16/08/2018

Você sabe como organizar seus projetos?

como organizar projetos

Em nosso último artigo, abordamos a importância de diferenciar os hábitos diários dos projetos. Hoje vamos falar sobre como organizar seus propósitos de uma maneira eficaz e, ao mesmo tempo, manter suas tarefas recorrentes.

Para relembrar…

Hábitos diários são aquelas atividades escolhidas para serem feitas durante um período da sua vida e que, se praticadas repetidamente, terão efeitos benéficos a longo prazo.

Alguns exemplos são: a prática de um esporte, de uma meditação curta e recorrente ou de uma leitura matinal. O importante aqui é a constância e por quanto tempo você consegue levar essa rotina avante.

Há pesquisadores que afirmam que um hábito pode se consolidar pela prática diária durante três semanas. Mas há quem diga que um hábito só se solidifica entre seis e dezoito meses de determinação.

Três semanas ou dezoito meses, o que importa são os hábitos que você elegerá como virtuosos e sua capacidade de praticá-los repetidamente. Tem a ver, portanto, com a clareza de objetivos e com a resiliência (e alguns truques que te ajudarão a mantê-los saudáveis).

Mas o que gostaríamos de tratar hoje são dos chamados projetos – que não se confundem com esses hábitos diários.

Os projetos nada mais são que um sequenciamento de tarefas que, quando estruturados de forma lógica e temporal, tendem a atingir um objetivo maior, um accomplishment. Eles podem ser tanto pessoais (como comprar uma casa), quanto profissionais (como montar um negócio).

Nos dois casos, porém, eles obedecem algumas regras e é sobre elas que vamos tratar. Confira a seguir!

Criando um projeto

A primeira coisa que você precisa fazer é, obviamente, formular um desejo. Mas não é um desejo que se exaure em uma única tarefa. Algo que em um ímpeto ou espasmo de coragem, se vai lá e faz. Um projeto exige uma complexidade maior. Uma sequência construída de eventos. Algo encadeado, como se fosse um script.

Pense em um filme do seu desejo e vá narrando-o como uma história. Uma técnica muito boa, apesar de meio maluca, é fazer isso em voz alta e enquanto caminha. Ao invés de ficar matutando ideias parado dentro do carro, vá até o trabalho caminhando e praticando este método.

Você obviamente não vai capturar os detalhes de cada tarefa. Mas conseguirá, ao menos, observar os principais passos do seu projeto. Daí, portanto, já temos os primeiros paradigmas, que são:

Regras 1 e 2: Formule o desejo e visualize as etapas

Se você já elaborou a sua aspiração e, na sua andança, conseguiu conceber as grandes fases, está na hora de começar a capturar essas ideias. E aí surge a parte três, que merece um pouco mais de atenção.

Regra 3: Junte tudo

Apreenda todas as percepções, insights, documentos, dicas, enfim, aquilo que é necessário para um sistema confiável. Você pode, por exemplo, gravar uma ideia que teve, anotar na sua agenda de papel ou lançar no seu e-mail.

O importante é que você capture imediatamente as informações quando elas vierem e escolha depois uma “cesta” onde as mesmas ficarão centralizadas. Não importa se será no papel ou digital e se você usará um documento ou um sistema de gestão de projetos (existem inúmeros).

Regra 4: Divida

Depois de ter capturado seus insights, eles precisarão ser divididos em duas categorias: acionáveis – que entrarão na cadeia de tarefas do projeto -, e não acionáveis – que irão para o lixo, se tornarão uma referência informacional para o seu projeto ou serão planos para realizar no futuro, mas não agora.

Regra 5: Liste as tarefas

Faça o breakdown do que precisa ser preparado. O segredo de um projeto é quebrar uma enorme tarefa em uma multitude de atividades pequenas e encadeadas, que tenha sentido cronológico.

Sempre comece a tarefa com um verbo. Ele dará sentido específico de uma ação e não ficará somente no plano das intenções. Seja o mais específico possível. Se você precisa falar com alguém, não diga somente “falar com o fulano”, mas, sim, “ligar para”.

Regra 6: Olhe o começo e o fim

Visualize o resultado, porém, não se esqueça do primeiro passo. Use uma analogia de um antigo treinador de futebol que, quando perguntado sobre a final do campeonato, dizia: “Estou preocupado com o jogo de sábado”. Pense no fim do torneio, mas lembre-se dos jogos que te levarão até lá.

Regra 7: Cuidado com o calendário

Não confunda tarefas com calendário. Liste as tarefas inicialmente e depois organize-as conforme o seu tempo. Dias e horários não cumpridos geram frustração. É melhor, portanto, ter uma sequência de atividades encadeadas, ainda que demorem, do que uma sequência não cumprida no calendário.

Regra 8: Apenas faça!

Use esses passos a seu favor, contudo, não seja escravo deles. Não é sempre que você conseguirá seguir com o planejado. Assim, não seja um maníaco por regras, do contrário, ficará paralisado. Quando nada estiver muito perfeito, escolha só um princípio: just do it!

Data da última atualização: 18/09/2018


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Danilo Amaral

Já foi advogado de M&A, CEO de companhia aérea, gestor de fundo de venture capital por anos e também lutador amador de boxe. Morou em Piracicaba, São Paulo, França e Nova York. Hoje rema canoa havaiana em Ilhabela, onde se tornou campeão brasileiro na categoria master. É pai da Eva e da Carmen e sortudo por estar casado com a Gabi. Além disso, adora ajudar empreendedores, mostrando a realidade de se montar um negócio e os obstáculos que precisam ser enfrentados (não se pode parar de remar!).


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