21/04/2016

Como organizar sua empresa para o marketing digital usando o 5S

Ambiente de trabalho organizado e produtivo

Atualmente, muitas empresas estão vendo o marketing digital como um milagre que vai resolver todos os seus problemas, diminuir custos e aumentar as vendas de uma forma automática. Afinal, é só criar um blog e postar nas redes sociais que tudo vai acontecer, não é?

Bom, não é bem assim! O marketing digital , assim como qualquer outra modalidade de uma empresa, precisa de gestão e processos bem definidos. Nesse post vou citar um método de gestão e administração usado por grandes empresas como a Toyota e a Apple que pode ser empregado em negócios de todos os tamanhos: o 5S (como ficou conhecido).

KAIZEN

Um conceito que gostaria de incluir também é o Kaizen. Kaizen é uma palavra japonesa que significa mudança para melhor ou aprimoramento contínuo, e permeia toda a administração japonesa – podendo até mesmo servir como um sinônimo dela (veja mais). Esse conceito existe na tradição de educação da civilização japonesa desde a época dos samurais. Mas não vou me aprofundar nele nesse post.

O 5S

Exemplo método 5S

SEITON

Significa providenciar a ARRUMAÇÃO e deixar tudo em ORDEM – todos os materiais (sejam quais forem) necessitam ser mantidos em ordem para que possam ser encontrados de imediato e estejam prontos para uso sempre que preciso. É deixar as coisas no lugar certo para não perder tempo e gastar energia procurando-as.

SEIRI

Significa evitar o DESNECESSÁRIO – separar o desnecessário do necessário e guardá-lo num lugar que lhe é próprio para que não atrapalhe a rotina de trabalho ou qualquer outra atividade. Disponibilizar as coisas realmente úteis ao trabalho e, aquelas que não forem, guardar ou “passar para frente”. Guardá-las porque futuramente poderão ser interessantes; “passá-las para frente” (doar) porque aquilo que é desnecessário para um pode ser útil para outro.

SEISO

Significa manter sempre LIMPO – o local de trabalho ou qualquer outro lugar, com tudo em ordem e somente o indispensável, para que a sujeira não atrapalhe a produtividade nem provoque má qualidade na produção.

SEIKETSU

Significa manter a HIGIENE – tornando o ambiente saudável e agradável para todos.

SHITSUKE

Significa DISCIPLINA – não só aprender e seguir os princípios anteriores como hábitos salutares e invioláveis, como também se educar com caráter reto, firme e honrado para vencer na vida.

Eu considero os três primeiros um pouco mais importantes, o que não quer dizer que o SEIKETSU e SHITSUKE sejam dispensáveis: disciplina e um ambiente agradável vêm facilmente em uma empresa organizada e estruturada. Porém, o ideal é tratar todos os conceitos com a mesma importância. Falamos da teoria, agora vamos à prática.

Como implementar o 5S na sua empresa

Como havia dito no início de nossa conversa, muitas empresas estão buscando o marketing digital ou marketing de conteúdo como uma solução apenas. E na verdade ele é mais que uma solução: é um estilo de negócio. Tenha em mente que um time de marketing voltado à elaboração de posts em blogs, gerenciamento de campanhas e mídias sociais exigirá uma nova cultura em sua empresa.

São profissionais que precisam estar 100% engajados com seus objetivos e os objetivos do empreendimento. Além de pagar-lhes seus salários, você terá que conquistá-los. E a melhor forma de fazer isso é melhorando o ambiente trabalho e apresentando de forma clara os valores e princípios de sua empresa.

Algumas pessoas dizem que praticar o 5S é apenas ter “bons hábitos”, mas apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação, a sua implantação no ambiente corporativo não constitui uma tarefa simples. Isso porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de hábitos e atitudes das pessoas, e essas coisas são constituídas por convivências e experiências ao longo de suas vidas.

Por isso eu sempre digo: antes de investir em ferramentas, softwares e equipamentos, invista principalmente nas pessoas. A alma do seu negócio não é constituída de bens materiais (nenhuma empresa é assim), mas sim de pessoas. São elas que formam seu empreendimento e você é uma parte com maior poder administrativo e em quem os outros irão se espelhar caso seja um verdadeiro líder.

Assim que você toma conhecimento de conceitos tão óbvios, a primeira coisa que vem à sua cabeça é aplicá-los imediatamente. Mas não é bem assim: mudar os hábitos e atitudes das pessoas não é tão fácil, porque todos já estão acostumados aos hábitos atuais de sua empresa.

Mudando os antigos hábitos

A dificuldade de “romper” com os conceitos e pré-conceitos arraigados em nós passa a ser um aspecto crítico da implantação. Primeiramente você terá que mudar, depois aos poucos mudar o ambiente de trabalho e somente assim conseguirá disseminar a ideia para as pessoas.

É preciso ser criado um clima adequado e condições para dar início à mudança. Ofereça suporte àqueles que estão conseguindo “se livrar” dos antigos hábitos e ajude quem ainda está tendo dificuldades em se adaptar, para que possam seguir a mesma direção do grupo. A adaptação deve ser coletiva para que possa se perpetuar, extinguindo, de forma definitiva, velhos hábitos e atitudes e substituindo-os por novos e melhores.

Se você impor de maneira forçada a prática destes conceitos, ocorrerá apenas uma mudança aparente que ficará existente até a força imposta acabar, extinguindo depois aquela atitude de falsa transformação.

A implantação do conceito precisa ser elaborada e planejada a cada passo a fim de garantir a sua longevidade. Quanto maior e mais complexa a organização , maior será a necessidade de estruturação e mais detalhado deverá ser o acompanhamento.

A filosofia é baseada na educação a partir de práticas simples, que promovem o crescimento contínuo das pessoas em um aperfeiçoamento da rotina de trabalho de modo constante e, com isso, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. É um processo feito para mobilizar a organização para o uso responsável dos recursos materiais (ambiente, infraestrutura, equipamentos em geral, canais ou células de trabalho), de procedimentos e de atitudes. Em toda organização humana, o modelo de qualidade 5S estrutura o ambiente para mudanças duradouras, sendo de simples compreensão, fácil aplicação e organização e gerando resultados mensuráveis e imediatos.

O conceito 5S é o próprio bom senso na ação: pode ser ensinado, melhorado e praticado para o crescimento pessoal e profissional, do indivíduo ou coletivo. Deve ser transformado em hábito, sendo implementado como cultura da empresa junto com seus princípios e valores.

Sendo um exemplo

O empresário deve ser o principal incentivador, por convicção, de todo o processo de implantação do conceito 5S na empresa. A liderança é um fator fundamental para o sucesso na implantação (se você quiser se tornar um líder melhor, veja nosso post sobre liderança e gestão de equipes).

Os empresários (presidentes e diretores de empresas) no Japão, país de origem da filosofia, sentem-se à vontade para tirar a gravata e ajudar seus operários, seja limpando o estabelecimento ou realizando qualquer outro tipo de trabalho manual. É sobre ser o exemplo: se o dono do negócio o mantém limpo, os outros funcionários vão se sentir mal em jogar papel no chão ou sujar o ambiente de alguma forma… e ao ver algo sujo, eles mesmos vão limpar.

Todos acima do um

O sucesso do modelo de qualidade 5S no Japão se deve à própria cultura dos japoneses, mais voltados ao ganho coletivo do que o individual. Portanto, é necessário enfatizar que a filosofia defende o conceito da priorização do coletivo perante o individual. Ou seja: não é só porque você é o diretor da empresa que sua palavra será a última. Se toma decisões em que somente você irá se beneficiar, não é uma decisão inteligente – acredite.

Outra questão relevante à coletividade é a questão de salários. Muitas pequenas e médias (até algumas grandes) empresas tentam sempre dar “um jeitinho brasileiro” para pagar menos, cometendo desvio de função e registrando o funcionário em um cargo inferior para desempenhar mais tarefas e receber um salário abaixo do adequado.

E acredite: se você paga menos, terá menos do funcionário. O meu conselho é pagar o justo! Veja todas as funções que o funcionário desempenha e o coloque-o no cargo justo para desempenhar tais funções. Acontece que poucos empresários no Brasil sabem investir de forma sustentável, mensurável e escalável em sua empresa, o que resulta em investimentos errados e sempre vendo os funcionários como mais um custo ao invés de olhá-los de outra forma.

Por exemplo: um vendedor vai trazer receita ativa para sua empresa. Até aí qualquer pessoa sabe mensurar, mas agora pense em seu auxiliar de serviços gerais. Certamente um auxiliar de serviços gerais não traz receita para a sua empresa (a não ser que ela preste esse tipo de serviço), mas já imaginou o prejuízo que você teria com uma empresa suja, principalmente se recebe clientes? E mesmo que não receba, seus demais funcionários não desempenhariam bem suas funções em um ambiente mal higienizado – lembre-se do SEIKETSU.

Um caminho a seguir

Não será fácil, mas se você pretende ter resultados com marketing digital, pense… terá benefícios? Sim, mas não será via milagre. O marketing de conteúdo (ou inbound marketing) precisará de uma equipe motivada e determinada. Como uma pessoa irá escrever bons artigos sobre meu negócio se não acreditar nele?

Você pode terceirizar com uma agência, sim, mas isso não irá resolver vários outros problemas que sua empresa resolveria aplicando o modelo de qualidade 5S. Trabalhar em um ambiente saudável e feliz fará com que as pessoas vejam seu empreendimento como um segundo lar, e quando você consegue fazer com que seus colaboradores sintam-se assim, nada pode pará-los.

Artigo publicado originalmente na Goomore.

Data da última atualização: 30/08/2018


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Réulison Silva

Réulison Silva é CEO e fundador da Goomore, webdesigner developer, analista de links patrocinados com certificação Google AdWords e Google Analytics, consultor de mídias sociais e growth hacker.


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