5 estratégias para se proteger de prejuízos fiscais

Sabemos que um dos maiores desafios das empresas brasileiras é lidar com documentos fiscais e entregar obrigações ao governo. O tempo que se leva recolhendo registros físicos e digitais é enorme, e sempre se tem a impressão de que “está faltando algo”.

Essa situação requer ainda mais atenção do varejo, que tem que lidar com notas e DANFes de entrada e saída e, muitas vezes, para uma única transação comercial.

Para evitar problemas e prejuízos fiscais, é necessário se atentar a fatores que vão além de guias de pagamentos. A gestão precisa ser completa, e essa lista te dará um auxílio na jornada para um controle eficaz de suas obrigações. Confira:

Conte com a ajuda de um contador

O contador é a figura indispensável para qualquer empresa. O trabalho desse profissional começa antes mesmo do início das atividades do seu negócio. É ele quem vai te ajudar a definir seus próximos passos:

Oi? Pois é! É o contador que vai te auxiliar na difícil tarefa de escolher entre ser MEI,  EPP, Lucro Real ou outra opção dentre as diversas disponíveis. A escolha do regime de tributação está diretamente relacionada ao imposto que você pagará por cada venda realizada e quantidade de funcionários, por exemplo.

Ao receber as notas fiscais de suas transações de compras e vendas, o contador poderá analisar os campos destinados à alíquota de impostos (como ICMS ou CFOP) e te ajudar a diminuir a carga tributária mensal.

Somente o profissional contábil fará todos as guias para pagamento, garantindo os tributos e impostos federais, estaduais e municipais – isso assegura cálculos precisos e evita multas.

Poucas empresas veem o contador como uma pessoa importante para a tomada de decisões futuras. Mas ele pode ajudar muito nas projeções, se baseando no histórico do mercado e da economia. Ele também tem acesso a notícias do governo e saberá que atitudes tomar.

Adote soluções em gestão fiscal

O governo está desenvolvendo cada vez mais recursos para ter total controle dos impostos que você paga e certificar-se de que não esteja faltando nenhum.

Para que você não seja pego pelo Fisco, é necessário adotar aliados no controle de seu estoque, entrada e saída de dinheiro e gestão total de notas fiscais.

Algumas tarefas são facilmente controláveis por meio de planilhas. Outras, como a administração de notas fiscais, dependem de soluções simples, porém completas:

Com a chegada do projeto Nota Fiscal eletrônica, todas as notas que seus fornecedores emitem a você, devem ser enviadas por e-mail. Mas devemos ficar atentos a alguns fatores:

• Você recebe todas as notas que são emitidas para seu CNPJ?
• Você pode estar sendo vítima de fraudes?

A resposta para essas e outras questões pode estar numa solução que garanta 100% da consulta, baixa e armazenamento de documentos fiscais. Somente assim, você e seu contador poderão ter tranquilidade no caso de uma fiscalização.

Administre a logística

Mas a logística tem a ver com impostos? Sim! Sabia que a alíquota de algumas taxas muda de estado para estado? O ICMS, por exemplo, varia de 12 a 25% de acordo com a mercadoria e para onde ela foi vendida.

Para não haver prejuízos fiscais e retrabalho com cálculos, é necessário seguir tabelas do governo e informar códigos corretos no momento da emissão da nota.

Logística reversa é a devolução de produtos para envio de outro. De acordo com uma pesquisa realizada em 2016, pelo Sebrae em parceria com o portal E-commerce Brasil, 44% das devoluções estão relacionadas a defeitos no produto ou envio incorreto.

Devoluções resultam em mais emissões de notas fiscais. São notas canceladas, notas de devolução, DANFes e CTes multiplicadas.

Essa situação aumenta a possibilidade de impostos pagos erroneamente e, caso isso ocorra, sua empresa terá problemas com o governo: se você paga impostos a menos, uma hora a conta chegará, e se pagar impostos a mais, não há como reaver o valor.

Conheça tributação

Em 2015, a tributação ficou em terceiro lugar no ranking de dificuldades encontradas pelos e-commerces brasileiros – de acordo com o mesmo levantamento do Sebrae. Em 2016, esse quesito alcançou o topo da lista.

Então, converse com seu contador e fique por dentro das novas tributações e leis para a sua empresa.

Fique de olho no estoque

Estoque é sinônimo de compras, e compras representam impostos a pagar. Ter um bom controle do estoque te permite se preparar para datas de alto volume, dependendo do tipo de mercadoria que você comercializa.

O e-commerce brasileiro se prepara para datas conhecidas por sucesso em vendas, como o Natal e a Black Friday. E, para isso, é necessário conhecer seu público e seus hábitos de consumo. Após essa análise, planeje o calendário para compor estoques mais elevados.

Por exemplo: se seu público é formado por jovens que consomem produtos eletrônicos, é muito provável que eles esperem até a Black Friday para realizarem compras. Então, você pode se planejar para estocar ao longo do segundo semestre e não realizar as compras de uma única vez. Já que o retorno desse pagamento, virá num período determinado.

A conclusão que tiramos dessa lista é que devemos nos atentar a todo o processo de gestão da empresa, pois grande parte dos empreendimentos atrelam a palavra “fiscal” somente ao contador – contudo, para que não haja prejuízos, é preciso analisar toda a jornada que seu produto percorre até chegar às mãos de seu cliente e descobrir se existem falhas ou melhorias a realizar.