25/09/2018

5 dicas para aumentar sua produtividade no atendimento

como aumentar produtividade no atendimento

Um dos grandes dilemas de um suporte ao consumidor é o conflito de prestar um atendimento rápido e, ao mesmo tempo, de qualidade. Apesar de parecerem antagônicos, atender de maneira ágil não necessariamente significa atender mal.

A questão está no tratamento que, às vezes, pode ser entendido como grosseiro pelo cliente. Assim, é necessário um certo equilíbrio entre rapidez e cordialidade. Além disso, o mau uso de sistemas de suporte ou demasiada burocracia também podem prejudicar.

Veja, a seguir, cinco dicas para aumentar sua produtividade no atendimento:

1. Englobe todas as áreas

O que não faltam são ferramentas para ser mais produtivo ou prestar um tipo de atendimento. Existem programas para assistência por e-mail, chat, mídias sociais, entre outros.

Embora todos esses programas tornem sua vida mais fácil, usá-los de maneira simultânea pode te fazer gastar mais tempo. Ao usar softwares separados, você acaba trocando de janela o tempo todo e/ou transferindo informações de um aplicativo para o outro – o que pode gerar confusão, como contatos duplicados.

Por isso, nossa recomendação é procurar uma ferramenta que te atenda em todos os aspectos. Se você responde apenas por chat e redes sociais, busque um sistema que faça ambos. Se por telefone, chat e e-mail, procure uma única alternativa para os três canais.

2. Capture as informações antes de começar

Alguns suportes, como o JivoChat, permitem criar um pequeno formulário que pode ser mostrado ao visitante antes, durante e/ou depois de um atendimento. Por meio dele, é possível solicitar quaisquer informações que porventura você precise, evitando perguntas deste tipo durante a conversa.

Por outro lado, vale lembrar que uma prescrição longa demais pode fazer com que o usuário desista de prosseguir com o suporte e, até mesmo, com uma provável compra. Assim, com o dilema da agilidade versus qualidade, é necessário ser moderado e solicitar apenas o que for essencial para oferecer um melhor atendimento online.

3. Estude suas gravações e backups

Outra dica importante é acessar gravações e backups das conversas que sua equipe de operadores realiza. Analise a quantidade de avaliações dadas pelos visitantes e busque algumas amostras para estudar e conferir o que pode ser aprimorado.

Na maioria das vezes, o aumento da produtividade não está ligado às ferramentas, mas aos próprios processos. Portanto, é fundamental averiguar os atendimentos efetuados e descobrir os pontos que ainda estão em falta.

4. Utilize respostas rápidas

Uma das funcionalidades mais úteis de um chat online são os modelos prontos para respostas rápidas. Ativados através de atalhos digitados na própria janela de conversa, essas réplicas agilizam o suporte em alguns minutos.

Pode parecer pouco, mas, ao conversar com um grande número de visitantes, os minutos ou horas economizados valerão a pena.

5. Invista em um chat proativo

Outra ferramenta bastante útil no atendimento é o convite proativo: uma mensagem automática é enviada assim que o visitante acessa uma página do seu site ou passa alguns segundos na sua loja virtual. Isso aumenta sua taxa de atendimento e, consequentemente, as chances de realizar uma conversão.

Se as funcionalidades citadas ao longo deste artigo chamaram a sua atenção, te convidamos a conhecer o JivoChat e entender como esta plataforma pode te ajudar a aumentar a produtividade do seu atendimento. 🙂

Data da última atualização: 15/10/2018


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Paulo Andraus

Responsável pelo SEO no JivoChat.


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