimento ao cliente e web marketing da empresa para países de língua portuguesa. Nas horas vagas gosta de falar de moda e esportes.

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