16/09/2015

Como gerenciar as suas tarefas e aumentar a sua produtividade

Produtividade

Você já sabe exatamente quais são os objetivos da sua empresa, as metas a serem atingidas e as ações necessárias para tal. Chega, então, o momento de fazer todo o planejamento valer a pena: colocá-lo em prática!

Mas como manter uma rotina de trabalho realmente produtiva? Atualmente, além da grande demanda de tarefas com a qual um empreendedor precisa lidar, estamos todos constantemente expostos a uma grande quantidade de informações – o que prejudica gravemente a nossa concentração. Para não se perder em meio a todas as pendências, confira algumas dicas importantes:

Prepare o seu ambiente

Primeiramente, é fundamental organizar o seu espaço de trabalho promovendo em sua mesa uma “ocupação inteligente”: diminua a poluição visual removendo os objetos em excesso e deixe ao seu redor apenas aqueles que de fato são necessários ou trazem alguma inspiração.

Com essa atitude simples, você traz um “ar fresco” para o seu ambiente e deixa a sua mente mais estimulada a criar coisas novas. Os recursos à mão, fáceis de serem localizados, lhe pouparão tempo e agilizarão a execução das tarefas.

Não se esqueça também de evitar as distrações externas: desabilite as notificações do celular e, caso seja preciso, avise seus colegas sempre que estiver prestes a iniciar uma tarefa que exige concentração total.

Para os que gostam de trabalhar ao som de uma boa playlist, uma dica extra: dê preferência para músicas internacionais, já que letras em sua língua nativa, por serem compreendidas pelo cérebro, disputarão boa parte da sua atenção.

Organize suas pendências

Enquanto estiver preocupado tentando se lembrar de todas as coisas que precisa fazer, sua produtividade será baixa. Esvaziar a mente é muito importante para trabalhar de maneira mais tranquila e gerar os resultados esperados.

Faça um brainstorming e elabore uma lista com todas as suas tarefas – David Allen, criador do método GTD (Getting Things Done), chama isso de “captura”. Atualize a sua lista sempre que uma nova atividade surgir, guardando-a em um lugar seguro e de rápida visualização.

Com todos os itens reunidos, é hora de organizá-los. Separe-os por contexto e estime um tempo de execução para cada um para ter uma ideia do quanto lhe será demandado. Caso seja uma atividade externa, contabilize também o período de locomoção.

Depois, verifique quais tarefas você pode delegar – às vezes, encaminhar a atividade para uma terceira pessoa garante uma realização mais completa e faz com que você ganhe horas preciosas.

Planeje o seu dia

A verdade é que não somos nós quem definimos a prioridade de nossas tarefas – apenas a reconhecemos. Embora possamos escolher alguns prazos, basta ter uma perspectiva geral para compreender o que precisa ser feito com mais antecedência ou urgência.

Assim, com as atividades constantemente capturadas e filtradas, o ideal é fazer um planejamento diário para focar-se no principal e não perder seus deadlines, mantendo todos os projetos em andamento.

Ao final de cada expediente, reserve alguns minutos para conferir a sua lista de tarefas. Escolha apenas os três itens mais importantes, que farão diferença imediata em seu progresso, e determine-os como a meta do dia seguinte.

Para essa difícil seleção, você pode aplicar a “Lei de Pareto”: identificar aquilo que usará aproximadamente 20% do seu tempo, mas será responsável por 80% dos resultados. Lembre-se também de deixar alguns minutos livres para os imprevistos diários.

Mãos à obra!

Com as três atividades de alto impacto em mente, comece seu dia com aquela que possui maior grau de complexidade ou dificuldade. Em inglês, os especialistas em produtividade chamam isso de “eating the frog”, ou seja, “engolir o sapo”. Realizando o que mais demandará energia logo no início da jornada de trabalho, você não terá problemas em executar as outras duas principais tarefas.

É sempre interessante considerar também o seu período de alta performance. Observe os horários em que você tem mais energia para trabalhar, gerando picos de produtividade, e reserve-os para atividades que requerem maior concentração. De acordo com o psicólogo norte-americano Dan Ariely, este período corresponde às duas horas depois de acordar, mas tudo depende do seu próprio relógio biológico.

Divida o seu expediente em ciclos, deixando intervalos para descanso. Para isso, você pode aplicar a técnica Pomodoro: trabalhe por 25 minutos ininterruptos e, então, tire cinco minutos para tomar um café, interagir com os colegas ou dar uma volta pelo escritório para movimentar o corpo. A cada quatro blocos de 25 minutos concluídos, você pode fazer uma pausa maior de 15 a 30 minutos para relaxar o cérebro e recuperar energia.

Por fim, aproveite os momentos em que estiver menos disposto – depois do almoço, por exemplo, quando o corpo se dedica à digestão – para realizar as tarefas recorrentes, como atualizar planilhas ou responder e-mails.

Entendido?

Tenha sempre em mente que, nas palavras do empresário Tim Ferris, “estar ocupado não é sinônimo de ser produtivo”. Manter uma rotina de trabalho acima dos seus próprios limites, embora possa aumentar a quantidade de “tarefas finalizadas”, diminuirá a qualidade das suas atividades. Por isso, busque também aprender a dizer “não”: prestar todos os favores que lhe forem pedidos prejudicará o seu ritmo. Na próxima aula, você conhecerá algumas ferramentas que poderão ajudá-lo no dia a dia.

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Data da última atualização: 29/08/2018


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Luane Silvestre

Entusiasta da comunicação e da tecnologia, acredita no potencial de unir as duas ferramentas para transformar negócios e pessoas. É especialista em Marketing e lidera a equipe de Educação da Nuvem Shop no Brasil.


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